Så har Luleå byggt inköpsorganisationen

Ett tag innan semestern skickade vi ut en liten efterlysning, utifrån ett brev från en läsare. Hon skrev, ”Jag vet inte om ni har skrivit om detta innan, men jag hade tyckt det var intressant att få läsa om hur olika myndigheter har byggt upp sina inköpsorganisationer, tex roller, struktur etc.”

En inköpsorganisation som nappade på förfrågan är Luleå, vilket ju är extra intressant med tanke på den kommande årskonferensen. I Luleå har man bit för bit skapat en modern inköpsorganisation som kan svara upp mot de många olika förväntningar som växt fram inom offentlig upphandling.

Vi har talat med Johanna Dingertz, upphandlingsjurist i Luleå sedan ett år tillbaka och som stortrivs med sin roll. Johanna skrev sin D-uppsats om skatterätt och hade ingen som helst tanke på att arbeta med upphandlingsfrågor. men blev inspirerad att söka tjänsten av ett samtal med Emma Breheim, tidigare inköpschefen, som behövde en affärsjurist. Så här sammanfattar Johanna organisationen.

”Jag måste säga att jag tycker att vår organisation på Luleå kommun är otroligt bra. Vi täcker in många olika områden och kompletterar varandra på ett riktigt bra sätt.

Vi har en organisation på
• 8 upphandlare. De flesta har en universitetsutbildning i grunden men det är en stor variation bland utbildningarna. Vi har några med ekonomiutbildning, men sedan har vi kunskaper från industriell ekonomi, turism samt studie- och yrkesvägledning. Vi har även en kostvetare som upphandlar, förvaltar och följer upp alla våra kostavtal samt en upphandlare med IT-bakgrund som upphandlar det mesta av våra IT-avtal. De har med sig en helt annan bakgrund än inköp, det ger nya infallsvinklar och expertkunskap inom området vilket har varit mycket givande. Många av upphandlarna har även gått en YH utbildning med inriktning mot inköp, vilket gör att vi har en bra mix mellan upphandlare med spetskompetens inom ett visst område och upphandlare som är duktiga på inköp. En av upphandlarna har ett övergripande ansvar och jobbar som teamledare med att tilldela inkomna upphandlingar, men gör även egna upphandlingar, dock inget arbetsgivaransvar.

• 3 inköpare. De fungerar som den förlängda armen ut i verksamheten med information etc. de gör också direktupphandlingar och avrop.

•1 e-handelscontroller. Ser till att alla har möjlighet att nyttja avtalen på ett bra sätt samt att e-handel fungerar

• 2 avtalscontrollers som förvaltar och följer upp avtalen. De följer upp med siffror och kan ta ut bra analyser på hur vi köper och om vi är avtalstrogna eller inte. Den ena fokuserar på intern uppföljning, medan den andra fokuserar på det externa, men självklart hjälps de åt. De samarbetar även tätt med både upphandlare och e-handelscontroller.

• 1 strateg. Jobbar med hållbarhetsfrågor samt stöttar med sin kompetens i strategiska upphandlingar. Jobbar även med ständiga förbättringar i våra arbetssätt och i våra processer tillsammans med övriga.

• 1 jurist. Stöttar i juridiska frågor, både upphandling och avtal. Har även huvudansvaret kring överprövningar.

•1 inköpschef. Övergripande ansvarig, ser till att verksamhetsplanen bidrar till de politiska målen och att inköpsprocessen är en effektiv och värdeskapande process.  
 
Tillsammans bildar vi ett oslagbart team som jobbar nära varandra. Vi har dagliga pulsmöten för att se vad som är på gång och om det finns någon som behöver hjälp under dagen. Varannan vecka har vi möte med hela enheten för att ta mer övergripande frågor och var annan vecka träffas enbart upphandlare och inköpare för att stämma av samt utbyta kompetens och erfarenheter.

Vi har en bra och genomtänkt inköpsprocess, där vi tycker om att jobba LEAN-inspirerat och visuellt och där inköpsprocessen även speglar styrning mot organisationens mål, övrig verksamhet, omvärld och leverantörsmarknad. Ett huvudbudskap är att upphandlingsprocessen, zon 2, endast är en liten av den större inköpsprocessen.

Det är ändå viktigt att komma ihåg att ett framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan alla olika delar av organisationen.”

Förutom själva inköpsorganisationen finns flera andra personer ute i kommunen som har en bidragande roll. Särskilt viktiga är de behöriga beställarna, som vi förlitar oss mycket på när det gäller återkoppling kring hur avtalen fungerar. . De behöriga beställarna har också en viktig roll när vi på inköp genomför upphandlingar. Berörda behöriga beställare är då med och bildar en expertgrupp , Tillsammans med ansvarig upphandlare utformar de upphandlingsdokumenten och ser till att de motsvarar det verkliga behovet. Expertgruppen används sedan även vid frågor och svar under annonseringstiden samt vid utvärderingen. De finns alltså med under hela inköpsprocessen, från fas 1 till 3.

Dessutom har tidigare inköpschefen och SOI-ordföranden Emma Breheim fått en roll i Luleås nya kommunala organisation som lyfter inköpsfrågorna ännu mer. Emma är numera chef på Avdelningen Planering & analys som ansvarar för kommunens styrning, kvalitetsarbete samt kommunens strategiska plan och budget, där hon arbetar direkt under kommunledningen.

”Sammantaget innebär detta en väldigt positiv trend för inköpsverksamheten, där vi har ett starkt politiskt stöd och ett tydligt mandat. Jag är väldigt stolt över vår grupp, vi hjälper och stöttar varandra och vi delar gärna med oss av vår kunskap och erfarenhet. Vi trivs på jobbet och vågar ta tag i de utmaningar som finns. Och det skall bli otroligt roligt att få träffa SOI’s medlemmar på nästa årskonferens.” avslutar Johanna.


Just nu ser Luleås inköpsorganisation ut så här.

Inköpschef, Josefine Wihlzon, Övergripande verksamhetsfrågor
Teamledare/upphandlare Daniel Granlund
Strateg Marianne Lundberg
Jurist Johanna Dingertz
Avtalscontroller Joachim Mongs
Avtalscontroller Eva Henriksson
E-handelscontroller Ulrika Eriksson
Inköpare Åsa Flemström
Inköpare Lisa Aspgren
Inköpare Mikael Nordström
IT- upphandlare Anna Aspviken
Livsmedelsupphandlare Hannah Watts
Upphandlare Daniel Vikenbacke
Upphandlare Linda Sandström
Upphandlare Erika Kers
Upphandlare Jenny Sjögren
Upphandlare Sabina Nilsson