Möt Ylva Mannervik – Årets inköpare

Som de flesta av er vet har Ylva Mannervik utsetts till Årets inköpare. Hon är chef för upphandlingssektionen på Regeringskansliet, med ansvar för inköp på sammanlagt 1,1 miljarder kronor per år. Det låter fint att vara Årets inköpare, men det blir egentligen ännu finare om man tittar på vad SOI arbetar för. Att sätta den goda affären i fokus, att stärka upphandlingens strategiska roll och att bidra till att utveckla upphandlarens professionella kompetens. Detta uttrycktes väldigt bra i det övergripande temat för årets konferens, ”Professionella offentliga affärer – kräver en stark yrkeskår”.

Och så här uttrycks syftet med priset i SOI:s stadgar: Årets inköpare utses för att stimulera och belöna upphandlare/inköpare, i första hand medlemmar, som under året gjort en uppmärksammad insats inom sitt arbete eller på annat sätt genom sitt engagemang utvecklat den offentliga upphandlingen.

Och då är det roligt att få sätta dessa övergripande syften i relation till hur SOI motiverade årets pris.

”Årets inköpare får priset för sitt långsiktiga och målmedvetna arbete med att bredda synen på offentlig upphandling till att omfatta såväl arbetet före konkurrensutsättningen som avtalsförvaltningen.

Årets inköpare har visat sin organisation nyttan av ett bra samarbete mellan beställare och upphandlingsfunktion. Frågorna har konkretiserats genom ett medvetet arbete med analys av inköpsvolymer, genom att införa mätetal för vad som ska uppnås samt genom att införa konkreta förvaltningsplaner, som möjliggör för organisationen att förvalta avtalen och säkerställa att de följs upp.

Årets inköpare får utmärkelsen för att ha gått från ord till handling genom sitt konsekventa och konkreta arbete. Det har lett till att respekt har vunnits i den egna myndigheten och till att kollegor kan få inspiration till hur man kan styra en stor och komplex verksamhet.”

Med detta i bakhuvudet kontaktar vi Ylva för att få en bild av hur detta arbete ser ut i vardagen.

– Du kan väl börja med att berätta om din bakgrund i yrket.

– Ja, jag är ju inte upphandlare utan verksamhetsutvecklare, med många års erfarenhet från den statliga förvaltningen. Jag har bland annat arbetat på Riksrevisionsverket, på Finansdepartementet och på Ekonomistyrningsverket.

Själv ser jag erfarenheten av verksamhetsutveckling som en fördel, det gör det lättare att ta ett helhetsgrepp över en verksamhet. Jag leder den centrala inköpsfunktionen där vi bl.a. ansvarar för kategoristyrning, upphandling, central avtalsdatabas, stöd för god avtalsförvaltning, rese- & mötessamordningen.

Vi inför och utvecklar kategoristyrning anpassad till verksamhetens behov, för att ge beslutsunderlag för affärsmässiga inköp som tillför verksamheten tydliga värden. Vi utvecklar och tydliggör inköpsorganisationen och inköpsprocessens olika faser, roller och ansvar och vi bidrar även i gemensamma utvecklingsinsatser för olika delar av stödverksamheten där samverkan krävs för att nå goda resultat för hela organisationen.

Vi satsar också mycket på målgruppsanpassad information till såväl inköpare, avtalsförvaltare och olika nivåer av beställare i kärnverksamheten. För att kunna göra detta så gjorde vi en målgruppsanalys för att se vilka som behövde information och av vad för slag. Det fanns ett glapp här, beställare och upphandlare talade inte samma språk och beställaren visste ofta inte mycket om upphandlarens arbete. Tidigare fanns en tretimmars information, som var lika för alla. Men nu har vi utvecklat dialogen och informationen. När det finns ett delegerat inköpsansvar är det viktigt att det finns ett uttalat stöd. Ansvaret för inköpen, och att de görs på rätt sätt, finns där kunskapen om behoven är störst, men vi hjälper till att höja kompetensen.

Vi har en egen avtalsdatabas, byggd utifrån vårt e-upphandlingssystem och tillgänglig för alla, där alla relevanta avtal läggs in. Den är mycket användarvänlig. Vi ger också råd kring avrop, dokumentation etc, till både leverantörer och beställare.

– Vad innebär kategoristyrning?

– Det innebär att systematiskt analysera inköp och inköpsbehov. Hitta besparingspotentialer, se vilka avtal som måste funka, som alltså är verksamhetskritiska, göra kostnadsanalyser, se till att vi har en avtalsportfölj som motsvarar våra behov.

Vi måste arbeta strategiskt och proaktivt, sortera behoven utifrån hur marknaden är organiserad. Det här är en cirkulär process, snarare än en linjär. Som upphandlare måste man vara både konsekvent och tålmodig. Vi är tio personer på den centrala inköpsfunktionen, varav sju är strategiska inköpare och två är avtalsansvariga och arbetar med avtalsförvaltning. Och det är nödvändigt att alla är nyfikna på verksamheternas behov och utveckling.

– Vad gör du när du inte arbetar?

– Familjen är det viktigaste i mitt liv. Jag älskar att laga mat och pysslar gärna i trädgården. Samt ”jogga och yoga”.

– Stor grattis till priset!