Stockholm utvecklar inköp och upphandling

Ett intressant meddelande dök upp i inkorgen. ”Stockholms kommunfullmäktige beslutar om förstärkt organisation inom upphandling och inköp genom kategoristyrning.” Det låter intressant! Jag kontaktar upphandlingschefen, Stefan Nordin och vi träffas under takåsarna i Stockholms stadshus.

Stefan Nordin är chef på stadsledningskontorets upphandlingsenhet, som ansvarar för stadens övergripande strategiska upphandlingsarbete. Enheten arbetar med det övergripande målet för verksamhetsområdet, att offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning, får genomslag i stadens förvaltningar och bolag. Enheten utbildar och ger råd och stöd till beställare och upphandlare inom Stockholms stad. I uppgifterna ingår att upprätta riktlinjer och anvisningar för upphandlingsarbetet, initiera och styra utvecklingsprojekt, bevaka och analysera utvecklingen inom strategiskt viktiga marknader, förbättra upphandlingskompetensen inom staden, ge råd och stöd till stadens förvaltningar och bolag, delta i utvecklingsarbetet kring kundvalsmodeller enligt kommunfullmäktiges beslut och att delta i arbetet med att utveckla elektronisk handel. Det praktiska inköpsarbetet hanteras dels centralt av Serviceförvaltningen, dels av stadens samtliga förvaltningar och bolag.

Det tar inte många minuter på plats att inse att kategoristyrning bara är en (viktig) del i ett omfattande program för att samordna och styra upp stadens hela arbete med inköp och upphandling. Och det är ingen liten uppgift. Några siffror att begrunda. Det finns 14 stadsdelsförvaltningar, 16 fackförvaltningar och 18 bolag samt ett moderbolag, Stockholms Stadshus AB. Man gör årligen inköp för 32 miljarder kronor, varav 12 miljarder hos bolagen och 20 hos förvaltningarna. Ca 37 % av verksamheten utförs av privata utförare, det finns ca 20 000 leverantörer som genererar 1 miljon fakturor och det genomförs ca 700 upphandlingar per år.

Stefan berättar att hans uppdrag är att samordna och effektivisera upphandlingsverksamheterna utifrån en översyn av upphandlingen som var klar 2015. Idag befinner sig upphandlingsfrågorna på en helt annan nivå och Stefan är glad att de hamnat på den strategiska nivå han hoppats på. Nu pågår flera olika satsningar på inköp, som skall resultera i ett ökat samarbete inom staden och att man tar till vara de resurser som finns. Nu är också bolagen samlade i en koncern och i dag trycker ibland bolagen själva på i förbättringsarbetet. I dag får vi gehör både från politiken och i verksamheterna, berättar Stefan, vilket betyder att vi tagit ett väldigt långt steg. I dag har vi gemensamma mål för inköp i hela organisationen och vi har det politiska mandatet att genomföra dem.
– Vi skall undvika att stuva om i organisationen utan i stället arbeta med att koppla ihop. Vi skall inrätta ett inköpsråd på tjänstemannanivå, vi har skapat underlag för inköpsstrategier, uppföljning och leverantörsdialog. Vi kommer också på nytt att titta på samordnad varudistribution.

Vi vill också se hur vi bäst fångar upp innovation och driver nu projektet Digital Demo Stockholm, ett samarbete mellan offentlig sektor, näringsliv och akademi, där vi bland annat skall visa att den digitala tekniken kan generera attraktiva lösningar för att stödja behoven i ett samhälle och hos dess invånare.

Här finns en rad utmaningar, exempelvis energieffektiv vård, rent vatten, äldrevård i hemmet, transportflöden, trafikprioriteringar, ungdomar i Teknik Tensta Rinkeby och smarta lås


Så här ser upphandlingsorganisationens ansvarsfördelning ut.

I arbetet med en förstärkt gemensam upphandlings- och inköpsorganisation ingår en rad olika delar.
Att införa ett gemensamt arbetssätt enligt kategoristyrning i stadens nämnder.
Att Stockholms Stadshus AB skall anta och ge övriga bolag uppdrag att anta det gemensamma arbetssättet.
Att stadsdirektören ska inrätta ett inköpsråd
Att den som stadsdirektören utser skall analysera kommunkoncernens inköpsutgifter och besluta om kategoriindelning

Vidare skall upphandling göras av ett gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem.

Så här ser nu de övergripande målen ut för inköpsverkamheten ut och den följande bilden beskriver de förutsättningar som krävs för att nå stadens mål med inköp och upphandling.

Totalt har 17 olika kategorifamiljer skapats som tillsammans omfattar hela Stockholms stads inköpsspend. Implementering av kategoribaserad inköpsstyrning samt gemensamma processer och systemstöd ger på sikt stor potential.

Kategoristyrning innebär ökat fokus på leverantörsmarknaden och möjliggör en mer affärsmässig och professionell hantering. Ökad involvering av hela verksamheten fångar bättre upp inköpsbehoven.
Ökad avtalsefterlevnad ger ökad kontroll och bättre utnyttjande av existerande avtal.
Effektivare fakturahantering innebär ökad andel automatmatchade fakturor och minskad arbetsbörda för fakturakontroll.

Den övergripande tidsplanen sträcker sig från hösten 2017 till en bit in på 2020 och omfattar i övergripande termer system, förvaltningsorganisation, process, masterdata, gemensam webbplats och kategoristyrning.

I övrigt kan nämnas att det tagits fram en omfattande tillämpningsanvisning – Stockholms stads program för upphandling och inköp och dessutom särskilda anvisningar för olika områden, bland annat för Socialt ansvar, Miljöhänsyn, Innovationsupphandling, E-handel och även en Sourcingstrategi.

Vi önskar både Stefan och hela Stockholms stad lycka till med detta gigantiska och ambitiösa projekt.Svårigheter är till för att övervinnas och att lyckas med projektet skulle vara en jätteframgång både för Stockholms stad och för hela upphandlingssverige.