Möt Katarina Appelqvist – Årets inköpare

Som traditionen bjuder blev även Katarina Appelqvist fullständigt överraskad över utnämningen till Årets inköpare. I motiveringen till priset beskrivs hon som ”en modig inköpare som visar vägen” och vägen handlar då om att ”genom att öka förståelsen för inköp och upphandling har de kunnat öka värdet och möjligheterna för offentlig upphandling samt förståelsen om att man kan använda offentlig upphandling som ett strategiskt verktyg för att nå uppsatta mål.”

Katarina är inköpschef i Kungsbacka kommun, en medelstor svensk stad under stark tillväxt, där kommunens prognoser säger att man skall gå från i dag cirka 85 000 invånare till att vara 130 000 år 2050. Med en vacker stadskärna, läget nära havet och med vacker natur, närheten till Göteborg och goda tåg- och vägförbindelser har staden blivit allt mer populär, även för dem som arbetar i Göteborg.

Med en bakgrund som marknadsekonom och erfarenheter som säljare hamnade hon redan 1999 som junior inköpare i Kungsbacka kommun. Där stannade hon i nio år innan hon gick över till Räddningstjänsten i Storgöteborg. Även där blev det nio år, som upphandlingschef men även som ekonomichef under en kort period.

När förre inköpschefen skulle gå i pension tyckte några på kommunen att det vara dags för Katarina att komma hem igen. Och så blev det. Med sin långa erfarenhet såg hon att i Kungsbacka var man duktiga både taktiskt och operativt inköp, men det saknades, precis som på många andra håll i Sverige, en genomtänkt syn på det strategiska inköpsarbetet. Denna insikt kring svenska offentliga inköp uttryckte Katarina nyligen i en artikel i Upphandling24, där hon bland annat skrev; ”Den dagen organisationen betraktar inköp och upphandling lika naturligt och självklart som processerna kring HR och ekonomi och investeringar, ja den dagen längtar jag till. När man nyttjar utvecklingspotentialen och kraften i våra affärer i synergi med verksamhetsutvecklingen, wow då händer det grejer.”

Denna insikt kunde Katarina förmedla till beslutafattarna, vilket möjliggjorde att i stället för ett långsamt förbättringsarbete kunde man genomföra ett intensivt utvecklingsprojekt, utifrån en genomlysning av inköpsprocessen som genomfördes av EY (tidigare Ernst & Young).

En av de viktiga insikterna man arbetat utifrån är förstås att man inte kan lösa problem genom att enbart höja kompetensen hos upphandlaren utan det är kompetensen hos de upphandlande myndigheterna som måste samspela i upphandlingen. Beställarkompetensen är helt avgörande för resultatet!

Under Katarinas ledning formades en projektgrupp med sju nyckelpersoner, från verksamheterna Upphandling och E-handel & uppföljning. Men arbetet hade aldrig varit så kraftfullt om vi inte haft ett projektledarproffs och en kommunikatör och vår Hållbarhetssamordnare, men också en utredare från kommunledningen. På rekordfart, cirka 10 månader genomfördes hela projektet. Varje fredag gjordes en genomgång av läget. Katarina påpekar att alla medverkande dessutom hade sina vanliga arbetsuppgifter att sköta och att det var gruppens fantastiska engagemang som gjorde genomförandet möjligt. På tio månader kunde man alltså ta fram förutsättningarna och en tydlig plattform för att kunna arbeta med strategiska inköp i Kungsbacka! Även om förberedelsearbetet varit något längre. ”Förankringsarbetet är avgörande för resultatet och här fick vi stöd både av Upphandlingsmyndigheten och SKR” säger Katarina.

Om Projektet Strategiskt inköp
Här följer en kort sammanfattning av projektets mål och genomförande, hämtat ur slutrapporten.

Projektet har haft som uppdrag att skapa förutsättningar för strategiskt inköp i Kungsbacka kommun utifrån perspektiven strategi och struktur, inköpsanalys (kategoristyrning) samt kompetensutveckling och kommunikation.

I sammanfattningen konstaterar man också. Projektet har på ett framgångsrikt sätt levererat det resultat som omfattats av projektbeställningen och med att skapa förutsättningar för att kommunen ska arbeta mer strategiskt med inköp. Projektet har även bidragit till ett förändrat förhållningssätt där strategiskt inköp ligger till grund för det som sedan sker i det taktiska och operativa inköpsarbetet. Vidare har projektet även bidragit till att främja samarbetet mellan Inköp och kommunens olika förvaltningar när det gäller skapa förutsättningar för en långsiktig planering av kommande inköpsbehov.

Den förväntade nyttan definierades så här.
SE Inköp kan bli en mer rådgivande och strategisk partner till kommunens verksamheter inom inköp och upphandling och därmed skapa ett ökat värde för hela Kungsbacka kommun genom att:
• Inköpsprocessen blir känd i hela organisationen
• Att förvaltningarna får ut den nyttan som ett klokt inköpsarbete innebär.
• Att avtalen stödjer de kommunövergripande målen.
• Att förvaltningarna ska se vikten av uppföljning utifrån verksamhetsperspektivet och göra planering inför nyanskaffning i god tid, tillse att rätt resurser tillsätts uppdraget.
• Kommunen ska vara en attraktiv partner till näringslivet.
• Kommunen ska med nyfikenhet gå in i framtida affärer så att även ny teknik eller nya lösningar kan bli aktuella att implementera.
• Tydliggöra roller och ansvar genom uppdatering av styrdokument.

De tre huvudsakliga perspektiven var:
• Strategi och struktur
• Inköpsanalys (kategoristyrning)
• Kompetensutveckling och kommunikation

Genomförandefasen i projektet byggde på ett cykliskt arbetssätt där projektets leveranser arbetats fram i fyra olika etapper. Arbetssättet har möjliggjort att projektet kunnat visa upp ett användbart resultat snabbt och projektgruppen har haft möjlighet att arbeta fokuserat under en begränsad tid med etappens ingående leveranser.

Leveranserna delade sedan upp i fyra etapper, vad som ingick i respektive etapp framgår av följande bild.

Under vårt samtal hade Katarina många synpunkter, inte bara på det strategiska inköpsarbetet utan kring hur man arbetar som chef, hur kompetensutvecklingsarbetet påverkas av läget i den egna organisationen, kring aktiviteter som nätverksbyggande, konferenser och externa utbildningar, kring det språk vi använder i yrket och mycket mer. Detta kommer vi att återkomma till, just nu konstaterar vi att Kungsbacka tagit ett stort kliv framåt och att SOI har utsett en mycket välförtjänt vinnare av titeln Årets inköpare!