Vi utvecklar upphandlingen i Halmstad

Det är ytterligare en av dessa snålkalla halkiga vinterdagar och därmed skönt att sätta sig på tåget till Halmstad, i stället för att ta bilen. En snabb uppfriskande promenad till Rådhuset, där Lisbeth Johnson visar vägen till upphandlingsavdelningen.

Här arbetar fyra personer med dels Halmstad kommuns samordnade upphandlingar och dels med stöd för de förvaltningar och bolag som gör egna upphandlingar. Förutom Lisbeth Johnson som är upphandlingschef träffar jag Lisbeth Andermyr och Lena Dalström som arbetar som upphandlare och Catrin Isacsson som är upphandlingssekreterare. Ansiktena är bekanta sedan tidigare, då samtliga i fjol gick igenom utbildningen till Diplomerad Upphandlare SOI.

Vi sätter oss tillsammans för en stunds fika och för att få veta mer om vad som händer i Halmstads upphandlingsorganisation. Jag får snabbt klart för mig att detta är ett gäng som trivs ihop, här vill man göra ett professionellt arbete men samtidigt ha roligt tillsamman och backa upp varandra i arbetet.



Catrin, Lena, Lisbeth A och Lisbeth J vid fikabordet

Förändringsarbetet
Just nu förbereder man rekryteringen av ytterligare en upphandlare, vilket direkt hänger ihop med det förändrings- och förbättringsarbete som pågår i organisationen. Det handlar om att förstärka upphandlingens strategiska funktioner och att koppla sig närmare hela den kommunala organisationen. Det förberedande arbetet tilsammans med ansvariga förvaltningar har resulterat i fem huvudsakliga förbättringsförslag som man nu arbetar med. Lisbeth A ingick i projektet från upphandlingsavdelningen.

Det första är inköpskort, att strama upp regler och riktlinjer för inköp och det andra är inköpsorganisationen och vem som skall få beställa. Catrin är ansvarig för detta projekt

Del tre i förbättringarna är att öka antalet elektroniska fakturor. Idag är de bara 12 procent av den totala mängden men målsättningen blir nu att komma upp i 80 procent. Här ligger ansvaret på Ekonomiavdelningen.

Del fyra är att se över den kommunala upphandlingsorganisationen, som i dag är decentraliserad, och hur man skall bli bättre på förarbeten och på uppföljning. Lisbeth Johnson är ansvarig för detta och sitter dessutom med i styrgruppen.

Slutligen skall man kartlägga hur andra har organiserat verksamheten och scanna marknaden då det gäller bra beställarsystem. Denna del svarar Lena för..

Egen varudistribution
Lena Dalström har stor erfarenhet av livsmedelsupphandling och kommer att titta speciellt på denna komplicerade del. I samband med detta får jag också veta att man i Halmstad har byggt upp en egen varudistribution för alla typer av varor där detta är lämpligt. Man började med detta 2008 och från april 2009 ingår även livsmedelsdistributionen. Detta har minskat den totala mängden transporter avsevärt, det mesta kan distribueras en gång i veckan på fasta tider, och har gjort det lättare för mottagarna att planera sin verksamhet.

För att distributionsverksamheten skulle bli kostnadsneutral jämfört med tidigare skulle den få kosta 6,7 miljoner kronor. Den verkliga kostnaden landade på 4 miljoner kronor, en besparing på 2,7 miljoner!

Företagsutbildning
Vi har tidigare berättat om de utbildningar av de lokala företagen som bedrivs i samverkan med näringslivskontoret. Lisbeth berättar att utbildningsverksamheten har utvecklats, genom att man nu även samverkar med landstinget i dessa utbildningar. Detta efter att deras upphandlingsdirektör, Kerstin Bengtsson, hade kontaktats och fått kännedom om utbildningarna.



Utmaningsrätt
I Halmstad har man sedan januari 2008 också infört utmaningsrätt för företag, då det gäller de kommunala verksamheterna. Detta i samband med att man fastställde en policy för konkurrensutsättning av verksamhet. Halmstad har inte haft mycket verksamhet på entreprenad tidigare varför information runt processerna blir en viktig del.

Hittills har sju utmaningar inkommit, förslagen hamnar hos de förtroendevalda som sedan beslutar om en förstudie skall inledas. Efter avslutad förstudie beslutas om en upphandling skall genomföras, men något sådant har ännu så länge inte skett.

Nåväl, det skall bli intressant att följa hur upphandlingsverksamheten i Halmstad utvecklas framöver. Här saknas varken idéer, framåtanda eller beslutsamhet, så lycka till!