Vem rapporterar du till?

En av de frågor jag ställs inför då och då men sällan har ett enkelt svar på är ”Vem rapporterar du till?”. Självklart kan jag svara att jag rapporterar till min närmaste chef. I mitt fall är närmaste chef förvaltningschef för kommunstyrelsens förvaltning, vilket förstås är ett resultat av att kommunledningen ser inköp som en strategisk fråga.

Men vad är det då jag rapporterar? Jag rapporterar givetvis resultatet av våra upphandlingar i och med att tilldelningsbeslut sker enligt den politiska delegationsordningen. Men till vem och hur rapporterar jag effekterna av de affärer vi gör, avvikelser och risker som jag hanterar dagligen? Här kan jag ana en väsentlig skillnad mellan oss som jobbar i offentlig sektor och dem som jobbar med inköp i ett privat företag, där inköpschefen ofta har en självklar plats i företagets ledningsgrupp och där inköpen är avgörande för företagets resultat.

Som ordförande i SOI hör jag ofta att man som inköpare eller inköpschef känner sig ensam i sin organisation. En del av oss är ensam i sin roll medan andra känner att det inte finns någon som på riktigt efterfrågar eller visar intresse för det inköp levererar. Vi är också organiserade på helt olika sätt vilket förstås ger oss alla olika förutsättningar för såväl mandat som efterfrågan från den högsta ledningen.

Det är få offentliga organisationer som har en styrmodell och en struktur där vi följer upp våra inköp och rapporterar till den nivå som de förtjänar. I en vanlig kommun utgör inköpen mer än 30% av budgeten och i många offentliga organisationer är det mer än så.

Den senaste tiden har vi kunnat följa medias rapporter om avtal och upphandlingar som gått snett. Vi som jobbar med offentliga inköp dagligen vet att den bild som rapporteras sällan visar helheten. Jag har ägnat mig åt offentlig upphandling i 15 år och jag har lärt mig att de inköp som görs är en direkt effekt av hur organisationen styrs och leds i övrigt. Man kan nästan se inköpen som ett kvitto på hur man organiserar sig, vilken kultur som finns, hur styrningen fungerar och hur väl man planerar sin verksamhet.

Hur är det i din organisation? Vilka nyckeltal rapporterar ni och vilka indikatorer följer ni? Vilket resultat efterfrågar ledningen?

Här spelar SOI en viktig roll. I vår förening kan vi stötta varandra, dela med oss av erfarenheter och praktiska exempel. Vi är också fenomenala på att dela med oss av verktyg, metoder och strategier för att nå fram med vårt budskap. Detta sker varje dag. Enskilda medlemmar emellan, på regionala arenor eller på vår årskonferens. Erfarenhetsutbytet och det kollegiala stödet är också några av skälen varför jag trivs så bra i föreningen och i styrelsen.

I januari byter jag roll internt och går utanför min bekvämlighetszon för att jobba med strategisk styrning, planering, ekonomi och kvalitet i Luleå kommun. Jag kommer fortfarande att ansvara även för inköp men då vara den som inköpschefen rapporterar till.

Att vara ordförande för SOI kräver mycket tid och engagemang som jag nu behöver investera i mitt nya uppdrag i Luleå. Av den anledningen har jag meddelat valberedningen att jag inte är tillgänglig för omval vid föreningens årsmöte i april, vilket förstås känns vemodigt efter 4 år som ordförande och 5,5 år i styrelsen. Nu är det dags för någon ny eldsjäl att driva denna fantastiska förening framåt. Mitt hjärta kommer alltid att klappa lite extra för SOI. Nu ska jag ge allt jag har fram till april för att ge den nya ordföranden de bästa förutsättningarna och för att vi ska leverera på vår verksamhetsplan – som förstås innefattar ännu en kvalitativ och välbesökt årskonferens i Luleå den 1-3 april 2020.

Önskar er allt gott och en fin allhelgonahelg!

Emma Breheim

Ordförande