Ansökan om att arrangera årskonferensen 2020
Sveriges Offentliga Inköpare (SOI) är en medlemsorganisation vars ändamål är att aktivt verka för utveckling och effektivisering av den offentliga upphandlingen och hela inköpsprocessen. Nationella, lokala och regionala aktiviteter är av betydelse för utveckling av den offentliga upphandlingen. SOI har därför en bland annat en årlig konferens i samband med årsmötet. SOI:s styrelse utser tidpunkt, konferensort och tema inför varje årskonferens. Ambition är att delge SOI:s medlemmar tidpunkt för nästa årsmöte och konferensort som avslutning på årskonferensen i Uppsala.
Styrelsen tar in ansökningar löpande som underlag för beslut om nästa års konferensort. Sista ansökningsdag för årskonferensen 2020 är den 15/2-2019. Ansökan skickas till soi@soi.se
Vid val av konferensort tas hänsyn till flera parametrar. Hänsyn tas till:
- Genomförande
Konferensen genomförs i tre dagar med start kl 12 dag 1 (lunch) och avslutas kl 13 dag 3 (lunch)
Konferensen ska äga rum vecka 14, 17 eller 18 2020. I ansökan ska konferensorten föreslå tillgängliga datum för konferensen.
- Regionalt engagemang
De upphandlande myndigheterna inom regionen ska uppleva det positivt när årskonferensen hålls på orten. Detta kan bidra till en trevlig vistelse och delaktighet med arbetet inför arrangemanget. Det ska bildas en lokal grupp på orten som är ett utskott till styrelsens arbetsgrupp för årskonferensen. Den lokala gruppen ska bestå av offentliga inköpare som verkar i det regionala området och SOI värdesätter ett engagemang från flera olika organisationer. Med fördel representanter från kommunsektorn, den statliga sektorn och regionsektorn (landsting). I ansökan ska det framgå vilka lokala organisationer som ställer sig bakom ansökan.
- Geografisk spridning över landet
Konferensorten ska variera över hela landet. Styrelsen tar den geografiska spridningen i beaktning när konferensorten väljs.
- Konferensanläggning
Anläggningen ska vara lättillgänglig och anpassad för hypotetiskt antal anmälda, ha hög standard och vara anpassad för ändamålet, ha utställning/mingelyta i nära anslutning till kongresshall.
Huvudlokalen ska ha kapacitet för minst sittande 700 deltagare.
Parallella seminarielokaler ska vara minst 3 utöver huvudlokal som rymmer minst 60 deltagare per st där minst 2 behöver ta emot 80-200 deltagare.
Utställningsytan ska ta emot ca 25-30 utställare (3x2 m)
Styrelserum 3 dagar för minst 14 personer.
Lokal för bankett som rymmer minst 700 sittande deltagare med större scen för underhållning.
Kraven på konferensanläggningens kapacitet kan vara högre om konferensen hålls i någon av storstäderna (Stockholm, Göteborg, Malmö) eller i närhet till dessa (d.v.s. där det finns ett stort upptagningsområde och/eller goda resmöjligheter från stora delar av landet).
- Mat, kaffe och fika
Konferensen startar med lunch dag 1 och avslutas med lunch dag 3.
I ansökan ska det framgå pris och menyförslag för:
- 3 luncher (sittande eller ståbord). Ej mingellunch.
- 1 mingeltallrik för kvällen dag 1
- 1 bankettmiddag 3 rätter med dryck för banketten dag 2 gärna med lokal prägel
- Kaffe ska vara tillgängligt under hela konferensen
- Förmiddagsfika dag 2 och 3
- Eftermiddagsfika dag 1 och 2
- Möblering
Tillkommande kostnader för ståbord eller basmöblering av scen ska specificeras i offerten
- Teknik
Teknisk utrustning och tekniker för genomförande av konferensen ska ingå eller specificeras i offerten för samtliga konferenslokaler.
- Hotell
Det ska finnas tillräckligt med prisvärda hotell i närheten av konferensanläggningen för att alla anmälda skall kunna övernatta i samband med årskonferensen. Vid behov ska transporter ordnas mellan hotell och konferensanläggning eller bankettlokal. Pris för detta ska framgå i offerten.
- Resemöjligheter
Medlemmarna ska enkelt kunna ta sig till orten med allmänna kommunikationsmedel.
- Offert och ansökan
Ansökan med offerten och genomförandebeskrivning ska vara SOI:s styrelse tillhanda senast den 15 februari 2019 via soi@soi.se
Frågor om ansökningsförfarandet ställs till ordf@soi.se eller kassor@soi.se
