Möt Petra Rantzow

Helsingborg är en av Sveriges mest framgångsrika städer på miljöområdet. Tre år i rad har man blivit vald till Årets miljökommun. Vad innebär de höga ambitionerna för upphandlarna? Vi har talat med Petra Rantzow som är inköpschef i Helsingborg.

– Helsingborg skall vara en av Europas mest innovativa städer år 2022. Det kommer att ställa andra krav på upphandlarna i framtiden. Vi kommer att vara mer av affärsutvecklare i stället för upphandlare. Vi kommer att ha mycket mer dialog och utbyten med våra leverantörer. Det finns redan nu men behöver utvecklas ännu mer, det kommer att krävas nya och annorlunda samarbetsformer, partners och kontrakterade samarbeten, ibland även utan köp.

Om vi skall kunna uppfylla de globala målen så behöver vi skapa nya tankar och nya idéer kring hur vi arbetar före och under avtalstid. I dag kravställer vi alltför sällan kring utveckling av avtalen under pågående avtalstid, det behöver vi göra för annars går vi baklänges under tiden, eftersom omvärlden hela tiden förändras. Det gäller också beställarorganisationen, nytänkandet är lika viktigt och nödvändigt där och hela organisationen måste involveras. Det gäller att få alla att vara motiverade, även när man har ansträngda budgeter krävs en tillåtande organisation, så att medarbetarna mår bra även när det krävs förändring.

– Det finns ju också gråzoner i upphandlingsvärlden. Hur långt kan vi gå i tidig dialog, hur tät kan och får den vara? Hur transparent måste man vara? Öppna seminarier har vi redan i dag på olika håll, men hur långt skulle vi kunna komma och hur långt kan utbytet gå? Detta är en gråzon men nödvändigt att ta itu med. Och hur skall vårt förhållningssätt se ut under avtalstiden? Då jag arbetade på Telia under tidigt 2000-tal hade jag en mentor som hade arbetat på Televerket innan LOU-tiden. Han kunde berätta om det omfattande och mycket långvariga samarbetet med LM Ericsson och hur detta förde Sverige till en tätposition i världen på telekom-området. Detta brukar ju även Ardalan Shekarabi tala om, det fanns ju fler liknande samarbeten, men faktum är att vi är mycket mer försiktiga i dag. Formell konkurrens blir viktigare än resultatet för offentlig sektor.

– Jag tror också att vi kan komma längre när det gäller kategori- och inköpsstyrning. Förtroende och samarbetsförmåga är viktiga egenskaper i en bra affär. Vi behöver långsiktiga strategiska partners, inte bara ramavtal. Vi har för mycket ska-krav och för lite utveckling inbyggt i avtalen. Det behövs både piska och morötter och om en leverantör exempelvis når en besparing åt oss, eller kan utveckla en tjänst under avtalstiden så skall det belönas. Vi skall ha utvecklingsmål och tydliga morötter.

– Det gäller ju också att upphandlarna är med och att vi uppmuntrar och berömmer när man vågar testa nya sätt att upphandla. Upphandlare är ambitiösa, det är svårare med beställargrupper då de är många fler. Och där är det ju deras chefer som behöver delta, och uppmuntra till nytänkande.

– Vi behöver också bli bättre på att få initiativ att landa. Kanske behöver vi genomförandecoacher. Hur jobbar vi före och efter avtalen? Varför gör vi det här? Sanktioner behövs ibland men att skapa förbättringspotential är viktigare. Och då är fyra år ibland en för kort avtalstid. Att skapa bättre produkter eller tjänster kan ibland ta väldigt lång tid. Begreppet ”värdehöjande leverantör” är något att sträva efter.