Nytt SOI-Nätverk - Effektiv avtalsuppföljning

SOI lanserade 2021 Program för erfarenhetsutbyte där medlemmar får möjlighet att (digitalt) träffa olika organisationer som delar med sig av sina erfarenheter och tillsammans har en dialog inom olika områden. Vid varje tillfälle ges ett antal medlemmar möjlighet att delta för att lära mer genom erfarenhetsutbyte och dialog.

Under förra året bytte vi namn på denna aktivitet till SOI-nätverk. Tanken är att detta ska vara samlingsnamnet för alla våra digitala aktiviteter, och även de fysiska möten som våra medlemmar, genom olika regionala initiativ, arrangerar.

Tema/programområde för 2024 är ”Effektiv avtalsuppföljning” och det kommer totalt vara två tillfällen med olika teman samt 4-6 olika organisationer som ”värdar” under detta tema. Bland värdorganisationerna märks bland annat Huddinge, SMHI, Region Stockholm, Uppsala och Lund.

För att säkerställa bra offentliga affärer så är avtalsuppföljning a och o. Den säkerställer att leverantörerna levererar utifrån de krav som ställts i upphandlingen och att skattekronorna därmed nyttjas effektivt. Att kontroller görs av att det offentligas leverantörer påverkar också seriösa leverantörer att i högre grad lämna anbud vid offentliga upphandlingar. Det leder också till att tilliten till upphandlade myndigheter stärks.

    Tillfälle 1: 8:e oktober 2024 kl 9-12

Värdorganisationer: Region Stockholm, SMHI och Lunds kommun

 Lite är bättre än inget

På SMHI har vi anpassat avtalsuppföljningsarbetet utifrån resurser och avtalsmängd. En modell för avtalsklassificering har tagits fram där avtalen delats in i tre klasser. Vi berättar om vårt sätt att arbeta med detta.

 Tillsammans är vi starkare

Region Stockholm berättar om regionernas nya gemensamma eskaleringstrappa som beskriver arbetssätt och aktiviteter gällande leverantörsrelaterade avvikelser. Sveriges regioner ser det som en stor fördel för både leverantörer och regioner med ett gemensamt arbetssätt. Ni får även ta del av konkreta exempel på hur en av Region Stockholms verksamheter arbetar tillsammans med leverantörer enligt dessa principer.

 Uppföljning i projektform

I Lunds kommun jobbar man med systematisk avtalsuppföljning av ramavtal. Uppföljningen genomförs i projektform som leds av en avtalscontroller. Uppföljningen sammanfattas i en uppföljningsrapport där både resultat och lärdomar till nästa upphandling presenteras.

Utöver att berätta om vår process för den systematiska avtalsuppföljningen, kommer även leverantörens perspektiv att lyftas. 

    Tillfälle 2: 24:e oktober 2024 kl 13-16

Värdorganisationer: Uppsala kommun och Huddinge kommun

Stickprovskontroller 

Uppsala kommun har utvecklat ett effektivt och strukturerat sätt att arbeta med uppföljning av ramavtal - stickprovskontroller. Det går snabbt, är smidigt och ger effekt. Arbetet går att räkna hem i pengar, men har också lett till utveckling av såväl inköpta produkter och tjänster som bättre uppföljningsrutiner och - i slutänden - tydligare avtal.

Systematiskt och strukturerat

I Huddinge Kommun träffas avtalscontrollern och avtalsansvariga upphandlare varje månad i för att systematiskt och strukturerat gå igenom ramavtalen och kontrollera att avtalen följs. Denna proaktiva avtalsuppföljning bidrar till att förhindra att fel uppstår, att hitta effektiviseringar och leder till ett gott samarbete mellan kommunen och leverantörerna. Under 1:a halvåret 2024 har arbetet resulterat i att nästan 200 avtal kunna följas upp och att 6 mnkr i felfaktureringar har upptäckts.

Kostnaden för de två tillfällena är endast 995 kr + moms.

Bokningen är bindande men går att överlåta till kollega.

Moderator: Johanna Samuelson

Mer information om evenemanget fylls på löpande.

Anmälan görs på mina sidor. https://www.soi.se/