Strängnäs – robotisering med ny e-tjänst

Patrik Nilsson och Frédéric Rambaud, Strängnäs kommun

Att med hjälp av digitalisering och robotisering spara tid och pengar är lockande för svensk offentlig sektor, inte minst i ekonomiskt ansträngda tider. Men det kräver också smarthet och eftertanke. Ett lyckat digitaliseringsprojekt är inte en produkt som plockas från leverantörernas hyllor utan kräver samarbete och lyhördhet från alla inblandade.  

Ett projekt som uppmärksammats nationellt är hur Strängnäs Kommun med hjälp av automatisering har lyckats spara hälften av arbetet kring ekonomiskt bistånd. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och ge ett nytt stöd till ett självständigt liv i arbete.

Vi har pratat med Frédéric Rambaud på Strängnäs kommun för att få veta lite mer om projektet. Han är digital strateg och har tillsammans med verksamhetschefen Patrik Nilsson varit projektledare

Frédéric berättar att Strängnäs Kommun 2018 identifierade ett ökat behov att få fler invånare i arbete, då utanförskapet för invånare som uppbär ekonomiskt bistånd är stort och innebär höga kostnader för skattebetalarna. För att lyckas med detta skulle socialsekreterarna behöva ta en ännu mer aktiv roll genom hela processen till varaktigt arbete. Detta var inte möjligt med en traditionell manuell handläggning. Således behövde man förbättra arbetssättet för att skapa tid.

Genom ett flertal workshops och studiebesök hos andra kommuner, kom man fram till att det går att automatisera mycket av processen för ekonomiskt bistånd. I januari 2019 påbörjades därför ett automatiseringsprojekt tillsammans med leverantören Bitoreq. I augusti samma år blev den sista releasen klart och hela lösningen därmed implementerad. Med tanke på att det handlar om ny teknik och att dessutom anpassa den till kommunens specifika behov så gränsar den till innovationsupphandling och har utifrån detta varit en snabb process.

– Vi var väldigt angelägna om att projektet skulle gå så fort som möjligt och inte heller hamna i en överprövningsprocess. Därför var vi väldigt noga med att förankra projektet i alla led, politiskt, hos socialsekreterarna, de fackliga organisationerna och även hos dem som skall söka bistånd. Även om det är ett tekniskt avancerat IT-projekt så gäller det också att inte vara förälskad i tekniken utan att hela tiden ha de verkliga behoven i fokus. Vi behövde dessutom en leverantör som inte bara var tekniskt duktig utan också lyhörd och med stor samarbetsförmåga. För att nå hit har vi också haft ett mycket nära och bra samarbete med kommunens inköpsavdelning. Vi genomförde 2018 först en RFI med både större och mindre leverantörer och genomförde sedan upphandlingen som en andra konkurrensutsättning, utifrån det ramavtal som vi har med flera konsultmäklare.

– Man kan konstatera att dialog och samverkan med alla parter är det som gjort projektet så framgångsrikt, konstaterar Frédéric.

Robot och verksamhet skapar framgång tillsammans
– Kommunens utvecklingsmodell FAS är ett bra exempel på hur framgångsrik digitalisering kan frigöra tid för verksamheten som i sin tur får folk i arbete. Och vårt arbete har nu även uppmärksammas på nationell nivå. FAS står för Förändrat Arbetssätt och är en modell som ger verksamheter stöd och möjlighet till bättre arbetsprocesser, och tar vara på digitaliseringens möjligheter, till exempel med diverse automatiseringar. Alltså verksamhetsutveckling med stöd av IT. Modellen leder till ett förändrat arbetssätt som frigör tid för verksamheten att fokusera på andra mer värdefulla arbetsuppgifter.

Pilotprojekt på socialkontoret
– FAS-Ekonomiskt bistånd på Jobbtorg var först ut att prova projektmodellen. Projektet innebär att, genom diverse automatiseringar (där mjukvarurobotar ingår), av den hantering vid ansökan av ekonomiskt bistånd, som tidigare varit manuell, frigöra tid för fler personliga möten och på så sätt göra handläggningen både effektivare och enklare. Resultatet blir en bättre ekonomi och service både för kommunen och den enskilde brukaren.

Projektet startade i februari 2019 och ledde till att:
• Kommunens handläggare sparar 50 procent av sin arbetstid
• 85 procent av brukarna ansöker digitalt via ny e-tjänst. Den högsta andelen i Sverige, enligt Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).
• Socialnämnden reviderade sina riktlinjer för ekonomiskt bistånd.

Strängnäs kommun tar vara på digitaliseringens möjligheter, både för oss själva inom kommunen, men också för dem som bor, lever och verkar här. För att hela tiden ligga i framkant arbetar vi tillsammans med ständiga förbättringar. Alltid med invånarnyttan i fokus. FAS utvecklingsmodell är ett framgångsrikt exempel på det, skriver kommunen på sin hemsida.

FAS-projektet uppmärksammas och väcker stort intresse
FAS-ekonomiskt bistånd var bland annat nominerade till e-Diamond award för mest samhällsnyttiga e-tjänst i samband med e-Förvaltningsdagarna 8–9 oktober. Projektet nominerades för att det har lyckats att ta fram en e-tjänst som förenklar och lett till en halvering av antalet frågor som behövs fyllas i varje månad vid ansökan om ekonomiskt bistånd. E-tjänsten har underlättat för både invånare och tjänstepersoner. Priset är instiftat av tidningen Offentliga Affärer. Projektledarna Frédéric Rambaud och Patrik Nilsson talade även om kommunens digitaliseringsarbete i samband med e-Förvaltningsdagarna.

– Det är så roligt att projektet har blivit så uppmärksammat. Många kommuner är nyfikna och hör av sig för att få veta mer om vårt arbete. I FAS har vi jobbat med både teknik och arbetssätt. Det coola är att förstå att och hur de hänger ihop, säger Frédéric.

Representanter från projektet höll även föredrag under de Digitala Strategidagarna Offentlig sektor 5–6 november och Public Sector Executives 27–28 november i Stockholm.

– Vi har implementerat en jättehäftig teknisk lösning men framförallt har vi tillsammans skapat förutsättningar för att ändra vårt arbetssätt. Ett nära samarbete med verksamheten är nödvändig för att lyckas. Det här har varit ett teamarbete hela vägen in till mål, säger tillförordnande verksamhetschef Patrik Nilsson.

Nyfiken och vill veta mer om FAS?
Det går bra att höra av sig till Frédéric Rambaud, frederic.rambaud@strangnas.se eller Patrik Nilsson, patrik.nilsson@strangnas.se

Ur leverantörens perspektiv
Även leverantören Bitorec är mycket nöjda med hur projektet och samarbetet med kommunen genomfördes. Så här beskriver leverantörer Bitorec samarbetet med Strängnäs kommun, på sin hemsida.

Strängnäs Kommun har med hjälp av automatisering lyckats spara hälften av arbetet kring ekonomiskt bistånd. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och hjälpa dem till ett självständigt liv i arbete.

– Bitoreq levererade inte det vi bad om utan att först förstå behovet. På så sätt har lösningen hela tiden utvecklats längs med vägen. Jag har jobbat inom IT länge, men detta är en av de få gångerna där man verkligen har varit agila. Totalen blev bättre än alla hade tänkt, säger Frédéric Rambaud, digital strateg på Strängnäs kommun.

– Handläggarna som har studerat socialt arbete i fyra år får nu mer tid att träffa invånarna istället för att sitta framför datorn. Genom att hjälpa klienter till verkligt arbete beräknar vi kunna spara 4 miljoner om året, säger Frédéric Rambaud.

En nyckel till att Strängnäs har lyckats så bra med implementeringen var en modig organisation där cheferna redan från början hade samtal och informerade om de kommande förändringarna. De hade korta veckovisa informationsmöten där de rapporterade status för alla direkt och indirekt berörda. Medarbetarna fick på så sätt tid att bearbeta eventuella funderingar och ställa frågor under tidens gång.

– Projektet beskrev vilka roller och arbetsuppgifter som skulle finnas efter projektet, medarbetarna kunde då önska sig till specifika tjänster. Efter omstruktureringen har nu nio av tio fått det som de önskade sig, säger Frédéric Rambaud. Bitoreq spelar i samma liga som de riktigt stora företagen samtidigt som de låter oss ha kontroll över processen, därmed äger vi idag det förbättrade arbetssättet.