Hur är dina möten?

Förra veckan deltog jag i tio möten i sammanlagt 30 timmar. Några möten var riktigt värdeskapande och nödvändiga. Ett möte kunde jag varit helt utan, det var rent resursslöseri. De flesta av förra veckans möten var onödigt långa. Tyvärr är jag inte ensam om att ha det så här. Enligt Svenska Mötens undersökning förra året så upplever fler än var fjärde person att de deltar i för många möten. Varje söndag går jag genom nästa veckas kalender och överväger nogsamt om jag kan avboka några möten. Jag slås då av att det är sällan några möten är kortare än en timme. Varför beräknas inte några möten ta 45 minuter istället för en timme? För en tid sedan bjöd jag in till ett möte på 45 minuter. Det påverkade mötesdeltagarna. De var mer fokuserade och intresserade av mötet. Vi kom fram till mer än vi brukar göra på ett entimmaslångt möte. Om jag hade kortat ned förra veckans samtliga möten med en kvart hade jag vunnit två och en halvtimmes arbetstid. Den tiden hade jag hellre lagt på att hantera viktiga uppgifter på min att-göra-lista.

Jag tror att inköpare har ett ovanligt mötestungt arbete. Förutom de sedvanliga interna mötena så arrangerar vi  många möten med expert- eller referensgrupper och leverantörer. När vi effektiviserar våra möten påverkar det många både deltagare i expertgrupper och leverantörer. Det finns en hel del sätt att skapa mer effektiva möten. Mötesorganisatören ska förbereda mötet och skicka ut agenda och material i god tid innan. Mötesdeltagarna ska komma väl förberedda till mötet. Under mötet ska alla vara koncentrerade och aktiva. Mobiltelefoner och annat ska inte användas vid möten. Egentligen ganska enkla regler som är lätta att följa, speciellt vid korta möten. Ju längre möten desto svårare att vara helt koncentrerad och låta bli mobiltelefonen.

Om man skulle vilja misslyckas med möten ska man inte ha någon agenda för mötet, inte hålla tider, ha långa möten utan pauser, ha parallella möten i rummet och tala i munnen på varandra. Har du deltagit i något sådant möte?

Vi som deltog i SOI:s årskonferens i början av året i Helsingborg hade förmånen att lyssna på Samuel West som talade om kreativa mötesformer. Samuel uppmanade oss att leka och skoja på möten. Han har kunnat påvisa att det ger mer effektiva möten. Vi fick pröva att leka med godisbitar - Pez. Det blev många skratt. Har ni testat det vid era möten? Det finns andra sätt att skapa kreativa möten t ex med att variera mötesplatser. Walk and talk kan vara mycket bra, i varje fall under sommarmånaderna. Att ersätta fysiska möten med hjälp av teknik som telefon, video eller Lync effektiviserar till viss del mötena.

Många organisationer har arbetat för att effektivisera sina möten. Volvo har t ex standardiserat sina möten efter ett visst mönster som alla medarbetare har utbildats i. Ikea provade under en period att hålla möten utan stolar i syfte att korta ned mötestiden.

Just nu förbereder vi i SOI:s styrelse ett riktigt stort möte, vår årskonferens 2016 som går av stapeln den 25-27 april i Göteborg. Vi ser fram emot att träffa drygt 700 medlemmar och andra intresserade. Det blir många intressanta presentationer. Dessutom får vi många tillfällen till spontana möten med kollegor från hela Sverige. Jag hoppas att vi möts där!

Jag vill avsluta med att konstatera att jag är övertygad om att möten behövs. Det är fantastiskt att möta nya människor som bjuder på sig själva. Så bjud gärna in mig till ett möte!

Hälsningar
Louise Strand