Möt Årets inköpare – Mirja Saarväli

En mycket överraskad Mirja Saarväli tar emot priset.

Det är ju ganska roligt att SOI-styrelsen blev tvungna att ”lura” Mirja att komma till Jönköping som vikarierande föredragshållare, för att kunna dela ut priset. Men som de flesta av er redan sett så fanns det en väldigt intressant motivering till varför Mirja blev vald till Årets inköpare. Den väcker faktiskt en hel del spännande frågor. Så här löd alltså motiveringen; ”Årets inköpare har i rollen som upphandlingschef bedrivit ett övergripande och målmedvetet arbete för att lyfta inköp till en strategisk nivå i sin organisation. Med årets inköpare i spetsen har kommunen utvecklat en långsiktig modell för styrning och samverkan mellan tjänstepersoner och politiker. Genom deras fokus på inköp som ett strategiskt verktyg för samhällsutveckling och effektivitet är Eskilstuna kommun ett föredöme för resten av Sverige. Mirja Saarväli är därför en välförtjänt vinnare av Årets inköpare 2018.”

Föredrag på årskonferensen.

Var en och en som arbetar som upphandlare eller upphandlingschef inser att det även krävs kloka politiker och en bra organisation i kommunen för att få möjlighet att lyfta verksamheten på ett sådant sätt. Mirja berättar att 2015 befann sig kommunen i ett ekonomiskt besvärligt läge och det fanns ett hårt tryck kring att spara pengar. Mirja kom till sitt nya jobb som upphandlingschef i Eskilstuna precis i den vevan. Politikerna hade insett att har man inte kontroll över sina inköp så blir det inte lätt att spara.

Mirja är också noga med att poängtera att det har handlat om ett lagarbete, om dialog och samarbete. En viktig del i utvecklingen är att kommunen är organiserad i en processtruktur och att det går att arbeta tvärfunktionellt och med tydlig inriktning på resultat. Man måste tänka metod och arbetssätt, att mäta och följa upp. Men det är inte människorna som skall kontrolleras utan arbetssätt och metod. Eskilstuna har bland annat skapat en Anvisning för processbaserad verksamhetsutveckling som du hittar här
Förändringar är en naturlig del av människans liv för att det finns en vilja att lära sig mer, utvecklas och förbättra saker och processer som förenklar vardagen. Och Eskilstuna har lyckats med att skapa ett positivt förhållningssätt som får människor att växa och som blivit en framgångsfaktor för kommunen.

I förändringsarbetet har Mirja också haft stöd och hjälp från kommunstrategen Gunnar Ekdahl, som har drygt tjugo års erfarenhet av ekonomistyrning som ekonomichef, produktchef samt business och koncerncontroller inom privat, statlig och kommunal verksamhet. Tack vare stort intresse av förändringsarbete, har effektiviseringar och kostnadsbesparingar ständigt varit i fokus. Nu arbetar Gunnar som kommunstrateg på kommunledningskontoret i Eskilstuna kommun, med särskilt ansvar för kommunens årsplanering och upphandlingsfrågor.

Rent konkret när det gäller inköps- och upphandlingsfrågor så insåg man alltså att tjänstemän och politiker behövde komma närmare varann och det har resulterat i riktningar och vägval på tre nivåer. Strategiskt (VAD) samt taktiskt och operativt (HUR). Den politiska styrningen återspeglas i årsplan och budget. Man arbetar med spendanalys, workshops i stället för utbildningar, dialog med alla förvaltningar, fokus på verksamhetsnytta och kartläggning av de processer man använder. Och med hjälp av inköpsanalys och smarta affärer så har man lyckats minska kostnader och ökat avtalstroheten.

– Men vi kommer att fortsätta arbetet med att utveckla våra inköp, det finns hela tiden en förbättringspotential, påpekar Mirja.

Och vem är då människan Mirja Saarväli, som leder en upphandlingsorganisation med 16 personer, i en stad med över 100 000 invånare?
– Jag har alltid gillat fart och fläkt, att ha många projekt igång. När jag arbetade på Ericsson hade jag bla arbetat med att utveckla verktyg för att samordna verksamheternas avtal i många länder. Men när jag lämnade telekomindustrin 2003 för att i stället bli upphandlingschef i Arvika var tanken att flytta ut på landet och försöka ta det lite lugnare. Det blev si och så med det, skrattar Marja, som ändå blev kvar många år  i Värmland. Vi var ju också lite månskensbönder vid sidan av det ordinarie arbetet.

Här följer ett litet citat ur en artikel som publicerades av Sveriges Radio redan 2004.
Arvika kommun har blivit modell för lokal upphandling. Sedan två år har kommunen flyttat sina inköp från grossister till lokala leverantörer. Detta har skett inom ramen för lagen om offentlig upphandling och har lett till att sex butiker, varav fem lanthandlare har fått leverera livsmedel för nästan fyra miljoner kronor per år till kommunala inrättningar. Men att gynna lokala handlare var inte utgångspunkten.
-Från början var det ett behov för verksamheten att få tillgång till mindre förpackningsstorlekar, säger Mirja Saarväli, inköpare på Arvika Kommun.

– På den tiden ifrågasattes man om man delade upp upphandlingarna, nu är det tvärtom, kommenterar Mirja. Jag minns att en av handlarna faktiskt kunde utöka sitt sortiment tack vare vår upphandling.

– Du har också varit holistisk hund- och hästterapeut vid Stall Nordstuga i Arvika!
– Ja, djur, främst hästar har också varit en viktig del i livet. Jag har en häst kvar och den har haft ett jobbigt sjukdoms år. Jag vill bli bättre på dressyr, men tränar hästen för hästens skull, den måste tycka om det vi gör. Precis så som jag vill att alla medarbetare ska känna, ha kul och må bra på jobbet, då tror jag alla människor presterar bättre.