Genom dialog utvecklar vi bra affärer!

Dialog med potentiella leverantörer är mycket givande på flera sätt. Vi inköpare ökar vår kunskap om den relevanta marknaden, vilka lösningar som finns och vad som är under utveckling och om vilka problem som potentiella leverantörer ser med våra planerade upplägg. Med denna kunskap kan vi skapa betydligt bättre affärer. Vid dialog tydliggör vi också våra behov vilket ger anbudsgivare möjlighet att bygga bättre erbjudande. Genom dialog kan vi också stimulera fler företag att lämna anbud vilket ökar konkurrensen.

På upphandlingens spelplan finns många möjligheter att föra dialog före, under och efter att upphandlingen har genomförts. För mig är dialog interaktion mellan två eller flera parter oavsett om den förs muntligt eller skriftligt. En skriftlig form av dialog är RFI - Request for Information - ett frågedokument som inköpare skapar och företag fyller i. Det kan handla om ekonomiska uppgifter om företaget och tekniska uppgifter om enskilda produkter. Möte med företag före upphandling är ett mycket bra sätt att föra dialog. Möten kan arrangeras på olika sätt då inköpare möter företag var för sig eller så kallade hearings då alla intresserade företag bjuds in att delta vid ett och samma tillfälle. Vid hearings är det svårt att få igång en tvåvägskommunikation och vi brukar ofta kombinera hearings med enskilda möten. Efter att inköparen har skapat ett utkast på förfrågningsunderlag är extern remiss ytterligare ett dialogverktyg. Vi publicerar underlaget och uppmuntrar marknadens aktörer att lämna synpunkter. Vi brukar få in mycket bra synpunkter på utkastet. Det blir en kvalitetssäkring och vi skapar ännu bättre affärer. Efter att upphandlingen har annonserats förs dialog genom frågor och svarsfunktionen i respektive upphandlingsverktyg. Efter att anbuden har kommit in finns flera möjligheter till dialog t ex anbudspresentation och muntlig utvärdering, den senare formen ligger till grund för tilldelningsbeslutet. Muntlig utvärdering kan t ex göras som rollspel vid upphandling av konsulter. Efter att inkomna anbud har utvärderats och innan tilldelningsbeslut har fattats finns möjlighet att skicka beslutsunderlag på remiss till anbudsgivare och ge dem möjlighet att föra fram synpunkter. Här gäller givetvis regelverket kring möjligheter att förtydliga och komplettera anbud. Det är ett sätt att kvalitetssäkra beslutsunderlaget och öka affärsmässigheten. Efter att tilldelningsbeslutet har fattats kan det också vara bra att bjuda in de som har lämnat anbud till möte. Efter att avtal har ingåtts finns det anledning att ha flertal möten för uppföljning och utveckling av samarbetet.

Det finns alltså en mängd metoder för dialog före, under och efter upphandling har genomförts. Men jag ser potential i att dels utveckla fler tillfällen och dels vidareutveckla de befintliga metoderna.

Dialog utan koppling till specifik upphandling ger ytterligare möjligheter att utveckla oss, samarbetet med marknaden, konkurrensen och stärka den positiva synen på offentliga upphandlingen. Att bjuda in näringslivet till seminarium om offentlig upphandling tycker jag är mycket givande. Jag upplever att många kommuner är aktiva med sådana seminarier och att intresset från näringslivet är stort. Genom att möta företagen och höra om vilka svårigheter de upplever kan vi utveckla vår verksamhet ytterligare. Jag ser inga begränsningar i att skapa mötesplatser och forum för utbyte av tankar och idéer om utveckling av offentliga affärer.

Häromdagen arrangerade vi i Region Skåne ett seminarium om innovationsupphandling med en rad intressanta talare bland andra närings- och innovationsminister Mikael Damberg. Det var ett sätt att lyfta frågorna och skapa intresse att delta i vår kommande innovationsupphandling.

Det finns alltså oändligt många möjligheter att föra dialog med marknadens aktörer. Dessvärre har inköps- och upphandlingsavdelningar inte oändligt med resurser. Effekten av dialog är så pass stor att det vore relativt enkelt att visa på att effekten i form av välfungerande avtal med lägre kostnader vida överstiger mängden resurser som behöver avsättas för att uppnå den effekten. Jag undrar om någon har skapat ett sådant businesscase.

Det kan också vara intressant att fundera på vilken metod som är mest effektiv. En metod som inte är särskilt resurskrävande och där effekten är hög. Jag skulle nog välja att avsätta en dag för hearing och efterföljande enskilda möten med potentiella anbudsgivare. Vad skulle du välja?

Hälsningar
Louise

PS Henrik Karlsson är SOI:s nya vice ordförande.

Jag tar en time-out från styrelsearbetet för att koncentrera mig på jobbet som inköpsdirektör på Region Skåne och MBA-studier.