Blir Lidingös upphandlare Årets team?

Nomineringarna är inte avgränsade till offentlig upphandling utan gäller all offentlig verksamhet. Lidingös upphandlingsteam har nu gått vidare i uttagningen tillsammans med sju andra team. Vilka som vinner avslöjas på Framtidsgalan, som liksom tidigare år arrangeras av Framtidsverket.

I motiveringen till nomineringen står följande. ”Ni är nominerade för att ni ständigt utvecklar verksamheten utifrån verksamheternas behov med en enorm kunskap och effektivitet. Ni har ett professionellt bemötande med leende på läpparna. Ett team när det är som bäst!” Oavsett hur det går är vi naturligtvis nyfikna på vad som ligger bakom nomineringen, så vi stämmer träff med Adriana Buzea som är upphandlingschef och Lena Wennerklint, entreprenadupphandlare, för att få veta lite mer om hur Lidingö arbetar med upphandling och varför man har nominerats.

– Vi vet egentligen inte alls varför eller av vem vi har nominerats, berättar Adriana. Men upphandling pratar vi gärna om. Vi har många som är nyfikna på vårt arbete och vi anordnar särskilda studiebesöksdagar två gånger per år.

– Den korrekta benämningen är egentligen Upphandlings- och e-handelsenheten. Den driver, utvecklar och följer upp stadens upphandlings- och e-handelsverksamhet. Vi ansvarar även för uppföljning av stadens kostentreprenader. Vi är nio personer som arbetar hos oss, varav 5,5 tjänster avser upphandling, resterande är e-handel och verksamhetsuppföljning.

– I uppdraget ingår även e-handel, avtalsuppföljning, uppföljning av kostentreprenörernas verksamhet, förvaltning av stadens  affärssystem dvs ekonomisystem, inköpssystemet  samt elektronisk fakturahantering.

För 10 års sedan implementerades en elektronisk inköpskedja inom Lidingö stad, genom att integrera upphandlings- och ekonomisystemen.  Detta medförde en komplett inköpsstyrning och en effektiv uppföljning av avtalstroheten.

Lidingö stad arbetar med kategoristyrning vilket innebär att samtliga avtal är kopplade till de varugrupper som avtalet omfattar. Sedan kopplas dessa avtal till leverantören i ekonomisystemet och på så sätt bli samtliga leverantörsfakturor taggade med en avtalskod som visar om man har handlat på avtal eller ej.  En annan kontrollmekanism som ingår i den elektroniska inköpskedjan är att man attesterar beställningar i stället för faktura.

Inköpsprocess 2.0
 I Lidingö stad strävar vi efter att alla beställningar ska vara elektroniska oavsett om det avser varor, tjänster eller entreprenader i stadens inköpssystem.

Det är endast certifierade beställare som har behörighet att genomföra inköp.  Alla beställarna, ordinarie plus ersättare, (300 av stadens 2.500 anställda) utbildas avupphandlings- och ehandelsenheten. Om dessa beställare sedan stöter på problem så behöver de endast göra en sk ”inköpsförfråga” i samma inköpssystem. . Vårt motto i samarbetet med stadens medarbetare är, ”Det ska vara lätt att göra rätt.”.

– Vi måste även arbeta med hela kedjan, säger Lena. Vi har stort fokus på avtalstiden redan i upphandlingsskedet där vi beskriver hur vi kommer avropa på och följa upp avtalet.   Uppföljning gagnar båda avtalsparter och bidrar till ett effektivt samarbete under avtalstiden.
– Vi måste paketera våra upphandlingar väl och ta vara på kunskaperna hos leverantörerna, inte minst hos våra lokala företag. I alla upphandlingar utgår vi ifrån vad som händer under avtalstiden.  Vi använder också sociala krav, exempelvis att ta emot praktikanter när det är lämpligt och där har vi ett samarbete med kommunens arbetsmarknadsenhet.

– I Lidingö är det dessutom bara vi på upphandling som gör direktupphandlingar och förnyad konkurrensutsättningar. Vi skall göra bra affärer och vi är måna om att använda skattepengar på rätt sätt, säger Adriana och tillägger. Vi är en grupp där alla vill åt samma håll!

–. Politiken ställer höga krav på oss, men vi är drivna själva och har länge jobbat utifrån stadens värdegrund ”vilja våga”.  Vi har hög kompetens  och arbetar nära stadens alla beställare. Vi har utsedda (destinerade) upphandlare till varje verksamhet som t ex entreprenadupphandlare, IT-upphandlare, LOV-upphandlare samt upphandlingsjurist. Det innebär att alla upphandlare kan fokusera på sina verksamheter och möte deras behov och det ger automatiskt en mer ändamålsenlig och effektiv upphandlingsverksamhet.

Vi tackar Adriana och Lena för samtalet och önskar Lidingös upphandlingsteam lycka till på Framtidsgalan!