Smedjebacken – dialog och samverkan

Hur gör man som en liten kommun, med få resurser, för att få in fler och lokala anbud i sina upphandlingar? Smedjebackens kommun hittade ett vinnande koncept – att öka dialogen med marknaden, och samverka med andra offentliga aktörer. Med avstamp i det nyligen avslutade projektet Upphandlingsdialog Dalarna fortsätter de nu sitt målmedvetna arbete i ett nytt nätverk, tillsammans med andra offentliga aktörer i Dalarna.

I en metodartikel från Afori berättar Lina Kihlmark om hur Smedjebackens kommun arbetar med dialog och samverkan. Smedjebacken kommuns upphandlingsenhet består av två personer som dagligen jobbar med att vägleda både företagare, kollegor och politiker – för att gynna, och effektivisera, upphandlingsprocessen. Lina Kihlmark är enhetens upphandlingsansvarig och behöver inte tänka länge på frågan om vad som är roligast med hennes jobb:

– Variationen. Absolut. Ingen dag är den andra lik. Det är roligt att man får kunskap om så många olika saker. Ena dagen handlar det om grusleveranser och nästa dag om inkontinensskydd. Och så det här med att få ihop leverantörsperspektiven, beställarbehoven och den politiska styrningen. Det är både utvecklande och utmanande. Svårt. Och jättekul, säger Lina Kihlmark.

– Vår slutsats är att god dialog är nödvändig för att skapa synergier och effektivitet.

I artikel berättar Lina om hur det är att vara en liten kommun med stora utmaningar, och hur man arbetar med dialog och samverkan och om det nätverk man nu bygger upp, i kölvattnet av det avslutade projektat ”Upphandlingsdialog Dalarna”.

Ja vi är ju många offentliga aktörer som sitter med samma utmaningar. Då är det viktigt att vi kan lära av varandra, oavsett storlek. Stora organisationer har ofta inarbetade rutiner som mindre organisationer kan lära av. Och en mindre kommun, som vi, behöver ofta ta till andra knep för att bli effektiva, något som större kommuner kan lära, och inspireras, av. Dialog och samverkan är jätteviktigt för att vi ska kunna bli mer effektiva. Vi samarbetar med flera andra, bland annat med Upphandlingscenter i Falun-Borlänge-regionen, säger Lina.

Artikeln avslutas med tre tips från Smedjebackens kommun, för en lyckad dialog.

1. Våga vara nära näringslivet.
I stället för att leverantörerna ska behöva söka upp er – ta er till leverantörernas arenor. Ha en egen monter på branschmässor, mingla på företagsgalor, gå på frukostseminarium. Eller flytta till mer tillgängliga lokaler och håll dörren öppen.

2. Samverka kring kravspecifikationer, internt och externt.
Var generös med kunskap till verksamheternas kravspecifikationer. Visst är det deras jobb, men tillsammans blir ni mycket mer effektiva. När verksamheten bidrar med behovet, och inköp med sina erfarenheter från tidigare upphandlingar och kunskapsutbyten från andra offentliga aktörer blir resultatet bättre.

3. Våga vara lite obekväm.
Om ni har avtal med en leverantör, men det inte riktigt fungerar som de sagt – ifrågasätt. Ett avtal måste skötas korrekt. Både avtal och leveranser måste följas upp strukturerat inom hela organisationen.

Hela den intressanta metodartikeln finns som en nedladdningsbar pdf i slutat av denna artikel.

Om Afori
2021 gav regeringen i uppdrag åt Upphandlingsmyndigheten, Vinnova och Patent- och registreringsverket (PRV) att genomföra ”Insatser för nyttiggörande och kommersialisering av innovation”. Upphandlingsmyndighetens uppdrag är skapa en innovationsupphandlingsarena som ska få myndigheter och upphandlande enheter att genomföra fler innovationsupphandlingar. Afori – arenan för innovation i upphandling – är denna arena.

Kontakt: Linda Swirtun, Samverkansledare för Afori, linda.swirtun@uhmynd.se, 076-502 17 45.