Kan innovationsupphandling rädda världen?

Situationen i världen innebär att behoven av innovation är större än på mycket länge. I maj 2019 meddelade Naturvårdsverket att utsläppen av växthusgaser inte minskat, utan tvärtom ökade med 1 procent under 2018. Klimatpolitiska rådets årsrapport från i mars månad i år, menar att vi i Sverige borde minska utsläppen från en procent per år-tempo till åtta procent per år-tempo för att nå våra egna klimatmål, då förstår vi alla att något radikalt kommer att krävas.     

Av bland annat denna anledning var Upphandlingsmyndighetens seminarium i Uppsala, ”Upphandling som möjliggörare för innovation” en viktig plats för kunskapsutbyte mellan den offentliga upphandlingens aktörer, i en tid när innovation och fler innovationsupphandlingar kanske borde stå högst på samhällsagendan. Medarrangörer var Region Uppsala och det strategiska innovationsprogrammet Medtech 4 Health som ska främja utvecklingen inom den medicintekniska branschen. Upphandlingsmyndighetens kundchef, Filip Brännström, var seminariets moderator och lyckades att göra detta krångliga ämne både begripligt och spännande.

Regionrådet Johan Örjes, ansvarig för kollektivtrafiken i Uppsala inledde dagen med att ta upp riskerna med att vara vid innovationens frontlinje. Vid sidan av att upphandla ”från hyllan”, det vill säga standardiserade större inköp, har man testat upphandling av bränsle för bussar, där man ville använda flytande biogas för att för nå ett mervärde med ökad hållbarhet inom kollektivtrafiken. Tekniken var dock inte färdigutvecklad vilket inneburit att regionen istället hamnade på efterkälken när det gäller användningen av fossilfria bränslen. I slutändan innebar det att man tvingades köra på naturgas istället för flytande biogas. Denna erfarenhet har gjort att man ställt sig frågan inom vilka områden man främst ska leta efter innovationer, eftersom det alltid innebär risker.

Alla känner till upphandling men vad är egentligen innovation?          
Upphandlingsmyndighetens Maria Öhman, som haft olika positioner inom upphandlingsområdet, höll en inledande presentation av begreppen och definitionerna kring innovationsupphandling. Hennes grund för innovationsupphandlingen är då myndighetens vision; ”Sunda offentliga affärer för en hållbar framtid”.

Maria Öhman menar att utan innovativt arbete finns ingen hållbar framtid. Det finns dock inget förfarande som heter innovationsupphandling, exempelvis finns det inget inom LOU som heter så, utan att det är ett samlingsbegrepp. Ett viktigt verktyg i myndighetens arbete är deras inköpsmodell som delar in upphandlingsprocessen i tre delar; förberedelsearbetet (den största och kanske viktigaste delen i processen, som lägger grunden för en lyckad upphandling), upphandla (den tekniska, juridiska delen av upphandlingen som styrs av LOU, är ofta en mindre del av arbetet) samt realisera (implementering och förvaltning av det som upphandlats, därför har avtalsuppföljning blivit ett hett ämne i upphandlarkretsar eftersom denna del inte alltid får den tid och utrymme som krävs för ett lyckat resultat). Innovation måste kunna ”landa” för att vi ska kunna få ut effekterna i offentlig verksamhetsutveckling. Det är ju effekterna som är slutmålet.

Magnus Larsson, chef för enheten för digital utveckling, på Akademiska sjukhusets verksamhetsutvecklingsavdelningen, talade under rubriken ”Kravställningens betydelse för digital transformation. Föredraget handlade om betydelsen av att göra ordentliga underlag och research innan projekt realiseras, på Magnus Larssons avdelning handlar det om ett 60-tal projekt. Ett projekt som han lyfte fram handlar om ”en säker och effektiv läkemedelskedja” där myndigheter utmanas genom att olika lagkrav just nu sätter upp vissa hinder. Digitisering är att överföra en process/funktion från analog till digital form – exempelvis en journal – till en dataskärm eller en smarttelefon. Digitalisering är när arbetet handlar om att utmana sätt att tänka, beteendemönster och där slutmålet kan vara digital transformation, där fokus är på människor och de effekter man uppnår i en verksamhet.

En viktig erfarenhet av avdelningens arbete är att kostnaderna kan hållas nere för de olika projekten när kravställningsarbetet utförs på ett grundligt sätt, något som Magnus Larsson noggrant redogjorde för. Att ändra i efterhand blir både dyrt och ineffektivt utifrån ett verksamhetsperspektiv. Att göra rätt från början skulle kunna vara en devis för avdelningens utvecklingsarbete.

”Hur fångas behov upp vid upphandling?” var rubriken för Per Luks, strategisk IT-upphandlare, Uppsala kommun. Hans föredrag bytte dock namn till ”Partnerupphandling - med innovationsinslag” och handlade om Uppsala kommuns arbete med partnerupphandlingar och hur man får in innovation i detta arbete. Bakgrunden var ”att hantera stora system och stora lösningar”. Vanliga ramavtal sträcker sig bara ca 4 år men numera krävs ofta längre tidsperioder för att få robusta IT-system på plats, i ett möte med ett samhälle i ständig utmaning och förändring. Det är också här möjligheten till innovation inträder i partnerskapet, eftersom så mycket är okänt, vilket kräver fördjupade diskussioners utifrån att ingen kan se in i framtiden. Därmed krävs allt oftare en förhandlad upphandling. Upphandlings- och partnerskapskapet vilar på att vi har en partner som känner vår verksamhet och som kan leda kommunen men också att vi hjälper varandra i en process där innovation kan komma på sikt, menade Per Luks. En partner har också ansvar för att ta in underleverantörer när man inte själva har all relevant kompetens vilket också visat sig vara en väg till innovationer. Allt detta samverkar till att långa avtal sluts. Man har även från kommunens sida en genomgång med potentiella partners, det vill säga, en leverantör som förlorat en upphandling får en genomgång av kommunen kring varför man inte blivit vald, vilket är något som uppskattats. Förfarandet med dessa strikta förhandlingsarrangemang har gjort att man inte fått några överprövningar, med ett enda undantag

Leverantörsperspektivet belystes dessutom av Mikael Sälg, VD och Thomas Anderzon, från GE Healthcare under rubriken ”Erfarenheter av innovationsupphandling - ett leverantörsperspektiv”. GE Healthcare är ett stort företag inom högkvalificerad medicinsk vård och stor spelare inom offentlig upphandling men föredraget visade tydligt att bara för att man är stor så är man inte osårbar. Det är när man testar något nytt, något banbrytande som samarbetet kommer upp på en ny nivå där syftet är att förbättra, optimera och effektivisera en verksamhet för en kund. Denna process är inte helt lätt, det är när man utvecklar ett partnerskap – av mera strategisk betydelse även för företaget – som det uppstår ett antal nya utmaningar. Koncernspråket engelska och semantiken är en utmaning, innovation och forskning blandas ibland ihop konceptuellt och språkligt vilket kan innebära viss förvirring. Därför vill man träffa både upphandlare och representanter för verksamheten för att bättre förstå utmaningarna. Det är när samverkan och partnerskap krävs för att nå högre mål som krockar kan uppstå; när kompetens, erfarenheter och idéer flödar fritt innan något avtal ligger på bordet. Ett företag måste skydda sina IP (Intellectual Property) som exempelvis kan vara strategiska data. Resultatet kan bli att företaget blir återhållsamt eftersom idéer och tankar kan försvinna till konkurrenterna.

Dagens sista talare var Benny Eklund, IT-strateg, Region Uppsala. Hans föredrag ”Hur vi valde att delta i ett EU-finansierat innovationsupphandlingsprojekt” handlar om tre europeiska länder, Spanien, Frankrike och Sverige, där temat var kronisk smärta, kopplat till förkommersiell upphandling. Det kliniska området smärta är kostsamt för samhället; motsvarande kostnaden för försvaret och för att driva bankväsendet. Innovationskraften behövs därför inom verksamhetsområdet. Målet var att få fram ett IT-system för att förbättra processen; man skrev dock ingen specifikation utan formulerade vad man ville ha ut av projektet. När man väl hade satt igång visade det sig att första besöket var viktigt för den fortsatta behandlingen och det var det momentet som tog mest tid. Fördelen att i detta fall inte ha en detaljerad specifikation var att man fokuserade enbart på förbättringsområden, vilket blev utgångspunkten för detta EU-finansierade arbete. Detta förfarande satte igång alla parter i projektet, där 17 konsortier ville vara med från start i fas ett – författandet av en trovärdig förstudie – till att bygga en riktig prototyp (fas 2) som ska prövas på riktiga patientfall (fas 3). Endast två konsortier kom till detta stadium och där befinner sig projektet i dag. Och självklart finns utmaningar när tre länder, tre kulturer och fyra europeiska organisationer ska samarbeta.

Kontentan av dagen var, om man skulle sammanfatta det kort, att innovationsupphandling underlättas med grundligt förarbete – både strukturerat och ostrukturerat, att frihetsgraderna är mycket stora men att vi inte ännu upptäckt hela vidden av möjligheter som denna upphandlingsform medger.

För den som vill se föredragen i efterhand finns de att se på Upphandlingsmyndighetens hemsida, klicka här

Reflektioner
Innovation: Tänka nytt, tänka annorlunda, förändra beteenden, göra annorlunda, helt nya tjänster eller produkter, nya arbetssätt, bättre ta tillvara idéer; man kan se innovativt på innebörden av begreppet innovation. Självfallet kan man inhämta forskarnas definitioner men för att kreativiteten ska flöda inom området bör ramarna vara vida och breda.

Behoven: Låter enkelt att fastställa men är i sammanhanget avgörande för att lyckas hitta rätt nivå på lösningsförslagen som är; gradvisa förbättringar, radikala förbättringar samt transformativa lösningar.     

Förarbeten: Innovativa upphandlingar är inget som lagstiftaren vill motverka eller hålla tillbaka. En uppmaning är att läsa förarbetena till lagstiftningen och se på vilka möjligheter som finns snarare än att leta hinder. Rörelseutrymmet är större än vår praktik i dagens Sverige.  
Nationella upphandlingsstrategin: Ett regeringsinitiativ om innovationsupphandling som ett strategiskt verktyg för att nå ett långsiktigt hållbart samhälle. Mål 5 handlar om innovationsupphandlingens roll och möjligheter.  

Få innovationsupphandlingar: Antalet innovationsupphandlingar som annonseras i Sverige år få. Kanske kan vi lära av det norska nationella programmet för leverantörsutveckling, i dagligt tal Innovative anskaffelser. De fungerar som ett nav i den norska nationella utvecklingen av innovationsupphandling. År 2010 lades sammanlagt 6 innovationsupphandlingar ut på den statliga annonsdatabasen Doffin. År 2016 hade antalet ökat till 180.

Flexibilitet: En av publikfrågorna på seminariet blixtbelyste upphandlingens dilemman, nämligen regelverk kontra rim och reson. Frågan handlade om en brukare som skulle ha stor hjälp av en katapultplatta för att komma upp ur en stol. Denna produkt finns just nu bara på Amazon, för cirka 5000 kronor, men kan inte köpas in enligt vårt nuvarande regelverk. Istället blir lösningen en personlig assistent för cirka en kostnad på 1 miljon kronor. DIS, dynamiska inköpssystem, kan kanske lösa denna knut men få arbetar i dag med denna modell enligt Maria Öhman på Upphandlingsmyndigheten.    

Graden av radikalitet: För att göra skillnad behövs en kunskapsbank och ett kunskapsnav (som i Norge).