Visioner kring morgondagens offentliga affärer

I den pågående artikelserien kring hur hur olika myndigheter har byggt upp sina inköpsorganisationer skall vi denna gång titta på några framtidsvisioner. Inför SOI´s 40-årsjubileum och årskonferensen i Uppsala 2019 publicerade SOI några viktiga artiklar i Dagens Samhälle. De har inte tidigare varit publicerade på SOI´s hemsida.

Av dessa har vi denna gång valt några som berör visioner och planer för framtiden. Emma Breheim var ordförande i SOI och inköpschef i Luleå då hon gav sin bild, i dag har hon en annan viktig funktion i Luleå, som chef på Avdelningen Planering & analys som ansvarar för kommunens styrning, kvalitetsarbete samt kommunens strategiska plan och budget, där hon arbetar direkt under kommunledningen. Inger Ek är generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten, som för en tid sedan valdes till Sveriges modernaste myndighet. Mathias Lindahl är professor på Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling, Linköpings universitet.


Emma Breheim
Framtidens offentliga affärer

Offentlig sektor står inför en rad utmaningar. Färre ska försörja fler, medborgarnas förväntningar och krav ökar samtidigt som klimathotet växer. Att få mer effekt för varje satsad skattekrona är en förutsättning för att upprätthålla och utveckla vår välfärd.

I Sverige står offentliga inköp för sammanlagt 683 miljarder kronor varje år. Det motsvarar 17% av BNP. De offentliga affärerna spelar därmed en nyckelroll för att lösa samhällsutmaningarna. Genom strategiska inköp kan den offentliga sektorn få tillgång till den kompetens och de nya lösningar som finns på marknaden - samtidigt som de utvecklar samhället, bidrar till högre kvalitet och sänkta kostnader.

Regeringens nationella upphandlingsstrategi omfattar sju inriktningsmål som tar fasta på Agenda 2030 och offentlig sektors möjligheter att driva verksamhetsutveckling. Strategin är styrande för de statliga myndigheterna samtidigt som den vänder sig till företrädare för kommuner och regioner som rekommenderas att ta fram styrande dokument med upphandlingsstrategin som grund.

Sveriges Offentliga Inköpare (SOI) är en ideell förening som verkat för bättre offentliga affärer de senaste 40 åren. Vi har idag 1500 medlemmar inom kommuner, regioner och statliga myndigheter. SOI jobbar aktivt för att utveckla och effektivisera den offentliga upphandlingen och hela inköpsprocessen. Nu är det dags att lägga grunden för framtidens offentliga affärer. Därför lanserar vi en kompetensprofil för offentliga inköpare som skapar nytta idag och över tid.
För några decennier sedan producerade och utförde den offentliga sektorn många av de varor och tjänster som man idag köper in från externa utförare. Rollen som offentlig inköpare har sedan dess förändrats i grunden.

Från att handlägga ärenden och säkerställa att inköpen hanteras juridiskt korrekt, agerar vi numera även projektledare, verksamhetsutvecklare och controllers i syfte att addera värde i de organisationer vi verkar i och i det samhälle vi lever i.

SOI:s kompetensprofil utgår från verksamhetens behov och vilar på affärsmässighet men innehåller också områden som strategiutveckling, ledarskap och digital utveckling.

Inköparens kompetens är viktig. Men för att göra affärer krävs det ett lagarbete. För att lyckas i framtiden krävs det styrning, långsiktighet och tydliga ambitioner. Som beslutsfattare i offentlig sektor bör man skaffa sig kunskap och överblick för att veta hur mycket organisationen köper för, av vem, hur och varför? Vilka mål ska organisationen nå med inköpen och finns det en inköpsorganisation för att nå målsättningarna? Inte minst krävs det att det finns kompetens i hela organisationen för att skapa en helhet som möter verksamheternas och medborgarnas behov på kort och lång sikt.

Den 1-3 april arrangerar vi SOI:s årskonferens i Uppsala. Konferensen är Sveriges största upphandlingskonferens som samlar 900 deltagare i tre dagar. Konferensen är också startskottet på SOI:s resa mot framtidens offentliga affärer. Vi vill vara en stark röst även de kommande 40 åren där vi fortsätter att kompetensutveckla och inspirera offentliga inköpare för att få ännu mer effekt för skattepengarna. Om vi dessutom har beslutsfattare och politiker som förstår potentialen i de offentliga inköpen, har Sverige mycket goda förutsättningar att möta framtiden och dess utmaningar.


Inger Ek
Offentlig upphandlare – ett yrke i allt snabbare utveckling
Därför är kompetensutveckling och ledningens stöd en nödvändighet

Inger Ek är generaldirektör på Upphandlingsmyndigheten, hon är också jurist och har arbetat med upphandlingsfrågor på olika nivåer under många år, bland annat som VD på Upphandlingsbolaget i Göteborg. Vi bad Inger Ek att ge oss sin syn på kompetensutveckling och kompetensförsörjning i den offentliga upphandlingen.

– Jag har en vision om hur den offentliga upphandlingen skall se ut om femton år, berättar Inger Ek. Då fungerar upphandling på ett helt annat sätt än i dag. Vi får mer för pengarna genom att upphandla effekt i stället för definierade produkter eller tjänster, vi är ute i god tid i våra affärer, vi har inköpshubar på ett femtontal platser i Sverige och samverkan har gett oss en levande landsbygd. Vi arbetar i ständig växelverkan med leverantörerna och får in tio anbud per upphandling eftersom alla vill vara med och leverera. Offentlig sektor har blivit en god affärspartner och vi arbetar alltid med utvecklingsbara avtal under pågående avtalstid. Alla vet hur viktig upphandlingen är. Vi har stor bredd på leverantörerna och idéburen sektor är en viktig del. Upphandlare är ett högt uppskattat och högskolekopplat yrke med stora specialistkunskaper.

– Men vi har en bit att gå innan vi är där, skrattar Inger Ek. Det är ändå så att den offentliga upphandlingen har gått igenom stora förändringar på ganska kort tid. Eftersom upphandlingen grundas på EU-rätten låg tidigare ett stort fokus på att förstå juridiken och lagstiftningen och att följa det komplicerade regelverket. I dag har vi lyckats vrida fokus till den goda affären och till samhällsnyttan.

– Hur ser du att upphandlingsarbetet har förändrats, utifrån ett fokus på den goda affären?
– Vi har numera en nationell upphandlingsstrategi som fått stor påverkan och en upphandlingsmyndighet som både arbetar med metodutveckling och stöd åt de offentliga upphandlarna men även med stöd åt leverantörerna. Vi måste möjliggöra för leverantörerna att få ta del av kakan samtidigt som upphandlingarna ska genomföras på ett proportionerligt och transparent sätt. En väl fungerande upphandlingsverksamhet är även ett sätt att motverka korruption.  

– I dag ser vi mer på hela upphandlingsprocessen än vi gjorde tidigare. Det handlar om dialog före, under och efter upphandlingarna, om att ha koll på och dialog med marknaden, med beslutsfattare och med verksamheter, om att arbeta professionellt med avtalsförvaltning och uppföljning. Det ställs hela tiden större krav på de upphandlande organisationerna, vilket också resulterat i flera specialiserade yrkesroller, som exempelvis avtalscontroller, miljöstrateg, leverantörsansvarig, e-handelsansvarig etc. Bredden på professionen ökar, nya upphandlingsmetoder kommer hela tiden till.

Och jag tror att förändringstakten kommer att öka ännu mer, vi kommer att få knappare resurser och behöver få ännu mer valuta för samhällets pengar, vi kommer att få en ännu snabbare digitalisering och utveckling av AI. Upphandlingen blir ett allt viktigare strategiskt verktyg för samhällsutveckling.

– Det betyder att vi inte bara behöver få in nya upphandlare med hög och bred kompetens utan det behövs också möjligheter till kompetensutveckling för dem som redan arbetar inom den offentliga upphandlingen.

En väl fungerande ledning och lagspelet är nyckeln
– Vad är de viktigaste faktorerna i ett lyckat förändringsarbete?
– När vi tittar på de upphandlingsverksamheter som arbetar framgångsrikt, som utvecklar nya metoder, som vågar ta nya grepp och arbeta strategiskt så finns det ett par tydliga parametrar som nästan alltid finns med.

Det ena är stödet uppifrån, förståelsen för att upphandling är ett strategiskt verktyg och att rätt använd är den ett viktigt verktyg för samhällsutveckling. Det behövs både en förståelse, ett mandat och ett tydligt uttryckt stöd för att utveckla upphandlingen i den egna organisationen. Ledningsnivån måsta alltså ge de rätta förutsättningarna för yrket. Inköpsfrågorna bör ha en närhet till högsta ledningen.

Det andra är samverkan med beställarna i verksamheterna. Det handlar om ett lagspel där alla måste stötta varandra. Att gå från upphandlare som en isolerad administrativ resurs, en avtalsfabrik, till att se upphandlingen som en integrerad del i verksamheterna. Upphandlarna måste naturligtvis vilja utvecklas, men med rätt stöd uppifrån så växer givetvis den viljan.

Utbildning på akademisk nivå
– En del i kompetensutvecklingen, menar jag, är att det även finns utbildningar på hög nivå. Det innebär bland annat att det även måste finnas akademiska upphandlingsprogram, som bör vara tvärvetenskapliga och som ständigt anpassas till den aktuella samhällsutvecklingen, avslutar Inger Ek.


Matttias Lindahl
Ett akademiskt initiativ

Vi har avslutningsvis haft ett samtal med professor Mattias Lindahl på Linköpings universitet, som berättar följande.

– Vi har sammanställt en viljeyttring om påbyggnadsutbildning inom offentlig upphandling till regeringen. Linköpings universitet har en god och tvärdisciplinär kompetens inom exempelvis affärsrätt, företagsekonomi, statsvetenskap, nationalekonomi, industriell miljöteknik samt informationsteknik/molntjänster som kommer att kunna stödja utbildningen och utveckla kunskap om offentlig upphandling. Det finns även tidigare erfarenheter av att ge upphandlingsutbildningar på hög nivå.

– Jag har sedan tidigare, kopplat till min forskning, reflekterat över bristerna inom offentlig upphandling och behovet av att förbättra den akademiska utbildningen rörande detta, och har samtidigt sett att vi vid LiU har en unik möjlighet att kunna utveckla denna typ av tvärdisciplinära utbildning, säger professor Lindahl.