Fullt hus på Inköpsdagen 2017 i Helsingborg

Vi har fått en pratstund med Petra Rantzow, inköpschef i Helsingborg, dels om Inköpsdagen den 31 oktober, men också om vad som händer i övrigt på Inköpsenheten.

– Inköpsdagen är egentligen ett sätt att utveckla dialogen med våra avtalsleverantörer (och även deras underleverantörer), inte bara för oss på Inköpsenheten utan framför allt för verksamheterna. Det kan vara avropare, direktupphandlare, inköpssamordnare, chefer eller andra intresserade inom staden. I år hade vi ett 75-tal utställare från de flesta av våra avtalsområden och mellan 500-600 besökare. Inköpsenheten var värd för arrangemanget och vi hade också en egen monter där vi kunde presentera vår verksamhet. Vi har fått väldigt mycket positiv respons från både leverantörer och verksamheterna efteråt.
– Vi har ett självkostnadspris för utställarna på 1 200 kronor, antalet utställare ökar för varje gång, detta var väl tredje eller fjärde gången vi genomförde Inköpsdagen. Bland annat hade vi en tipspromenad där besökare fick gå runt till olika utställare för att få fram de rätta svaren och på så sätt knyta kontakt med leverantörerna. Vi ska vidare utveckla idéerna kring genomförandet tillnästa gång, vi kommer exempelvis att ha fler föreläsningar och ”attraktionspunkter” runt om i lokalerna för att få så stor spridning på besökarna som möjligt både vad avser tid på dagen men också flödet i lokalen.

Marie Backe har gått en KY-utbildning i offentlig upphandling och gjorde sin praktik i Helsingborgs stad. Under hennes utbildning fick hon bland annat delta på SOI’s årskonferens som då gick av stapeln i Helsingborg. Idag är Marie inköpare på Inköpsenheten och har tillsammans med Johan Ackfeldt och Lena Emgård arbetat intensivt med Inköpsdagen.
– Det är andra året jag är med och det är väldigt roligt! Viktigast är att vi får mycket besökare, som vågar fråga, klämma och känna på produkter och därmed få ökade kunskaper om våra avtal. Och att både besökarna och utställarna trivs och har kul.
Leverantörerna har varit snabba att inse nyttan av att delta som utställare! Förhoppningsvis är jag med och arbetar med Inköpsdagen även nästa år.

Petra fortsätter att berätta om Inköpsenheten. Med erfarenheter efter många år i inköpschefspositioner inom stora globala företag som Telia Sonera, Lindab, Saint-Gobain Ecophon och Assa Abloy med resande runt om i världen är hon väldigt nöjd med att vara inköpschef i Helsingborg. – Mycket är bra i det privata näringslivet och det finns saker att lära, men jag tyckte att det räckte för stunden, säger Petra som inte utesluter att återvända till näringslivet framöver. Här i Helsingborg har vi en kommun som vill massor, en organisation i stark utveckling och med ett väldigt bra arbetsklimat. Vi har sen en lång tid tillbaka, redan innan jag började inom staden, arbetat mycket med att få med olika kompetenser och kunskaper. Vi har byggt en bred men också specialiserad organisation. Vi har inköpsanalytiker, livsmedelscontroller, miljöstrateger (inom kort hållbarhetsstrateger), koordinator, arbetsmarknadsstrateg för arbetsfrämjande insatser, teamchef för hållbarhetsarbetet och två teamchefer för kategoriinköp samt inköpare. Hela organisationen agerar som internkonsulter mot stadens förvaltningar och bolag.
– Grundtesen i vårt arbete är; Vi vill och vi vågar!

Inköpsdagen är en av insatserna för en bättre dialog med leverantörerna. Vi har även byggt en omfattande Inköpssida, en portal med information till både leverantörerna, cheferna och avroparna som komplement till näringslivsinformation till intressenter och anbudsgivare på stadens hemsida.. Den ligger på vårt intranät men är öppen även för utomstående. (Se den genom att klicka här.

– Hållbarhetsarbetet är viktigt för hela staden och verkar inom fyra områden; Arbetsfrämjande insatser, Arbetsrättsliga villkor, Miljöhänsyn och Etiska villkor. I det privata näringslivet är det tyvärr alltför ofta ett spel för galleriet vad avser hållbarhetsarbetet, även om det finns väldigt goda exempel på motsatsen. Men generellt är offentlig sektor grundligare inom dessa områden vilket även innefattar ett socialt ansvar. I våra upphandlingar har vi dialogkrav för att skapa arbetsfrämjande insatser vilket öppnar upp möjligheter. Vårt mål i år är att nå 100 sysselsättningar, men vi är redan uppe 119. Målet är framtaget i samverkan med Arbetsmarknadsförvaltningen.
– När det gäller miljöhänsyn går vi ofta längre än vad Upphandlingsmyndighetens kriterier når, och vi har varit med och skapat ett nätverk för miljöstrateger.
– Även innovation är ett viktigt område, där staden vill vara nytänkande. Vi startar därför i vår en seminarieserie kring innovation och entreprenader. Kom gärna med tips på bra föredragshållare och nytänkare!
– Etiska villkor är ett satsningsområde 2018, vi har byggt plattformar för våra tre andra områden inom hållbarhet men ska nu få det sista området på plats.

Ett annat mycket viktigt område är att förenkla. Inom offentlig sektor är det svårt att uppfatta själva affären – hur svårt ska det då inte vara att leverera vad som förväntas! Det kan därför uppstå slöserier (i allt från administration till leverans) och misstag eller felaktigheter. Detta är en av reflektionerna Petra har gjort vid förflyttningen från näringslivet till den offentliga sektorn. För att få in rätt leverantörer måste vi använda ett enkelt, rakt och tydligt språk i våra förfrågningsunderlag men också marknadsföra intresset av att få anbud. Vi tar för givet att våra målgrupper är digitala och specialiserade på att lägga anbud. De som inte är det är inte aktuella eftersom de inte nås av vår kommunikation, det tycker jag är diskriminerade. Klarspråk är dessutom ett satsningsområde från vår stadsdirektör så vi arbetar med vårt språk på många olika sätt. En av våra duktiga inköpare, Axel Victorin, hjälper oss också att styra upp detta i vår intern och extern kommunikation.

– En annan reflektion är att det inom offentlig sektor pratas så mycket mer än inom det privata näringslivet och då avser jag prat i det personliga mötet. Fokus i näringslivet är att nå resultat, att styra mot målen. Det är inte givet att alla alltid är med på tåget då det rullar framåt i mycket hög fart. Det skapar silotänk. Privata företag är otroligt duktiga på målstyrning och effektivitet. Offentlig sektor är bra på förankring och att skapa en bred förståelse för uppdraget. Det uppnås genom att prata i samverkan. En kombination av dessa två sektoror måste bli helt perfekt!

– Och slutligen, dels är det mycket givande att jobba i en stad med så höga ambitioner som Helsingborg, men det är också fantastisk att få leda en sådan här bra inköpsorganisation. Henrik Karlsson har lagt ner ett jättearbete på uppbyggnaden av inköpsenheten. Vi är glada å hans vägnar för att han har fått en ännu större utmaning i Göteborg. Vi har fortfarande regelbunden kontakt och dialog kring olika frågor, det är intressant att följa deras framfart också likväl som många andra kommuners utveckling. Vi utvecklas av utbyten!