Branschöverenskommelse – upphandling av livsmedel, 2.0

På SOI’s hemsida har vi tidigare uppmärksammat det viktiga arbete som utförs av kostchefernas organisation, Kost & Näring, när det gäller att skapa förtroende mellan de olika aktörer i livsmedelskedjan som tillsammans skall åstadkomma slutprodukten, den goda offentliga måltiden.

På Posthotellet i Göteborg träffades 28 och 29 mars cirka 600 medlemmar och besökare på de årliga Kostdagarna under två intensiva dagar. Här presenterade Kost & Närings fokusgrupp Upphandling den nya Branschöverenskommelsen för upphandling av livsmedel. Fokusgruppen har letts av Anna Svartsjö, som arbetar som livsmedelscontroller i Södertälje och hon presenterade överenskommelsen tillsammans med Linda Bjarle, livsmedelscontroller i Helsingborg. Den tidigare branschöverenskommelsen, från 2015, har nu uppdaterats med nya, centrala områden där upphandlingskedjans aktörer enats om en gemensam hållning.

Branschöverenskommelsen ska förstås som ett levande dokument, där målsättningen är att löpande komplettera med nya, relevanta områden. I linje med denna ambition är dokumentet strukturerat i två delar:

• Överenskommelse – områden där aktörerna enats om en gemensam hållning.
• Diskussionsområden – frågor där arbetet för en framtida, gemensam hållning pågår.

Syftet med branschöverenskommelsen är att etablera praxis på centrala områden inom livsmedelsupphandlingen och därigenom skapa förutsättningar för ”den goda affären” genom upphandlingskedjans samtliga länkar.

Utöver Kost & Näring står följande företag bakom överenskommelsen:
Aviko Norden; Dafgårds; Ewerman/Greenfood; HK Scan; Ipinium; Kronfågel; Lantmännen Cerealia; Martin & Servera; Menigo; Orkla Foods Sverige; Santa Maria; Skånemejerier Storhushåll; Svensk Cater; Unilever Food Solutions.

De områden där det nu finns en branschgemensam överenskommelse är följande.

1. Begränsa mängden dokumentation vid upphandlingar – prioritera det som är av vikt
2. Definitioner rörande sortimentsförändringar och upphandlat sortiment
3. Ökad tillämpning av Request for Information, RFI
4. Annonseringstid minst 60 dagar
5. Svarstid vid frågeställande 2-4 dagar
6. Avtalsspärr i samband med tilldelning 20 dagar
7. Hållbarhetstider (Trappa för färskvaror, frysvaror och kolonialvaror)
8. Prisjusteringar

I dokumentet kring överenskommelsen finns närmare definitioner och förklaringar till varje område.

De områden där arbete för en framtida, gemensam hållning pågår.
1. Prisjusteringar, fortsatta diskussioner
2. Lagervara kontra beställningsvara
3. Vägledning för specifika varugrupper

Den paneldebatt som följde efter presenatationen leddes av Annika Unt, som vi känner bland annat från Skolmatens vänner. Diskussionen bekräftade den stora förändring i samarbetsklimatet mellan branschens alla aktörer och behovet och nyttan av dialog för att tillsammans skapa den goda affären kring den offentliga måltiden. Alla var överens om att branschöverenskommelsen bidragit till forsatt allt mindre överprövningar i livsmedelsupphandling. Exempelvis berättade Michael Bengtsson från Menigo det finns en helt annan dialog och förståelse för varandra och att man bara hade begärt en enda överprövning under de senaste tre och ett halvt åren. En annan särskilt viktig del i överenskommelsen är hållbarhetstrappan som i praktiken innebär ett ordentligt minskat matsvinn och att leverantörerna desutom har möjlighet att sänka priser i anbuden då man inte behöver kalkylera med lika mycket svinn. Håkan Ydrevik från HKScan konstaterade att hållbarhetstrappan inneburit att man fått en bättre planering och blivit bättre på att leverera samt att man inte behöver slakta djur i onödan.

Både Anna Svartsjö och Michael Bengtsson tryckte på att det är viktigt att även de offentliga upphandlarna känner till innebörden i Branschöverenskommelsen, för att den skall komma till största möjliga nytta.

Branschöverenskommelsen 2019 Upphanding av livsmedel finns att ladda ner här.