Inköparna har talat

SOI har låtit göra en serie djupintervjuer bland våra medlemmar för att skapa en bild av hur vi som arbetar med offentligt inköp uppfattar vardagen, våra möjligheter och våra utmaningar. Idén till intervjuerna föddes efter att Visma i förra sommaren publicerat sin anbudsbarometer där de i en enkät frågat landets leverantörer vad de tycker om offentlig upphandling. Jag skrev om anbudsbarometern i mitt ordförandebrev i augusti förra året, och konstaterade att bilden som framträder är lite dyster. Strax därefter startade vi arbetet med att skapa en bild av offentligt inköpsarbete utifrån vad ni medlemmar upplever i det dagliga arbetet. En bild ur inköparens perspektiv, möjligen som kontrast till vad leverantörerna säger.

Vår vice ordförande Martin Magnusson skrev i förra nyhetsbrevet lite om hur intervjun lagts upp. Bland annat om den geografiska, verksamhetsmässiga och ”storleksmässiga” spännvidd som ingår i intervjuerna.  Man kan lugnt säga att det är mycket kunskap och erfarenhet som finns att hämta i intervjusvaren, det är något av en guldgruva för SOI, som vill vara opinionsbildare inom offentligt inköp. Även jag vill passa på att rikta mitt stora tack till alla er som deltagit i intervjuerna.

När det gäller den eviga (nåja) frågan om pris kontra kvalitet i offentligt inköp, så nyanseras bilden som anbudsbarometern ger ordentligt vill jag lova. De flesta inköparna skulle säga att konflikten om pris kontra kvalitet i upphandlingar många gånger består i att leverantören tror att upphandlingen enbart utvärderas på pris och inte kvalitet. Förståelsen för att inköparen först sätter ribban för vilka krav som ska uppfyllas (ofta väldigt höga krav), för att sedan utvärdera på lägsta pris, upplevs inte finnas hos alla leverantörer.

Ytterligare en faktor som medlemmarna lyfter fram är att parternas ibland kan ha olika syn på vad som ska, eller borde, upphandlas. I längden kan leverantörerna också uppfatta det som frustrerande att inte få möjlighet att påverka vilken vara eller tjänst som de anser bäst uppfyller behovet. Självklart är det så att det är köparen som bestämmer vad som ska upphandlas, men här kan vi nog hjälpa oss själva en hel del genom att utveckla dialogen med våra leverantörer, före under och efter upphandlingen.

Ett annat intressant område i intervjumaterialet gäller inköpsfunktionens status i organisationen. Det visar sig, kanske inte så förvånande, att de flesta anser att statusen påverkar möjligheten att utföra bra strategiskt och värdeskapande inköpsarbete. I de organisationer där status på inköpsorganisationen är hög upplevs det ha stor betydelse för möjligheten att driva igenom processer, bli mer involverade i verksamheternas arbete, och för att säkerställa att upphandlingar och avtal går rätt till. Många svarar att statusen är på väg uppåt, och att den bidragande faktorn framförallt har varit nära dialog med verksamheterna och ledningen, för att öka förståelsen för vad inköpsorganisationen kan bidra med.

Det som är riktigt intressant när det gäller status är hur medlemmarna resonerar om att påverka statusen. Någon svarar att det krävdes ”ett antal skandaler” för att organisationen skulle få upp ögonen för värdet av en stark inköpsfunktion. Andra svar visar att nyckeln till en högre status varit att sträcka ut handen till verksamheterna och öka samarbetet, att ”ta verksamheten i handen och leda dem genom processen”. Det är naturligtvis ett roligare och effektivare sätt att jobba med inköpsområdets status, men det kräver engagemang från ledningen och ett öppet och kommunikativt förhållningssätt för oss inköpare.

I den här texten har jag bara skrapat lite på ytan av resultaten från vår intervjustudie, och det finns så mycket mer inspiration att hämta till SOI’s fortsatta arbete. En sammanfattande reflektion är att vi kan lära massor av varandra och att mycket finns att vinna på att belysa utmaningarna inom offentlig inköpsverksamhet ur flera perspektiv.

Nu är det knappt en månad kvar till SOI’s första digitala årskonferens den 17:e och 18:e mars och lite senare i höst den 10 november ytterligare en tredje del. Från att i början känts som ett ”substitut” för vår fysiska konferens är vi i styrelsen nu jättespända och taggade inför detta. Den nya formen ger inte bara begränsningar utan skapar också nya möjligheter, och jag vågar lova ett fantastiskt bra tillfälle (ja, tre stycken då) att få välkommen inspiration och kunskaper för att fortsätta jobba för goda affärer i samhällets tjänst. Hoppas vi ses där!

Martin Kruse
Ordförande SOI