Åsa Edman – ”att upphandla i kris”

Åsa Edman lär vara bekant för väldigt många av SOI´s medlemmar. Nu som chefsjurist på Adda (före detta SKL Kommentus), många minns henne också som huvudsekreterare i Anders Wijkmans upphandlingsutredning, som ju bidrog starkt med att vända synsättet och flytta fokus från juridiken till den goda affären. Men Åsa har varit med betydligt längre än så, med start på NOU, Nämnden för Offentlig Upphandling 1998, innan den plötsligt lades ner och verksamheten flyttades till Konkurrensverket. och sedan som sekreterare i Upphandlingskommittén. 2003 började Åsa i Regeringskansliet och arbetade bl.a. med kommunal lagstiftning och kommunala frågor, upphandlingspolitiken, inklusive förhandlingarna av upphandlings- och rättsmedelsdirektiven.  

Vi ber Åsa berätta om de praktiska problem Adda ställdes inför, då man (i samverkan med andra myndigheter) akut skulle upphandla ”pandemirelaterade produkter” och hur Adda löste problemen.

– Först och främst vill jag säga att det var många inköpare som gjorde heroiska insatser under pandemins mest krisiga delar. Så det är inget unikt för oss. Men vår roll blev lite speciell, kan man nog säga.

Efter pandemins utbrott befann vi oss plötsligt i en situation där så gott som inga lager fanns, just-intime-systemet slutade att fungera, efterfrågan var obegränsad men tillgången på produkter desto mer begränsad. Att utse Socialstyrelsen att upphandla det som akut behövdes var nog inte det bästa valet, eftersom de inte hade någon erfarenhet av att upphandla sjukvårdsartiklar. Vi erbjöd både Socialstyrelsen och FMV att hjälpa till men fick ingen eller begränsad respons. Under perioden fram till början av april var det ett stort frågetecken vad Socialstyrelsen skulle göra, vad skulle upphandlas, till vem och hur de skulle upphandla? Risken för att vi konkurrerade om samma produkter och trissade upp priserna sinsemellan bromsade oss samtidigt som vi fick mängder av förfrågningar från kommunerna, medicinskt ansvariga sjuksköterskor etcetera.

Det blev möte på departementet, med resultat att var och en skulle ansvara för sina egna inköp och Socialstyrelsen skulle kompletteringsköpa.  Det var tydligt att Socialstyrelsens fokus var på regionernas sjukvård. Vi och våra ägare, SKR, bedömde att vi måste göra något omgående för kommunerna. SKR och Stockholm, Göteborg, Malmö och Uppsala kommuner samt länsstyrelsernas samordningskansli träffade därför en principöverenskommelse den 7 april och Adda fick uppdraget att införskaffa skyddsutrustning som handskar, visir, munskydd, samt handsprit, desinficering med mera till den kommunala vården och omsorgen. För att kunna genomföra affärerna i stor skala gick principöverenskommelsens kommuner i borgen för ett lån på 500 miljoner kronor från Kommuninvest. Då kunde vi göra ett tillfälligt bristvaruavtal med vår befintliga grossist, OneMed. Vi sourcade och grossisten kontrollerade kvaliteten och köpte in. Vi fick så småningom, runt 25 maj, till en särskild webbshop där kommunerna kunde beställa och få snabba leveranser. Arbetsmiljöverket gav tillstånd att göra avsteg från CE-märkningen men vi valde ändå bara CE-märkt, inklusive tog hjälp av RISE för att testa nya produkter.

Vi hade ett behov av prognostisering kring behoven, det gjordes en sådan av Länsstyrelserna som skickades till Socialstyrelsen och vi fick inte tillgång till den trots att principöverenskommelsen angett att vi skulle. I slutändan står vi nu med stora lager, där vi inte vet om de kommer till användning. Många andra har också stora lager och den svenska och europeiska marknaden verkar närmast mättad på personlig skyddsutrustning.

Man kan också konstatera att hade samarbetet med staten fungerat bättre från början och Socialstyrelsen roll varit tydligare så hade webbshopen sannolikt kunnat öppna ett par veckor tidigare. I pandemins tidiga skede var det ju tyvärr väldigt många äldre som dog på boenden runt om i landet. Vi ska inte skylla ifrån oss men jag kan tyvärr inte dra någon annan slutsats än att det är mycket beklagligt att vi inte kunde vara snabbare igång.

– Och då följer förstås frågan, vad har vi lärt oss av erfarenheterna från pandemin? Ett råd jag fick tidigt under pandemin från en god vän, tillika totalförsvarexpert, är att experter under ”normala tider” är det även när man kastas ut i det okända. Jag upplever att många upphandlande myndigheter har levt efter den devisen. Om man tittar i ett övergripande nationellt perspektiv så vet vi fortfarande inte riktigt vad som är vår plats i helheten. Vårt mandat behöver bli tydligare inför kommande kriser. Vi har ju också en stor avtalsportfölj att hantera. Detta jobbar vi nu med, både internt och tillsammans med intressenter i regioner och kommuner. Regionernas inköpschefer, är också mycket aktiva i arbetet bl.a. genom den samordning som SKR etablerade under pandemin.

En framgångsfaktor var att Adda hade en väl fungerande leverantörsrelation med OneMed. Det handlar ju om nödvändiga produkter till samhällsviktig verksamhet och då måste samarbetet fungera. Vi får ju nu också mer fokus framåt på robusta leveranskedjor och fungerande beredskap inför kommande kriser. En styrka för Sverige som nog inte skall glömmas är offentlighetsprincipen som under lång tid bidragit till medborgarnas förtroende för samhället.

– En helt annan fråga, utifrån din medverkan i Anders Wijkmans utredning. Hur ser du allmänt på hur förhållandet mellan ”den goda affären” och den juridiska snårskogen har förändrats under senare år?

– Det var ju en stor utredning, som faktiskt vände på synsättet. Skall offentlig upphandling syfta till mer än att följa lagen? Professionella inköp är grunden för den goda affären – den skall försörja den offentliga sektorn med varor och tjänster av tillräckligt god kvalitet. Jag är glad att vi lyfte in andra perspektiv. Det är mycket i offentlig upphandling som har utvecklats efter utredningen. Ofta tar det ju tio år innan förändringar slår igenom och tar fart, men här har mycket hänt. Man kan nog också säga att pandemin har gett momentum för den goda och strategiska affären. Tyvärr bidrar inte alltid den rättspraxis som utvecklats i svenska förvaltningsdomstolar till goda affärer. Det är förvisso inte det huvudsakliga syftet med lagstiftningen utan det är varor och tjänsters fria rörlighet. Men ibland hamnar underrätterna på villovägar och svensk praxis verkar då leva sitt eget liv i förhållande till EU-rätten.

– Finns det andra erfarenheter från Addas verksamhet som är intressanta för de offentliga upphandlarna?

– Hållbarhetsfrågorna är viktiga. Vi har nyligen, tillsammans med Regionernas Hållbarhetskansli och Svenska kyrkan följt upp elektronikleverantörernas leveranskedjor och om där förekommer statsstyrt tvångsarbete. Man kan alltid fråga sig om vi ligger vi tillräckligt långt fram i exempelvis klimatarbetet. Vi gör en hel del men kan säkert bli vassare.

Jag har tillsammans med ett par regioner och kommuner arbetat med ett EU-förslag. En förordning på handelsområdet som omfattar ett internationellt upphandlingsinstrument (det ligger just nu hos Europaparlamentet). Det handlar bland annat om att klämma åt länder som Kina, som lägger anbud hos oss, men stänger sina marknader så att europeiska företag inte kan lämna anbud. Det är handelsfolk som utformat och förhandlat om förslaget och de inte kan upphandling vilket tyvärr märks. Om ungefär ett år kan det bli aktuellt att tillämpa de bestämmelserna som kommer innebära krav på vissa leverantörer att ha koll på sina leveranskedjor.

Vi har genom åren haft en hel del bekymmer med överprövningar, eftersom de tar så lång tid. Men de har minskat efterhand, kanske beroende på att transparensen ökat och på ökad dialog både före, under och efter avtalen.

– Finns det något annat du vill säga till SOI´s medlemmar?

– Jag tycker SOI gör ett jättebra arbete för välfärden, genom att lyfta och professionalisera den offentliga upphandlingen. Det är ett värdefullt nätverk för alla upphandlare. Min tolkning av Konkurrensverkets och Upphandlingsmyndighetens senaste statistik, om att både antalet anbud, överprövningar och vunna sådana successivt ökat, är att både kvaliteten och regelefterlevnaden i våra upphandlingar förbättras från år till år. Vi ska vara stolta över våra insatser och att vårt arbete gör skillnad för både samhälle och medborgare. Med det vill jag önska alla en God Jul och ett Gott nytt År!