Möt Helena Sköld Lövgren – ny i SOI’s styrelse

– Hej Helena, hur ser din dagliga verksamhet ut?
– Jag är ju upphandlingschef i Filipstad, som är en ganska liten kommun i Värmland, med cirka 11.000 invånare. Det har jag varit i fem år och eftersom jag är född och uppvuxen här så var det väldigt skönt att komma hem igen. Vi är en liten upphandlingsenhet, tidigare var vi två personer, nu är vi tre. Det betyder att jag jobbar operativt med upphandlingar ganska så mycket. jag försöker i första hand ta de större strategiska och lite tuffare upphandlingarna, som kanske också inkluderar förhandlingar. Och vi har som så många andra mindre kommuner stora ekonomiska utmaningar, där har vi lagt ett stort arbete för att förbättra läget, utifrån vad en upphandlingsenhet har möjligheter till.

– Vad fick dig att engagera dig i SOI’s styrelse?
– Det var absolut inte planerat, däremot kändes det smickrande och är ett stort hedersuppdrag. Det var helt enkelt så att Pia-Britt Hildebrand i SOI’s valberedning ringde och frågade om jag var intresserad. Jag känner ju Pia-Britt sedan länge, hon är upphandlingschef på landstinget och vi träffas ibland via vårt chefsnätverk. Jag hoppas att kunna tillföra de mindre kommunernas problem i styrelsearbetet, det blir lätt mycket storstadstänk och glesbygdsproblematiken har blivit värre på senare år. Exempel på problematik i den mindre kommunen: banknedläggningar och försvunnen kontanthantering som ger problem både för medborgarna och turismen och försämrade finansieringsmöjligheter för det lokala näringslivet.

– Hur ser du på utvecklingen av den offentliga upphandlingen i Sverige?
– Här finns en enorm potential. Vi har gått från upphandlingar som en administrativ produkt till ”den goda affären”. Vi skall göra det lätt för verksamheterna att göra rätt och vi skall anpassa det vi gör för verksamheterna. Vi måste våga sticka ut hakan, vara lite obekväma för det är inte alltid en dans på rosor med förändringsarbete. Sen måste vi arbeta med dialog och förhandling. Leverantörerna har expertkunskaper som vi måste kunna ta till oss. Vi arbetar ofta med dialog även i mindre upphandlingar men det är inte alltid lätt att få leverantörerna att komma. Vi måste också lämna det byråkratiska språket och skriva på vanlig svenska. Och avtalen skall vara både beställarvänliga och leverantörsvänliga – dvs lätta att förstå.

– Och hur ser du på SOI’s framtida roll och verksamhet?
– Jag har ju varit medlem länge och även aktiv i SOI Mitt och jag brukar vara med på årskonferensen. Jag tror att SOI är jätteviktigt och kanske kan vi ta tag ännu mer i utbildningar och certifieringar. Kanske ett första prov redan när man arbetat som upphandlare något år. Jag certifierade mig som Strategisk upphandlare för några år sedan, den var fantastiskt bra men krävande. Jag blev tvungen att reflektera över min roll, vart jag var på väg och hur jag arbetar. Jag skulle gärna se något för dem som är nya i arbetet.

– SOI har betytt jättemycket för det fokus som nu finns på offentlig upphandling. Där har man gjort ett väldigt bra jobb, samtidigt som vi har haft tur en att få en minister med både intresse och kunskap. Men jag tror också de regionala mötena är väldigt viktiga, för nätverkande i mindre grupper.

– Har du hjärtefrågor i upphandling som du gärna vill lyfta?
– Ja absolut, under senare år har vi arbetat jättemycket med avtalsuppföljning. Det har funnits kunskapsbrister i beställarledet. Ofta har de trott att man får köpa vad man vill från en avtalsleverantör. Vi gjorde en spendanalys när det gäller kontorsvaror och fann att vi bara skulle behövt betala en fjärdedel av våra faktiska kostnader om alla hade gjort rätt. Då drog vi i nödbromsen och införde ett köpstopp på kontorsmaterial. Därefter utbildade vi 150 beställare. När vi nu kollat i efterhand så blev resultatet ännu bättre än vi trott. Under samma tidsperiod i år så betalade vi en sjättedel av vad vi betalade i fjol! Så det är otroligt viktigt att förstå avtalsuppföljning och den interna dialog som behövs för att alla skall göra rätt. Många sade ”Vi har aldrig vetat att vi skall beställa på upphandlat sortiment.” Detta är en okunskap som har utnyttjats av vissa branscher, de vet att vi gör fel, speciellt vi som inte har e-handel.
Nu tycker vi att vi kan se kommuninvånarna i ögonen. Och det här arbetssättet, som sparar så mycket pengar, gör naturligtvis att vi kan höja kvaliteten på kommunens service till medborgarna.

Helena & Falcon

– Till sist, vad gör du när du inte arbetar?
– Tja, jag har ju varit gift i 20 år och har tre ungdomar som nu håller på att flyga ut. Jag tycker om att resa men framför allt älskar jag naturen. När man arbetar intensivt måste man också kunna stänga av ordentligt. Jag tävlar i dressyr och har i år kvalat in till MsvA. Även dottern tävlar i hoppning och fälttävlan fast på ponny. Det kan vara utmanande att rida och styra över 700 kilo muskler. Men det är inte bara roligt för mig utan även för min häst Falcon som älskar att jobba, lära sig nya saker, få applåder, galoppera på ärevarv tycker han om. Att inte få jobba tycker han är bara tråkigt.

Stallet är jättebra även för ungdomar, man lär sig att ta ansvar, att jobba. Och detta är erfarenheter som man tar med sig ut i arbetslivet och verkligen har nytta av.