Rapport från Almedalen

– Vi hade det bra i Almedalen och det var full rulle, gick i 190 knyck, skrattar Emma Breheim och nämner också att man var åtta personer från styrelsen på plats. Men det var väl enda sommarveckan då det faktiskt var kallt, jag fick köpa mig en täckjacka, tillägger hon. Vi har fått bra möjligheter att föra fram SOI’s ståndpunkter, både offentligt och i informella sammanhang. Det har bland annat handlat om vårt förslag kring förenkling av regelverket  och vi har funnit en bred förståelse, både bland politiker från olika partier och andra beslutsfattare. Detta är förstås särskilt viktigt ett valår, att veta att det finns en förståelse för behovet av förenkling av regelverket och även vikten av förtroende och mandat för oss som profession.

– Vi har också deltagit i många bra seminarier, debatter och andra evenemang. Det har blivit väldigt tydligt att vi befinner oss i en förflyttning vad gäller vår roll och vårt sätt att arbeta.

Nedan följer en rapport från några av de de seminarier och debatter som SOI deltog i. Den avslutas med en redogörelse från Årets spaning (se bilden ovan), där SOI bjudit in ett antal erfarna spanare i och kring upphandlingsvärlden, för att reflektera och debattera. Här hittar vi många intressanta iakttagelser som tydliggör den pågående förflyttningen och som också pekar framåt.

Hur skall pengarna räcka till?
Enligt officiella ekonomiska rapporter saknas nära 50 miljarder till välfärdssektorn redan 2020 och det blir värre! Kan offentlig sektor motverka det ekonomiska hotet mot den välfärd vi är vana vid idag genom bättre och effektivare redskap och styrning av landets offentliga inköp och upphandlingar?

På Offentliga affärers seminarium ställdes denna komplexa fråga. Debatten leddes av Bo Höglander och medverkande gjorde Emma Breheim, Ordf SOI , Ann-Sofie Lillberg, Chef för affärsenheten, Upphandlingsmyndigheten, Annika Wallenskog, Chefsekonom och chef för avdelningen för ekonomi och styrning, SKL, Catharina Piper, Advokat och partner, Moll Wendén Advokatbyrå och Anders Wijkman, Independent Legislative, Office Professional.

Anders Wijkman inledde med att konstatera att vi har tagit bort alla möjliga sorters beskattningar, nu återstår nästa bara inkomstskatt, däremot ingen skatt på natur och råvaror. Vi behöver mer forskning och mer resurser men det handlar inte bara om pengar utan om bättre organisation, exempelvis inom sjukvården. Annika Wallenskog nämnde SKL’s Ekonomirapport (som visar en brist på 50 miljarder om ett par år) och konstaterade att intäkter hör ihop med demografi och med vilka som jobbar. Det kommer att krävas nya sätt att arbeta med välfärden. Catharina Piper menade att man redan kommit långt inom vård och omsorg, med hjälp av ny teknik och digitalisering.

Emma Breheim påpekade att förr var inköp ”sista utposten”. Vi behöver i stället se positiva utmaningar och att vi blir uppsökta på ett helt annat sätt. Uppföljning och inköpsanalys är viktiga, så arbetar vi allt mer i Luleå. Ett exempel är totalentreprenader, där vi nu undersöker om det är effektivare att dela upp dem och att standardisera där det är möjligt. Ann-Sofie Lillberg tillade att upphandling måste lyftas till en strategisk nivå, exempelvis i innovationsupphandling, men det krävs kunskap och en engagerad ledning  för att arbeta på nya sätt. På FMV satsade man stort på kompetens- och metodutveckling. Det kostade 30 miljoner men gav 300 miljoner tillbaka!

Annika Wallenskog menade att det är fel med detaljstyrning, upphandla i stället funktion och utveckla dialogen med leverantörerna och Emma Breheim fyllde i med att resurser måste användas rätt. Förenkla de ej direktivstyrda upphandlingarna och lägg resurserna på de stora upphandlingarna.

Gift ihop upphandlingen med hållbarhetsexperter, menade Anders Wijkman. Det finns ett enormt resursslöseri i den offentliga sektorn. Vi är dåliga på materialanvändning, det behövs mer kvalitet och mer återvinning. I byggsektorn finns enorma pengar att spara. Catharina Piper vill involvera leverantörerna mer, exempelvis i innovationspartnerskap och nämnde hur Region Skånes förklädesupphandling nu även gett mer miljövänliga påsar i livsmedelsaffärerna.

Emma påpekade att innovations/funktionsupphandling kan användas även i mindre sammanhang. Besparingar kan inte göras med samma procent över hela linjen utan bör handla om utvalda projekt. Och det är märkligt att vi ibland gör stora affärer utan att någonsin ha pratat med leverantören.
Alla i panelen var också överens om att samhället borde satsa mer på kompetensutveckling kring upphandling, även på högskolenivå, och då inte bara juridik utan även logistik, inköp, etc. och att vi behöver prata med om den goda affären, inte om lagen.

Även domstolsfrågan lyftes i debatten, det behövs en särskild upphandlingsdomstol eller annan typ av överprövningsinstitut, nu har vi exempelvis fått en Kammarrättsdom som går emot dialog, vilket innebär ett onödigt steg bakåt.

Bosse Höglander sammanfattade debatten till att det behövs mer kompetens, mer strategi, mer dialog, högra status och mer styrning.

Rollspel kring dialog hos Upphandlingsmyndigheten

”Varför är beslutsfattare i offentliga organisationer viktiga för att ge dialogen rätt förutsättningar? Upphandlingsmyndigheten vill öka antalet organisationer som arbetar med dialog. Målet är att fler ska våga ha dialog under hela inköpsprocessen. Dialog sker utifrån många perspektiv och med olika djup, men utgår alltid ifrån ett behov. Vi utgår från vår inköpsmodell och illustrerar med hjälp av rollspel hur leverantörer och upphandlande myndigheter och enheter kan föra dialog genom hela inköpsprocessen.”

Upphandlingsmyndigheten hade bjudit in några personer till en tillfällig karriär i skådespelaryrket, vilket de klarade med glans! Moderator var Jenny Engström från Dialogmakarna (många av hos minns henne från Upphandlingsmyndigheten). Deltagare i rollspelet var Mikael Kipowski, utvecklingsdirektör, Helsingborgs stad, Linda Jansson, upphandlingssamordnare, Vallentuna Kommun och styrelsemedlem i SOI, Peggy Dicksdotter Hermansson, företagare, Offentlig Måltid i Sverige och Maria Öhman, strateg med inriktning innovation, Upphandlingsmyndigheten. Mikael, Linda och Peggy fick ”spela sig själva” medan Maria fick spela rädd och lite ängslig verksamhetsansvarig i en livsmedelsupphandling.

Så här utveclade sig rollspelet; Utvecklingsdirektören hade fått idéer om dialog inför livsmedelsupphandlingen och då ville Maria helst inte vara med och hon trodde inte heller att leverantörerna var intresserade. Linda och Peggy fick med varsam men bestämd hand lotsa henne till en annan, lite modigare, inställning och när dialogen väl blev av blev den också väldigt lyckad. I all sin enkelhet blev det en väldigt illustrativ föreställning om vikten av dialog i upphandlingar..

Därefter gjordes en snabbgenomgång av Upphandlingsmyndighetens dialogmodell.
Planera > Kartlägga > Analysera > Upphandla > Implementera > Förvalta

Ha gärna ett utvecklingsmöte med leverantören innan leveranserna börjar och sedan återkommande uppföljnings- och utvecklingsmöten. Bra om även utvecklingsdirektören och kostcheferna medverkar på dessa möten.

Avslutningsvis fick våra skådespelare sammanfatta vad de tycker i dialogfrågan.
Linda: Involvera både vertikalt och horisontellt, diskutera, prioritera och lägg mycket tid i början av processsen så blir det mycket enklare på slutet.
Peggy: Ta dialogen med oss leverantörer, vi vill vara med. Och ju tidigare, desto bättre resultat.
Mikael: Använd dialog i alla faser, före, under och efter upphandlingarna. Det ger innovation och nytänkande.
Maria: Var inte så himla rädda utan samarbeta!

KPMG och Effektiva inköp i offentlig sektor

Kraven på offentliga aktörer ökar ständigt när det gäller såväl säkerhet som transparens och nytta för skattepengar. KPMG hade bjudit in och här diskuterades framgångsfaktorer tillsammans med panelen bestående av Stefan Nordin - upphandlingschef Stockholms stad, Emma Breheim - ordförande SOI samt upphandlingschef Luleå kommun, Mikael Hallqvist - inköpschef Gävle kommun, Niklaz Kling - strateg Upphandlingsmyndigheten och Fredrik Kristiansson, Country Leader, IKEA. Diskussionerna leddes av Lisa Sandberg och Stefan Lundström från KPMG.

Debatten inleddes med frågan om skriverierna kring Transportstyrelsen och Nya Karolinska har gett en negativ bild av upphandling. Emma menade att man måste titta på hela processen, det behöver inte vara upphandlingen som fallerar. Men händelserna kan ha skapat ett ökat intresse. Stefan Nordin påpekade att trycket på oss som arbetar med upphandling har ökat, också i att skapa ordning och reda i de offentliga affärerna. Mikael ansåg att det definitivt finns ett ökat intresse för frågorna och det är bra. Niklas tog upp frågan i ett europeiskt perspektiv, man börjar samlas kring en gemensam lösningpå EU-nivå och Sverige ligger långt framme när det gäller hållbarhetsarbete, kriterier och livscykelkostnader.

Fredrik menade att offentlig sektors inköp blivit väldigt mycket mer professionella. Det är absolut rätt riktining men det måste vågas ännu mer. Upphandling skall användas för långsiktiga mål och komma till nytta för medborgarna.

Stefan Nordin berättade att Stockholm har startat ett ambitiöst program för innovation och upphandling. (Det finns beskrivet i en artikel på SOI’s hemsida som du hittar här ) Nu är både den politiska ledningen och tjänstemännen med i processen. Det handlar om höjda mål och ett mer strategiskt sätt att arbeta. Vi har tidigare haft för mycket av ”ett eget språk” och det duger inte om vi vill bli lyssnade på.

Fredrik fortsatte med att IKEA önskar sig mer funktionsupphandling, vi behöver veta mer om syfte och ändamål med upphandlingarna. Vi säljer inte bara produkter utan även tjänster kopplade till dessa. Och vi vill vara med och diskutera lösningar. Av alla de upphandlingar jag tittar på är det bara var tjugonde som jag ser har ett sådant upplägg att vi kan vara med. Det är en hög överprövningsgrad i möbelbranschen men inte på funktionsupphandlingar. Det gäller att utvärdera på rätt saker... Stefan höll med om att vi har med alldeles för mycket detaljer, det finns ett kunskapsövertag hos leverantörerna. Mikael menade att hållbarhetsperspektiv och tillgänglighet är viktiga frågor. Gärna mer funktionsupphandling men det är också en kompetensfråga.

Emma pekade på SKL’s ekonomirapport. Det kommer att fattas mycket pengar framöver och upphandling blir ännu viktigare då. Vi måste koppla ihop ekonomistyrning med inköp, inte en procents besparing över hela linjen utan i stället utgå från inköpsanalys. Var har vi saker att göra? Stefan påpekade att det inte bara är en resursfråga för inköp utan för hela beställarorganisationen

På Niklas fråga om upphandling är en het valfråga påpekade Emma att inköpsområdet har mått bra av Ardalan Shekarabi som ansvarig minister. Vi vill inte gå tillbaka i tiden. Och Stefan infogade att i Stockholm har det politiska stödet blivit mycket bättre. Ja, även i Luleå, inflikade Emma, Vi har bra förtroende och mandat, utan detaljstyrning. Eskilstuna har tagit fram en bra modell för kontinuerlig dialog med politiker och tjänstemän. Och Mikael nämnde upphandlingens betydelse för att Gävle nu är Sveriges näst bästa stad på miljöområdet.

På frågan om hur man lyckas ta plats i diskussionerna menade Niklas att man måste prata om viktiga saker, kunna kvantifiera. Mikael ansåg att man måste prata om nytta och effekter och Stefan berättade att när man kunde bekräfta med fakta och visa precis hur mycket man köper in för så blev det en dörröppnare i diskussionerna.

Emma menade att förhoppningsvis blir det mindre fokus på reglerna och mer fokus på vad vi kan leverera och utveckla. Kompetensförsörjning är en av de viktigaste frågorna, bland annat genom en bred akademisk utbildning. Och inköpschefer måste ha förtroende och mandat, det är viktigare än den exakta placeringen i organisationen.

Därefter ställdes en fråga till publiken om vilka av de frågor som diskuterat som är viktigast. Med drygt 50 % vann ”Ökat samarbete” och som god tvåa kom ”utveckla kompetens” med 28 procent. Mikael ville gärna se uppföljning som en av de viktigaste frågorna och Stefan fyllde i med beställarkompetens.

Fredrik berättade att IKEA hade skickat ut en förfrågan till 70 myndigheter om att få träffa dem. Man fick ja från 69 så visst finns det ett intresse för dialog.

Emma avslutade med att hoppas att det blir en förenkling av regelverket efter valet. Det är helt nödvändigt att effektivisera inköpsprocessen.

SOI's spanarseminarium i Almedalen 2018

SOI hade återigen satt samman en kompetent och noggrannt utvald spanarstyrka för att lyssna av vilka som har varit de viktigaste snackisarna under Almedalsveckan. Är det förenklingsutredningen, valet, SOIs lagförslag eller någon helt annan företeelse som kommer att ha störst genomslag inom upphandlingsområdet? Tillsammans debatterade och reflekterade de medverkande över årets debatter. Det fanns gott om intressanta synpunkter och spaningarna gav en väldigt god bild av de förändringar som den offentliga upphandlingen genomgått de sista åren.

På Dagens Samhälles scen medverkade Eva Ternegren, Ordförande, Inköps- och upphandlingsnämnden, (MP), Göteborgs stad, Björn Borgman, Head of Management Consulting, KPMG, Emma Breheim, Ordförande, SOI, Sveriges offentliga inköpare, Niklas Tideklev, Strateg med ansvar för innovation på Strategienheten, Upphandlingsmyndigheten, Karin Peedu, Upphandlingsstrateg, SKL, Catarina Piper, Advokat och partner, Moll Wendén Advokatbyrå AB och Helena Brynolfsson, Ägare, ProSourcia AB. Och moderator var även detta år Gabriella Ahlström.

Eva Ternegren var först ut med att berätta att det vanligaste ordet hon hört är ”hållbarhet”. Exempelvis hur man skall uppnå 2030-målen. Och med 16-20 procent av ekonomin är ju naturligtvis offentliga inköp ett av de viktigaste verktygen. Och nästa iakttagelse är att det pratas om och efterfrågas dialog, både från leverantörer och från upphandlare.

Emma Breheim menade att i dag är alla överens om dialog, även politiken. Det har skett en förflyttning av upphandling/inköp till en strategisk nivå där kvalitet och samhällsutveckling är ledord. Men då måste det till en förenkling av regelverket. Mer mandat och tillit från ledningen och vi måste följa upp vad vi gör. Det har skett en utveckling av samtalen över åren, nu gäller det att komma till verkstad.

Björn Borgman hade varit på 18 seminarier om upphandling. Nu pratar vi om inköp, strategi, interna verksamheterna. Hur följer vi upp? Utveckla resultat och effekter, helhetsförståelse. Samverkan och dialog är stort nu. Men sedan kommer förstås ”Hur gör vi?”

Eva hade stött ihop med Frälsningsarmén som hade frågat. Varför måste vi skriva så mycket om miljöledningssystem och en massa annat när det är missbruksvård vi vill sälja till er?

Karin Peedu känner sig nöjd med den ökade bredden i debatten. Exempelvis utifrån den demografiska utmaningen och de 50 bristmiljarderna. Digitaliseringen kommer att vara en del av svaret och vissa lösningar finns redan, exempelvis VR-lösningar. Ett exempel är ju att betala för resultat i stället för arbetade timmar. Så vi har en förskjutning mot strategisk upphandling men ”huret” saknas.

Niklas – I väldigt många andra seminarier, där vi inom upphandling inte är med, finns inköps- och upphandlingsfrågor med. Så hur skall vi förändra vårt mindset?

Catharina berättar att hon inte bara är spanare utan att hon även sänt ut spaningssatelliter, d v s kompisar som också fått rapportera till henne om vad de hört om upphandling. Hon menar att i Almedalen pratar man bara om upphandling i positiva ordalag, inte som i pressen. Men alla vill veta ”huret”. Politikerna måste stötta inköpsorganisationerna för att de skall kunna ta de stora stegen.

Helena hade kollat statistik och funnit att hållbarhet är stort, men även säkerhet och AI. I fjol var det mer om sociala krav. Professionalisering och mer differentierade roller märks tydligt i debatten och att fler praktiker är här nu, inte bara konsulter och jurister.

Även publiken bekräftar på fråga från moderatorn att de hört mycket om upphandling i Almedalen. Hans Jeppsson i publiken frågar om relationen mellan den god affären och att jobba i en politiskt styrd organisation. Eva Ternegren svarar att det behövs mer kunskap i politiken, men Göteborg har mål numera och upphandling fyller ett par sidor i den kommunala budgeten. Eskilstuna är ett bra exempel och förhoppningsvis kommer vi till en tipping point där detta blir det naturliga arbetssättet.

Emma berättar att hon träffat en del politiker här och de måste fås med, både lokalt och nationellt. Björn påpekar att vi lägger på nya krav, exempelvis sociala, efterhand men dialogen med politiken och leverantörerna måste vara konstant så att det inte blir en ryckighet i hur vi upphandlar.

Catharina uppmanar till mer skrivande om de bra upphandlingarna. Ha tillit till professionen, att de kan använda olika krav ”när det är relevant”. Och Helena fyller i att det behövs breda perspektiv för innovativa och framåtriktade lösningar. Niklas tycker att det varit en del negativ press under året men att det inte har märkts av i Almedalen.

Publiken vill veta mer om innovativa partnerskap och Niklas håller med, gärna fler seminarier om detta nästa år. Catharina menar att OPI är något som är på gång.

Moderatorn fyller i och ställer frågan, Vad vill vi se mer av? Eva menar att överprövningar är en fråga som skapar rädsla för förseningar och avtalslösa områden. Därför blir blir det för mycket ”lägsta pris” i upphandlingarna. Nya möjligheter för den idéburna sektorn och reserverade kontrakt ville Eva också veta mer om.

Emma påpekar att 25 procent av alla seminarier i Almedalen berör upphandling. Alltså borde vi kunna skapa en korsbefruktning genom vidgade samtal och möten med människor vi inte träffar i dag. Björn vill veta mer om hur vi upphandlar intellektuella tjänster och gränsytan mellan egen regi och det vi köper in. Hur skall kompetensförsörjningen se ut och hur skapar vi kompetenskluster?

Karin undrar hur vi kopplar ihop nya lösningar och ny teknik med de upphandlingsformer vi har, exempelvis nätlösningar. Privata lösningar finns ofta redan men hur betalar vi för dem? Kanske för resultat, exempelvis en lyckad behandling? Vi har ju regler om den kommunala kompetensen. Och Niklas menar att den demografiska utvecklingen betyder nya roller för upphandlingen men i år saknades seminarier om kompetensförsörjning i exempelvis välfärdstjänsterna. Hur kommer vi dit?

Ja eller nej? Publiken röstar.

Catharina säger att hennes satellitspanare bekräftar att det finns utrymme för mer korsbefruktning. Och vi behöver prata mera om ”hur”. Även Helena vill veta mer om ”hur” och om att vidga perspektiven. Exempelvis behöver mängder av skolor renoveras eller byggas. Vi behöver söka breda lösningar för detta. Och Catharina fyller i att Danmark har bra projekt för korsbefruktning avseende inomhusmiljöer. Björn påpekar att det behövs fler personer med inköpskompetens i verksamhets- och förvaltningsledningar.

Avslutningsvis ställs en fråga till publiken; Har spanarpanelen pratat om rätt saker? Svaret blir ett klart och tydligt JA!