Rapport från SOI’s största årskonferens

Efter att tillsammans med några fler förvirrade medborgare ha irrat runt Elmias väl tilltagna lokaler en stund så lyckades vi hitta rätt entré. VÄLKOMMEN TILL SOI ÅRSKONFERENS lyste det över ingången och på insidan kryllade det av folk. Lyckligtvis är Elmia stort och lokalerna kändes ljusa och luftiga trots att vi var 900 personer på plats, alltså 100 fler än på någon tidigare årskonferens!

Nästan alla bilder i denna artikel är tagna av John Gille Columbus, för att se fler av hans bilder, gå hit. Föreläsarpresentationerna hittar du här.

Efter en raskt och effektivt serverad lunch och med namnbrickorna på plats var det dags för SOI,s ordförande Emma Breheim att hälsa oss välkomna. Dagens första överraskning var att vår moderator, Gabriella Ahlström hastigt hade blivit sjuk och låg väl nedbäddad på hotellet. Lyckligtvis kunde hennes man, Tord Eriksson, rycka in och förtjänstfullt ersätta henne. Med bland annat ett förflutet på Dagens Samhälle var inte SOI-frågorna främmande för honom och han hade dessutom hört mycket om SOI hemma, eftersom Gabriella var vår moderator på förra årets konferens.

I sitt inledningsanförande konstaterade Emma att inköpare allt för sällan får höra att de gör ett bra jobb. Ibland känns det som att vi står och stampar men vi går faktiskt framåt i ett bra tempo. I dag är vi tre gånger så många som vid årskonferensen i Örebro för tio år sedan. Och vi har rekordmånga nomineringar till Årets inköpare, även om jag tycker att alla här förtjänar ett pris.

Anna Ulfdotter Forssell berättade att ”Utredningen om förenkling av vissa upphandlingsregler” fått en del kritik för att för många jurister deltar, vilket hon inte höll med om med tanke på den förankring och erfarenhet expertgruppen faktiskt har kring upphandling. Men nu finns även en referensgrupp som består av upphandlare. Man har också möten med andra intressenter och nätverk. Hon påpekade också att man inte är Överprövningsutredningen 2.0 även om överprövningsfrågan ingår i uppdraget, bland annat frågan om eventuella framtida processkostnader. Här tittar man också på hur frågan har hanterats i andra länder. Ett problem som vi får hantera är den korta tiden för utredningen, den skall ju vara klar redan i sommar.
– Vi har en utgångspunkt i arbetet med förenkling, vi ser både upphandlande myndigheter och leverantörer som goda. Bra affärer bygger på bra relationer. 19:e kapitlet ser ganska förfärligt ut i dag, vi ser fördelar med förenkling och flexibilitet. Fokus ligger på den goda affären, utveckling, innovation, dialog och uppföljning. Vi vill underlätta för idéburen sektor och vi tycker att vi har för många överprövningar. Då måste vi dock fråga oss, behövs över huvud taget regler under tröskelvärdena och i så fall vilka? De grundläggande principerna? Annonsering? Förfaranderegler? Rättsmedel?
Anna påpekade också att utredningen naturligtvis har tankar och idéer kring dessa frågor, men att hon är förhindrad att berätta om dessa.

Dagens andra överraskning – SOI’s lagförslag
Efter Annas framförande var det dags för SOI att ge sin syn på regelverket och här var det dags för dagens största överraskning. SOI lämnade ett helt eget förslag till lagstiftning. Sveriges Offentliga Inköpare föreslår en lagstiftning som kraftigt förenklar regelverket under tröskelvärdena samt för de tjänster som anges i bilaga 2 till lagen om offentlig upphandling. Det ger bättre möjlighet att fokusera på affären istället för formalia. Hela SOI’s argumentation och lagförslaget hittar du genom att klicka här. Emma Breheim citerade bland annat Ardalan Shekarabi, ”vi behöver inte vara mer katolska än påven”. Det handlar om att använda resurserna rätt och att låta proffsen vara proffs.

Direkt efter SOI’s presentation följde ett panelsamtal kring förenklingar av regelverket. Man kan konstatera att det finns en bred enighet kring behovet av förenkling och flexibilitet, däremot fanns olika synpunkter hur detta bäst genomför. Utredaren, Anna Ulfsdotter, tyckte det var mycket positivt att SOI kom med ett eget förslag, som utredningen naturligtvis kommer att titta närmare på. Emma Breheim påpekade också att erfarenheterna från Danmark är mycket goda och att problemen med förenkling lyser med sin frånvaro, trots att man där bara har tre paragrafer! SOI fick en god inblick i de danska förhållandena vid besöket på IKA’s årskonferens i Köpenhamn tidigare i år. Vi vill ha mer konkurrens men mindre transaktionskostnader

Intressant var ett påpekande från Stefan Holm på Almega, som verkligen uppskattade förslaget. ”På SOI’s årskonferens i Norrköping för nio år sedan så lämnade SOI initiativet till politikerna. Nu går man i spetsen!”

Som en snabb bensträckare fick publiken i uppdrag att på lämpligt sätt vidarebefordra en stor mängd ballonger som kastades ut längs upp i den stora lokalen. De skulle fram till scenen och uppgiften utfördes med stor entusiasm.

Därefter var det dags för Finanslandstingsrådet Irene Svenonius att berätta om hur Stockholms läns landsting skall bli Sveriges bästa offentliga upphandlande myndighet.

SLL är Sveriges största upphandlande myndighet (enligt Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten) och upphandlade för 45 miljarder 2016. Till detta kommer ”LOV-upphandlingar” för ytterligare 12,4 miljarder per år. Bland annat är all kollektivtrafik upphandlad. Vi har haft bekymmer med för många otillåtna direktupphandlingar och har därför tillsatt ”vaktposter”, en person i varje förvaltning eller organisation är ansvarig för att upphandlingar görs på rätt sätt, berättade Irene Svenonius.

Ett av glädjeämnena är att vi har minskat vår klimatpåverkan med 72 procent. (Ett utförligt reportage om detta arbete kommer i samband med SOI’s nästa nyhetsbrev.)
Vi inför också kategoristyrning inom allt fler förvaltningar, exempelvis Trafikförvaltningen, och vi arbetar med att utveckla dialogen, bland annat för att minska mängden överprövningar.
Vi måste våga utmana, ständigt vara ute efter bättre kvalitet och nya lösningar. Vi skall ha goda leverantörsrelationer men också vara tuffa beställare och vi behöver flytta perspektivet från upphandling till hela inköpsprocessen och en höjd strategisk nivå.

På en direkt fråga från vår moderator, apropå Nya Karolinska, menade Irene Svenonius att stora OPS-avtal inte hör hemma i offentlig sektor. Jag kommer aldrig att föreslå något sådant och jag avrådde från OPS när jag arbetade i Stockholms stad.

Efter kaffe och besök hos utställarna fick vi lyssna till Orren Shalit som talade om Innovation – från ord till handling. Kreativitet och innovation – självklart ja! Men hur? Tänk ”in the box” istället för ”out of the box”, skapa innovationer med befintliga resurser, vad skall man göra när brainstorming inte räcker till? Du skall både driva dagens verksamhet och samtidigt skapa morgondagens. Goda idéer kommer inte som en blixt från en klar himmel utan du måste systematisera och effektivisera ditt innovationsarbete, lära dig bryta dina tankefixeringar.

Om hur vi använder vår röst, vårt språk, vårt kroppsspråk och vad som sker i möten mellan människor talade Mari-Louise Zeisig, som både är utbildningskonsult och operasångerska.

Upphandlarens uppgift går långt utanför att bara skriva upphandlingar och hantera juridiska spörsmål. Det handlar om att utveckla dialogen med både leverantörer och beställare, att kunna redogöra för de verkliga behoven och de lösningar verksamheterna behöver. Det handlar också om en löpande dialog både före och under ett pågående avtal, att kunna vara nyanserad och även att kunna lyssna. När språket blir så specialiserat som inom upphandling så blir det också lätt ett maktspråk mot omgivningen. Det som behövs är ju dialog och samtal, att undvika missförstånd och onödigt merarbete.

Patrik Olderius, VD på Destination Jönköping berättade om DreamHack, dessa märkliga tävlingar i e-sport som är världens största digitala festival och som kommer till Jönköping två gånger per år.. År 1994 startade DreamHack som ett litet spelevent mellan ett par kompisar i Malung. 40 personer deltog det året och sedan dess har DreamHack växt för varje år som går. Under DreamHack 2015 nådde deras livesändningar ut till 210 miljoner människor världen över, med 100 miljoner unika tittare som sammanlagt tittade i 95 miljoner timmar. Under det året var 23 425 unika datorer kopplade till deras LAN.

Renata Chlumska är äventyrare, bergsbestigare och föreläsare men också bosatt i Jönköping och mamma till tre barn och en bonusson, samt både svensk och tjeckisk medborgare. Då hon förlorade sin man, Göran Kropp, i en klätterolycka vändes livet upp och ner. Till slut kom hon fram till att det inte går att kasta bort sitt liv för det. Jag måste ändå uppfylla mina drömmar, säger Renata.

Efter fem års förberedelser startade Renata ”Around America Adventure” 4 juli 2005. Hon började i Seattle, paddlade längs Stilla havskusten till San Diego, där hon – med kajaken på släp – cyklade hela vägen till Mexikanska golfen. Sedan varvade hon kajak och cykel för att ta sig norrut längs Atlantkusten upp till gränsen mot Kanada.
Efter att ha tagit sig totalt 18 200 kilometer paddlade Renata in i Seattle igen den 15 september 2006. Den dagen kallas fortfarande ”Renata Chlumska Day” i Seattle.

Som åhörare fascinerades man av den viljestyrka hon utstrålar. Även om hon naturligtvis är otroligt vältränad menar hon att det är just viljestyrkan, att hela tiden kunna fokusera på att ta ett steg till och ett till, som är avgörande. Hon har nu också uppfyllt drömmen om Seven Summits, att bestiga det högsta berget i varje världsdel. Nästa gång är det rymden som väntar, biljetten är redan bokad...

Dagen avslutades med mingeltallrik och dryck innan det var dags att dra sig tillbaka till hotellen, med hjälp av den finurliga buss-appen som gjorde att vi kunde åka gratis med Jönköpings kollektivtrafik under de tre konferensdagarna. Innan hemfärden fick vi också höra David Braic framföra en rad härliga låtar till avspänt gitarrkomp.

Tisdag – den längsta dagen
Alla som varit på SOI’s årskonferenser vet att just tisdagen börjar tidigt och slutar sent. Allra mest morgonpigga fick alla de SOI-medlemmar vara som gick till årsmötet klockan halvnio. Från årsmötet kan vi notera att två av styrelsens mest erfarna styrelseledamöter drog sig tillbaka, nämligen Egil Nylén och Henrik Karlsson. De ersätts nu av Helena Sköld-Lövgren, upphandlingschef på Filipstads kommun, och Thomas Wedegren från SLL. Thomas känner vi också som vinnare av Årets inköpare för några år sedan.

Efter fika och utställarbesök startade dagen för övriga besökare klockan tio med att advokat Catharina Piper och seniorprojektledare Karolina Huss från danska Gate 21 gick igenom begreppet OPI, Offentligt-Privat Innovationssamarbete. Detta är en processmetod som är ett alternativ till förkommersiell upphandling och som kan avbrytas utan upphandling. En form av utvecklings- och marknadsdialog.

Målet är helt enkelt att utveckla en lösning om det finns möjlighet. Vi fick ett danskt exempel kring individanpassad avfallshantering på Bornholm, med 40.000 invånare. Det var en innovationsprocess med tre deltagande leverantörer. En av dem, Ragn-Sell beskrev resultatet: ”Har skapat högre transparens och trovärdighet för en potentiell framtida uppdragsgivare”.

Anna Bennich Karlstedt är legitimerad psykolog, föreläsare, författare och medverkar ibland även i TV-program. Hon höll ett varmt och ibland även humoristiskt föredrag om allvarliga problem på arbetsplatser, utifrån frågan om kränkningar och tystnadskultur på arbetsplatser. Definitionen lyder ”Handlingar som riktas mot enskilda personer på ett kränkande sätt och som kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.” Hon pratade både om sexuella trakasserier och om andra sorters särbehandling, som kan yttra sig som att systematiskt ignorera en medarbetare, försvåra någons arbete, omotiverat ta ifrån/förändra arbetsuppgifter, kritisera eller förlöjliga någon inför andra, sjukförklara den som framför” obekväma” åsikter eller kritik. Hon pratade också om individens reaktioner, om orsaker i organisationer och om hur man på arbetsplatsen tar upp ett organiserat arbete mot kränkningar.

Efter lunchen var det dags för parallella seminarier, i tre omgångar, var och en med fyra seminarier att välja bland. Tyvärr kan man ju inte gå på alla och i år var det sällsynt svårt att välja, då det fanns så mycket intressant att lyssna på.

Själv började jag med att lyssna på Sebastian Nordgren, inköpschef i Nacka kommun. Han berättade om hur Nacka med hjälp av intern och extern dialog före, under och efter upphandling och tecknat avtal fått in betydligt fler anbud. Dessutom har man lärt känna sina leverantörer, det har blivit bättre affärer och man har både dragit in politiken och utvecklat metodarbetet kring upphandlingar.

Dynamiska inköpssystem (DIS) är inte vanliga i Sverige. Kristianstads kommun har vågat gå i bräschen. Hannes Olbers, upphandlare, Sofia Törnberg, ekonom och Anna-Lena Wägbo, ekonom, alla från Kristianstads kommun talade om sina konkreta erfarenheter och kompletterades av Evelina Emanuelsson, upphandlare och Jan Jäderberg, kategoriansvarig teknik och energi, bägge från SKL Kommentus, som även de börjat arbeta med DIS. Eftersom ett DIS-avtal kan förändras över tid så innebär det att ju mindre man preciserar i ursprungsdokumentet, dess större flexibilitet ryms under avtalstiden.

Mirja Saarväli, upphandlingschef i Eskilstuna, fick hoppa in med kort varsel då de danska kollegorna från IKA fått förhinder. Ämnet var ”Inköpsstyrning som strategiskt verktyg” och en intressant fråga var, är det möjligt att involvera och samverka med politiken för att styra inköp? I Eskilstuna är det uppenbarligen möjligt och deras modell, Smarta inköp, har väckt uppmärksamhet på många håll. Man har liksom många andra kommuner stora utmaningar i ekonomin, man insåg att tjänstemän och politiker behövde komma närmare varann och det har resulterat i riktningar och vägval på tre nivåer. Strategiskt (VAD) samt taktiskt och operativt (HUR). Den politiska styrningen återspeglas i årsplan och budget. Man arbetar med spendanalys, workshops i stället för utbildningar, dialog med alla förvaltningar, fokus på verksamhetsnytta och kartläggning av de processer man använder. ”Det är i mötet det händer” sa Mirja och konstaterade att det handlar om dialog i alla led.

Därmed var det slut på dagens parallella seminarier och efter en stunds fika och utställarbesök talade Sylvia Nylin från Svenska Möten om Slösmöten för miljarder och då handlar det om fyra veckors möten per år och tjänsteman! Hur får man en sund möteskultur med hållbara möten, undrade Sylvia. Lyckligt nog hade hon också svar på frågan och gav oss en genomgång av Mötesledarens ansvar, Mötesdeltagarens ansvar, Virtuella möten, Hållbara möten, Mötesstruktur och Mötespartner, Sylvia avslutade med tre tips, 1. ALLTID syfte, 2. Tydliga spelregler och 3. Feedback.

En något otacksam roll hade professor Olle Lundin, nämligen att hålla dagens sista föredrag innan det var dags att skynda till hotellen för att göra oss i ordning för kvällens aktiviteter med middag, underhållning och prisutdelning. Inte heller ämnet var det mest upphetsande, ”Upphandling i skenet av ny förvaltningslag och kommunallag”. Men ack vad vi bedrog oss. Detta föredrag blev ett av de mest underhållande på hela årskonferensen, med dråpliga kommentarer och lågmäld ironi. Om det hade någon koppling till att Olle Lundin bor i Smedjebacken är oklart.

Den nya lagen om Kommunal avtalssamverkan, (SOU 2017:77, prop. 2017/18:151) innebär bl a.
ökade möjligheter till samarbete mellan kommuner, svar på fr.a. mindre kommuners behov av samverkan, svårigheter att ha och bibehålla kompetens, kommuner ska kunna sälja och köpa tjänster av varandra, men lokaliseringsprincipen är ett absolut hinder. Även Upphandlingslagstiftningen kan vara ett hinder, enligt utredningen.

Olle Lundin raljerade friskt, inte minst kring Lokaliseringsprincipen, som innebär att en geografisk gräns är utgångspunkten, att nyttan ska hamna i kommunen, hos medlemskollektivet, t.ex. ett vägbygge och den innebär att en kommun inte kan sälja tjänster till en annan kommun. Detta var funktionellt år 1862, då lagen infördes, i dag är den ren idioti konstaterade Olle Lundin. Vi fick också lära en del kring Hamburgundantaget (som handlar om möjligheter till kommunal samverkan) och de oklarheter som råder där, om bristen på synkronisering mellan förvaltningslagen och kommunallagen, om olika typer av jäv och en hel del annat smått och gott. Det var med ett stort leende på läpparna vi begav oss till hotellen.

Efter uppfräschning och klädbyten fanns chartrade bussar som tog oss tillbaka till Elmias festlokal, där bordsplaceringar och välkomstdrinkar väntade. Även här fanns en rapp och rutinerad organisation som fick oss att trivas, som fick mat och dryck att serveras med både snabbhet och vänlighet och på alla sätt fick ett flyt i arrangemangen, som verkligen imponerade.

Kvällen fortsatte med musikunderhållning av hög klass, välkomsthälsningar och god mat och dryck. Kvällens höjdpunkt var naturligtvis prisutdelningen till Årets inköpare, där vi hade fler nominerade än någonsin. Och nu blev det återigen, för andra gången denna dag, dags för den mycket förvånade Mirja Saarväli att kliva upp på scenen.

Så här löd juryns motivering: "Mirja Saarväli tilldelas utmärkelsen för att i rollen som upphandlingschef bedrivit ett övergripande och målmedvetet arbete för att lyfta inköp till en strategisk nivå i sin organisation. Med Mirja i spetsen har kommunen utvecklat en långsiktig modell för styrning och samverkan mellan tjänstepersoner och politiker. Genom deras fokus på inköp som ett strategiskt verktyg för samhällsutveckling och effektivitet är Eskilstuna kommun ett föredöme för resten av Sverige. Mirja Saarväli är därför en välförtjänt vinnare av Årets inköpare 2018."
Vi kommer snart att få träffa Mirja i en längre intervju på SOI’s hemsida.

För de pigga och dansanta fanns möjlighet att festa vidare till ett bra slag efter tolvslaget, för de lite tröttare rullade de chartrade bussarna kontinuerligt under kvällen.

Redan klockan halvnio på morgonen började de parallella seminarierna rulla vidare.

Robert Moldén talade om hur den ”nygamla” konkurrensprincipen (den fanns ju även före 2007) förändrat upphandlingen och om kopplingen mellan konkurrens och upphandling. Han tog också upp SOI’s lagförslag för upphandlingar under tröskelvärdena, där han särskilt noterade Argument 6, ”Lägre transaktionskostnader leder till ökad konkurrens” och Argument 7, ”Bättre konkurrens leder till bättre förutsättningar för affären”. Huruvida SOI’s förslag verkligen leder till förenkling var Robert ändå osäker på och till detta återkommer vi i nästa nyhetsbrev.

Om hur man gör en reserverad upphandling i praktiken, berättade Marie Emilsson, inköpssamordnare i Söderhamn och Sandra Stark, upphandlare hos Inköp Gävleborg. Så fort den nya lagen kom bjöd man in Socialförvaltningen, Försäkringskassan, Coompanion, sociala företag med flera till dialog. Det visade sig att sociala företag från Söderhamn med omnejd hade ganska mycket att erbjuda, till exempel hade två av de inbjudna företagen livsmedelstillstånd. Processen landade i upphandling av fruktkorgar till verksamheter i kommunen och förutom att den var reserverad för sociala företag var det ”en helt vanlig upphandling” En komplikation är dock att definitionen av sociala företag inte är glasklar, vilket även Upphandlingsmyndigheten uppmärksammat.

Efter fikat fick vi höra SKL’s chefsekonom, Annika Wallenskog, med en enorm erfarenhet från den svenska kommunsektorn, tala om framtiden för kommuner, regioner och landsting. Just nu ser det bra ut för kommunerna, även om 90-talskrisen gjorde att underhåll på fastigheter, skolor etc, missköttes. Det får vi betala nu med en stor utbyggnad av förskolor och skolor. Den samlade låneskulden hos kommuner och landsting är snart 1000 miljarder kronor. Men, vad kommer att hända om räntorna stiger?

Stridspiloten och överstelöjtnanten Robert Karjel höll dagens sista och mycket engagerande föredrag. Hur bygger och leder man organisationer och får dem att klara det omöjliga i extrema situationer? Hans mycket konkreta erfarenheter, bland annat från att leda insatserna mot kapare utanför Somalia, kampen för att lyckas frakta livsmedel till miljoner svältande medan man är under attack och erfarenheten att ha förlorat en stor mängd medarbetare och varit på alldeles många begravningar av omkomna kollegor satte en särskild nerv på föredraget och berörde alla oss som lyssnade.

Två av SOI’s mest rutinerade och mångåriga styrelsemedlemmar, Egil Nylén och Henrik Karlsson lämnade nu styrelsen och avtackades med långa applåder.

Som allra sista punkten på dagordningen gav Emma Breheim en väldigt kort historik över SOI's historia, från bildandet av det som då hette KIF – Kommunala Inköpares Förening och fram till dagens trettionionde årskonferens. Nästa år fyller alltså SOI 40 år och nu fick vi veta var denna årskonferens går av stapeln. Vi var åtskilliga som hade slagit vad och vi var väldigt många som hade fel.

Nästa årskonferens blir alltså den 3-5 april i Uppsala! Räkna med fullsatt!

Och därmed avslutades denna publikmässigt rekordartade, innehållsmässigt högkvalitativa och mycket välorganiserade årskonferens och vi rullade tillbaka mot vardagen, förhoppningsvis med nya erfarenheter, nya kunskaper och nya bekantskaper.