Att tänka om och tänka nytt

Jag hade tänkt att jag skulle skriva ett vice ordförande-brev helt utan att beröra den situation Sverige och världen befunnit sig i under 2020. Men ju mer jag försökte, desto mer insåg jag att det är svårt att runda det faktum att det förmodligen kommer att ta lång tid innan vi förhåller oss till den nya vardagen utan att reflektera över anledningen till det. Så jag kapitulerade, tänkte om och började istället fundera över hur jag skulle formulera mig utan att upprepa vad jag själv eller andra redan skrivit. Det landande i att jag började tänka tillbaka på vårt senaste styrelsemöte, där vi ägnade en del tid åt att prata om föreningens stundande årskonferens.
 
Som ni förstås redan känner till så medförde rådande omständigheter att vi i våras behövde flytta den inplanerade årskonferensen i Luleå som skulle ägt rum i våras. När vi då bokade in de nya datumen 16-18 mars 2021, alltså nästan ett år framåt i tiden, kunde vi knappast föreställa oss att det så här ett halvår innan konferensen fortfarande skulle vara ytterst osäkert om det går att hålla en årskonferens så som vi är vana att hålla den. Men det är i just det läget vi nu befinner oss. Vi är däremot fast beslutna om att genomföra en årskonferens. Betydelsen av väl fungerande inköp har hamnat i fokus det senaste året och väl fungerande inköpsorganisationer är beroende av kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. Vi har i styrelsen därför beslutat att en årskonferens ska genomföras 2021, men vi har också börjat titta på alternativa former för konferensen. Du som deltar i vår medlemspanel SOI-panelen har i dagarna fått ett antal frågor där du har möjlighet att göra din röst hörd och lämna synpunkter på olika upplägg för årskonferensens genomförande. Har du inte redan svarat så vill jag uppmana dig att göra det. Och till dig som inte redan är med i SOI-panelen går det alldeles utmärkt att registrera sig på denna länk

Om du registrerar dig senast på söndag 27 september kommer du i nästa vecka att ges möjlighet att svara på frågorna om årskonferensen.

Av tradition så brukar vårt årsmöte hållas i anslutning till årskonferensen. Enligt stadgarna ska dessutom årsmötet hållas före utgången av april. I samma ögonblick som konferensen flyttades på framtiden uppstod med andra ord ett annat problem att lösa, ett problem som föreningen mig veterligen inte tidigare stött på. Det landade i ett digitalt årsmöte och det visade ju sig att det gick bra det också. Fysiska möten har naturligtvis en del värdefulla inslag som kanske inte gått att ersätta med digitala möten. Å andra sidan skulle digitala årsmöten kunna bidra till en stärkt föreningsdemokrati då alla föreningens medlemmar ges samma förutsättningar att delta, oberoende av var någonstans i landet de befinner sig.
 
Om digitala årsmöten blir något bestående får framtiden utvisa, helt klart är i alla fall att Coronasituationen accelererat den digitala omställningen och t.ex. ändrat förhållningssättet till hur vi håller möten. Helt klart är också att det kommer att påverka oss som offentliga inköpare i hur vi utformar kravställningen när vi upphandlar. För egen del har jag nästan blivit provocerad av hur dåligt förberedda många av landets konferensanläggningar verkar vara när det kommer till att tillhandahålla utrustning som möjliggör väl fungerande digitala möten. I nästa tanke inser jag däremot att det är svårt att skylla på konferensanläggningarna när det är vi som köpare som tidigare inte efterfrågat detta i tillräckligt stor utsträckning för att det ska vara motiverat för dem att investera i det. Vi har i våra upphandlingar efterfrågat möteslokaler där kraven och affärsmodellen varit utformade utifrån behovet fysiska möten.
 
Nu är det väl knappast någon som kunde förutse att den digitala mötesboomen skulle komma så snabbt och med sådan kraft men jag tänker att vi nog ändå kan ta med oss lärdomar från det, främst i hur vi ser på våra behov och hur vi beskriver dem för potentiella anbudsgivare. Och det gäller såklart inte bara vid upphandlingar av möten och konferenser utan för allt som vi upphandlar.
 
Kanske kan Corona ge inköp med fokus på behov, inte lösning, den spark i baken som behövs. Ansvaret för att våra inköpsfunktioner ska vara relevanta och eftertraktade i våra respektive organisationer ligger helt på oss själva. Nu är ett gyllene tillfälle att tänka nytt och jag hoppas att vi tillsammans låter inköp visa vägen.

Hälsningar

Martin Magnusson

Vice ordförande SOI