Inköpsarbete i digitaliseringens tid?

Nu är det dags att lämna komfortzonen lite. Jag tänkte skriva om digitalisering, och kämpar lite med en initial tanke att jag kan för lite om de tekniker som driver området. Artificiell intelligens, mjukvaruutveckling, datalagring, programvaruspråk, internetprotokoll och så vidare. Listan på avskräckande sakområden kan göras rätt lång, och vad klokt kan jag skriva om digitalisering utan att kunna de tekniker som det handlar om?

Svaret är förstås att lämna tekniken åt de som kan det, och fokusera på det jag verkligen brinner för, hur goda affärer för offentlig verksamhet skulle kunna förenklas, effektiviseras och utvecklas genom digitalisering. Inköpsarbete i digitaliseringens tid.

I SOI’s kompetensprofil (läs och ladda ner den på www.soi.se) så beskriver vi ett kompetensområde som vi kallat ”Digitalisering och IT-baserade arbetssätt”, och konstaterar inledningsvis att de utmärkande kompetensbehoven på området är både kunskap och erfarenhet av digitala verktyg, men också förmågan att kunna se digitaliseringens möjligheter. Det handlar alltså inte bara om att vårt eget arbete som inköpare behöver dra nytta av digitaliseringens vinster, utan också om att vi behöver delta aktivt som möjliggörare i all annan digitalisering av de verksamheter som vi samarbetar med. Det behövs helt enkelt en digital mognad och ett intresse för området.

De affärer vi är med och skapar behöver på bästa sätt möjliggöra digital utveckling, och vi måste därför vara intresserade av hur utvecklingsbranschen fungerar och hur vi kan möjliggöra avtal som öppnar för innovation och agilt utvecklingsarbete. Här gömmer sig spännande utmaningar för offentligt inköpsarbete. Digitaliseringen av vårt samhälle sker här och nu, och som inköpare står vi för ett otroligt viktigt bidrag.

Men hur är det då med digitaliseringen av vårt eget arbete? Några gånger har jag fått frågan om inte en upphandlingsprocess är alldeles ypperligt lämplig för digitalisering eftersom det finns ett stort inslag av regelstyrning och det kan handla om stora informationsmängder som ska bedömas likvärdigt. Kan man tänka sig en robot som genererar förfrågningsunderlag och senare utvärderar och rangordnar anbud sekundsnabbt. Ett färdigt tilldelningsprotokoll, garanterat fritt från möjligheter att överpröva, levereras omedelbart… Personligen tror jag att den tillämpningen ligger långt in i framtiden om den överhuvudtaget är möjlig, och framförallt undrar jag om det ens skulle vara en intressant tillämpning. Idén bygger enligt min uppfattning på en lite felaktig bild av vad inköpsarbete är.

Det riktiga inköpsarbetet handlar ju om en omfattande och mångfacetterad process för att utforma en bra affär. Vi för dialog med olika intressenter, samlar in och värderar olika krav. hanterar målkonflikter och provar olika hypoteser för hur en lyckad affär skulle kunna se ut. Blixtsnabb och automatisk hantering av de avslutande stegen inför avtalstecknande är i det sammanhanget av mindre intresse anser jag.

Istället ser jag stora behov av att digitalisera hanteringen av information som hjälper oss att analysera marknader, köpmönster, trender, kvalitetsparametrar och annan samhällsdata och statistik. På så sätt kan vi lägga upp bättre strategier och utforma bättre affärer. Jag ser ett behov av digitala stöd för relationsbyggande och dialog, med leverantörer och mellan inköpare, i syfte att hela tiden utveckla affärsmodeller och koncept. Användningen av dynamiska inköpssystem skapar möjligheter till en tätare länk mellan den som har behovet och marknaden som vill sälja, och möjligheterna att skapa korrekta och snabba inköpsprocesser integrerade i de vanliga verksamhetssystemen förutsätter att vi aktivt arbetar med digitalisering och vårt digitala engagemang. Jag kan också tänka mig att det finns en stor potential för digitalisering av avtalsuppföljning om man kopplar ihop det färdiga avtalet med alla dess fastställda ”regler” med informationen i kvalitetssystem, leverantörsreskontran och annan verksamhetsdata som samlas in. Ju fler områden inom avtalsuppföljningen som kan automatiseras, desto mer kan vi gå från stickprovskontroller till en mer kontinuerlig avtals- och leverantörsrelation som gynnar både köpare och säljare. Och så vidare…

Självklart pågår redan arbete på många av de områden som jag funderar över ovan, och investering i digitalisering av inköpsprocesser blir nog snabbt lönsamma. Jag vill därför slå ett slag för det digitala engagemanget och att vi som inköpare verkligen intresserar oss för området, ser möjligheterna och blir en pådrivande kraft.

Kanske pågår också arbete när det gäller upphandlingsroboten som genererar förfrågningsunderlag och utvärderar, det kanske finns en vinkling på den tillämpningen som jag inte sett ännu och som revolutionerar arbetet med offentligt inköp. Då kommer jag gladeligen göra en så kallad ”pudel”, och konstatera att jag i det avseendet tillhörde ”de trista skeptikerna”. Men till dess fortsätter jag fundera över hur digitaliseringen kan bli en naturlig del av arbetet med goda offentliga affärer.   

Hälsningar,

Martin Kruse

Ordförande SOI