Susanne Afzelius – i Uppsala bygger vi förtroende

På SOI´s årskonferens i våras var Uppsala vår värdstad. Vi hälsades den gången välkomna av Joachim Danielsson, stadsdirektör i Uppsala kommun och inköpschefen, Susanne Afzelius, i ett gemensamt föredrag. Här framgick väldigt tydligt hur man driver en mycket effektiv och modern kommunorganisation i Uppsala och den nära samverkan som finns mellan kommunledningen och stadens inköpsorganisation. Samtidigt har Uppsala gjort ett stort avtryck genom att man av en internationell jury på uppdrag av Världsnaturfonden, utsetts till Årets globala klimatstad. Detta i konkurrens med 132 städer från 23 olika länder. Nyfikenheten väcktes och vi besökte därför Susanne Afzelius för att få veta mer om hur man arbetar med inköp och upphandling.

Susanne började med att berätta att det är lite speciellt att arbeta i en stad i så stark tillväxt och med en så stor framtidstro. I dag har Uppsala drygt 220 000 invånare, år 2050 kan man vara 340 000 invånare. Därför behövs det fler bostäder, arbetsplatser, mötesplatser och skolor och mer och snabbare kollektivtrafik. Nu är Uppsala även ett av regeringens prioriterade områden i satsningen på nya hållbara städer och stadsdelar. Det är en mångmiljardinvestering med fokus på att utveckla hållbarhet i framkant, innovation och nyskapande. För Uppsala betyder det bland annat ytterligare två tågspår mellan Uppsala och Stockholm, en ny tågstation vid Bergsbrunna, nya kollektivtrafikstråk och fler bostadsområden i de södra stadsdelarna. Det är en historisk satsning, med statens långsiktiga stöd. Visionen är innovativa modellområden med unika möjligheter för testbäddar, där nya lösningar prövas i verkliga miljöer. För det behövs samarbete och dialog med marknadens skarpaste kompetenser. Och det kräver en kompetent och välfungerande kommunal organisation.
Inköp har sedan årsskiftet flyttats upp i organisationen genom att upphandling och inköp blivit en egen stab och  Susanne har fått en ny chef som arbetar direkt under stadsdirektören.

En resa i att bygga förtroende
– Som jag ser det handlar det om att bygga ett förtroende i organisationen och det har jag arbetat aktivt med under min tid som inköpschef här i Uppsala, en resa som började för knappt tre år, säger Susanne. Innan dess har jag arbetat bland annat som inköpschef på FOI samt på SLU men är i grunden civilingenjör och började min bana som forskningsingenjör inom läkemedelsindustrin. Hur som helst, det innebar att jag fick börja utvecklingsarbetet från grunden, genom att besöka förvaltningar och bolag för att lyssna in deras behov, bygga förtroende kring att vi är en samarbetspartner och ett bra stöd för verksamheternas arbete. Upphandling har ibland haft ett dåligt rykte och det gällde att vända den situationen. Det tog sin tid men i dag anser jag att vi har ett bra rykte i organisationen, man ser att vi kan bidra till att få till affärsmässiga bra avtal anpassade till verksamheten och samtidigt se till att de politiska målen uppfylls. Nyligen har vi fått upphandlingsutskott hos nästan alla nämnder samt ett inrättat Upphandlingsråd. Upphandlingsrådet är ett rådgivande organ avseende generella upphandlingsfrågor i kommunen och ett stöd för att ytterligare utveckla verksamheten. I Upphandlingsrådet finns en representant från respektive parti i kommunstyrelsen samt representanter från Svenskt Näringsliv, Företagarna, Handelskammaren och ideella/idéburna organisationer.

Det finns ett stort intresse för upphandling hos politiken och vi har fått ett stort förtroende från ledningen. Upphandling har lyfts på agendan och sedan i våras rapporterar jag direkt till kommunstyrelsens arbetsutskott fyra gånger per år för att de skall kunna följa och ha synpunkter och frågor kring inköpsverksamheten.

Vår organisation
– I dag har vi en mycket välfungerande inköpsorganisation med 26 fantastiskt duktiga och kompetenta medarbetare, därav 19 upphandlare, två avtalscontrollers varav en jurist, en verksamhetscontroller, en administratör, två e-handelssamordnare och en inköpare som även sitter i vår support. Dessutom har kommunen en Hållbarhetsavdelning som vi samarbetar mycket med, däribland en miljöstrateg för ekologisk hållbarhet som arbetar väldigt mycket med oss, och en medarbetare för social hållbarhet. Det innebär faktiskt att vi arbetar med sociala krav, framför allt arbetsrättsliga krav, i alla upphandlingar och det gäller naturligtvis även miljökraven.
Vi arbetar även till viss del kategoristyrt, med sju olika kategorier, och vi upphandlar totalt i kommunkoncernen för ca 5-6 miljarder årligen och förvaltar totalt ca 1 000 avtal. Vi genomför samtliga upphandlingar, numera även entreprenadupphandlingar.  Bolagen däremot får genomföra egna upphandlingar om de så önskar.

Ny policy och riktlinjer för upphandling och inköp antogs av KF våren 2018. Det är ett viktigt styrande dokument och Uppsala kommun har hög målsättning inom ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet. För att ha koll på hur vi utvecklas arbetar vi även med nöjd kundindexmätningar, både mot våra verksamheter och mot leverantörer och här ser vi en positiv utveckling för varje år. Vi ställer väldigt detaljerade frågor för att få veta vad vi kan förbättra och agerar efter resultatet.

Leverantörsdialog med över tusen företag
– Detta är ett av de viktigaste områdena för oss för att kunna vara en attraktiv affärspartner och handlar egentligen om flera olika saker. Dels den personliga dialogen, som bland annat innebär att vi kontaktar alla leverantörer, även de förlorande efter så gott som alla tilldelningar, vilket uppfattas väldigt positivt. Men även att vi arbetar mycket med RFI och att vi arbetar med både små och stora leverantörsträffar plus vanliga marknadsundersökningar. Våra stora generella leverantörsträffar har haft en fantastisk utveckling. På två träffar i höstas och två i våras har vi haft totalt 1.100 besökare. Det var nästan chockartat men jättepositivt och vi fick byta till större lokaler. Då hade vi annonserat träffarna på alla CPV-koder men även i olika sociala medier och i lokalpressen. På leverantörsträffarna hade vi ett ”mingelbord” per upphandlingsområde samt per bolag som deltog. Det innebar att alla våra besökare hade möjlighet att ha dialog med oss inom just deras område.
Förutom dialog arbetar vi även aktivt med att förenkla och förbättra våra upphandlingsdokument, vilket är viktigt för att få in fler leverantörer och bättre anbud.

Våra hållbarhetskrav och styrande dokument
I Uppsala kommuns upphandlingspolicy framgår bland annat följande: I upphandlingar ska alltid sociala krav ställas. Vilka sociala, etiska och arbetsrättsliga villkor som är aktuella i respektive upphandling bedöms utifrån vilken vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas. Sociala villkor i upphandlingar kan exempelvis vara lika möjligheter och rättigheter för kvinnor och män, sysselsättningsmöjligheter, social integration, rättvis handel och arbetstagares rättigheter. De leverantörer kommunen ingår avtal med ska fullgöra sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter.

Enligt upphandlingslagstiftningen är ju upphandlade myndigheter och enheter skyldiga att ställa arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid i nivå med kollektivavtal om det är behövligt och det går att fastställa arbetsrättsliga villkor. Skyldigheten gäller vid upphandling av varor, tjänster, byggentreprenader samt koncessioner som uppgår till minst de tröskelvärden som gäller enligt respektive lag. Politiken i Uppsala kommun har dock bestämt att Uppsala kommun alltid ska ställa arbetsrättsliga villkor.
Likaså är Uppsala en Fairtrade City och det återspeglas i kommunens upphandlingar genom att krav på rättvis handel, Fairtrade eller motsvarande, ställs då förutsättningar finns på marknaden.

Vad gäller ekologisk hållbarhet ska kommunens upphandlade leverantörer bidra till att kommunens miljö- och klimatmål uppnås liksom de nationella miljömålen. I kommunens upphandlingar ställs alltid miljökrav. En bedömning genomförs kvartalsvis av upphandlare tillsammans med miljöstrateg gällande vilka specifika miljökrav som är relevanta att ställa utifrån upphandlingsobjektet. Annat värt att nämna är att Uppsala ingår i ett samarbete som heter Uppsala klimatprotokoll, där kommunen samarbetar med flera aktörer.

Innovationsvänliga upphandlingar
I upphandlingspolicyn står även att Uppsala kommun ska arbeta för att främja innovationer för att kunna möta framtida utmaningar inom välfärd och tillväxt samt efterfråga långsiktigt hållbara lösningar. Detta ska ske bland annat genom att genomföra innovationsvänliga upphandlingar inom relevanta områden och efterfråga nya förslag på lösningar.

Avtalsförvaltning och uppföljning
I Uppsala kommun följs de krav, kriterier och villkor som ställs i en upphandling  upp enligt olika nivåer under avtalstiden. En framtagen strategi för avtalsuppföljning implementerades i höstas och alla avtalade leverantörer klassificeras och följs upp enligt olika nivåer.

Nästa steg är att utveckla vår e-handel
– Vi har visserligen e-handel idag, men i begränsad omfattning, berättar Susanne. Nu har vi nyligen upphandlat ett nytt system, Visma Proceedo, som ska implementeras i hela organisationen, som omfattar runt 15 000 anställda. Det kommer att bli en utmaning och vi beräknas börja med den första piloten nästa år. Systemet kommer hjälpa verksamheten att handla rätt, göra det lättare att beställa avtalade varor och tjänster samt öka kommunens avtalstrohet. Planen är att alla beställningsbara varor och tjänster ska handlas via systemet.
När jag arbetade på SLU och vi precis infört e-handel fick jag en gång frågan om hur man beställer en avelsget i systemet. Det var inte helt enkelt att få till den beställningen, skrattar Susanne.

Men utvecklingsresan på Uppsala kommun tar inte slut där
– Det kommer alltid att finnas saker där vi kan bli bättre, men samtidigt är det fantastiskt roligt att få arbeta i en sådan här organisation, med en så positiv utveckling, så många bra medarbetare och så mycket framtidstro, avslutar Susanne.