SOI:s kansli – en viktig tillgång

Eftersom SOI är en ideell organisation, där styrelsen och andra engagerade arbetar oavlönat, så är det desto viktigare att kanslifunktionen, som SOI köper av Allego, fungerar på ett bra sätt. Och alla är överens om att så är fallet. Men däremot kanske vi inte alltid riktigt vet vad man gör där. Så varför inte fråga Åsa, som sköter kanslitjänsterna?



Åsa och Anna på SOI:s årskonferens i Östersund


– Hej Åsa, det är ju dig man stöter på när man kontaktar SOI:s kansli. Men vad gör kansliet egentligen?

– Vi på Allego tog ju över SOI:s kanslitjänster från första maj 2007. Och från och med första april i år så utökades uppdraget till att även omfatta ekonomitjänsterna. Men det är två andra personer på Allego som sköter SOI:s fakturering, löpande ekonomiärenden, bokföring, rapporter och årsbokslut, så där är jag inte inblandad.

Jag jobbar 75% och lägger i snitt halva min arbetstid på SOI:s kansli, och då flest timmar per dag under perioden november till april, i och med arbetet med årskonferensen. Mina arbetsuppgifter består av allt från posthantering, telefon och mail, till att administrera SOI:s webbplats och uppdatera medlemsregistret.

Jag tar hand om inkommande medlemsansökningar som lämnas till styrelsen för handläggning, de som antas ska därefter registreras och ges behörighet till medlemssidorna på www.soi.se. Att ta fram fakturaunderlag och enkäter ingår också i mina arbetsuppgifter.

Under perioden november – april är det mestadels årskonferensen som tar upp min tid, och här handlar det bl a om att distribuera inbjudan till medlemmar och utställare, ta emot anmälningar, planera och boka monterplatser, göra namnbrickor och anmälningslistor, samt hålla kontakten med SOI:s Konferens- och aktivitetsutskott och med konferensanläggningen avseende alla praktiska detaljer.

Att sedan finnas på plats under konferensen och vara behjälplig vid till exempel registreringen ingår förstås också, och då har jag Anna Gustafsson och Marianne Lund till min hjälp.

Så, alla konferensdeltagare, nästa gång ses vi i Tylösand!