Ludvika och leverantörstroheten

– Ju bättre kontroll över inköpen, desto mer pengar kan gå till viktig verksamhet.

Följande minst sagt intressanta text har vi fått hämta direkt från Ludvika kommuns hemsida.

Leverantörstrohet kanske inte är något spännande ord. Men om det går att minska kostnaderna med 43 miljoner kronor, då får plötsligt resten av landet upp ögonen för Ludvika kommun.

När Maria T Westerlund fick den nyskapade tjänsten som inköpssamordnare vintern 2018, låg leverantörstroheten på 76 procent. Det betyder att 76 procent av vad som köptes in inom Ludvika kommuns verksamhet gick på något av de avtal som fanns. Resten gick utanför.

– Det var ganska mycket felköp; vem som helst kunde handla. Det resulterade bland annat i att vi fick fakturor som ingen ville kännas vid.

Åtstramade rutiner
Rutinerna är nu ordentligt åtstramade. Dessutom har de som utsetts till att ansvara för inköp blivit allt bättre på att både stämma av priser mot leverantörernas egna listor och att få en känsla för vad saker borde kosta.

– Om det står på avtalet att vi ska betala 40 kronor för en produkt och det sedan står 45 kronor på fakturan, då måste man kontakta leverantören så att priset regleras, samt underrätta UpphandlingsCenter.

43 miljoner kronor
76-procentig avtalstrohet 2018 blev till 89 procent året därpå. Och när böckerna stängdes 2020 – det heter så i ekonomiska sammanhang – var siffran 94 procent. I kronor räknat alltså en kostnadsminskning på 43 miljoner.

Runtom i landet har man börjat få upp ögonen för Ludvika kommun och använder arbetet som ett gott exempel.

– Jag är jättestolt! I rapporten som företaget Avtalsförvaltning gjort med UpphandlingsCenter och dess medlemskommuner står det att Ludvika kommun har något bra på gång och att modellen nog skulle fungera bra i övriga kommuner, säger Maria.

Varnar vid avvikelser
Hon är både spindeln i nätet och nageln i ögat. Hennes jobb är att hålla koll på inköpen, uppmuntra, men också varna när hon ser onödiga avvikelser.

– Det ska finnas en anteckning med en förklaring till varför inköpet skett hos en icke avtalad leverantör, så att jag vet när jag gör stickprov. Det finns alltid småköp som inte behöver upphandlas.

Målet högre
Under pandemin har det till exempel varit nödvändigt att gå utanför avtal ibland, när produkter inte funnits hos den avtalade leverantören.

– Mitt mål är alltid att komma lite högre, men redan nu ligger vi i princip högst i hela landet. Nu blir det lite svårt, men om vi kommer upp till 96 procent 2021, då är jag nöjd, säger hon.

E-handelsportal
Nästa steg är att ansluta avtalen till en e-handelsportal. Det betyder att den som ska köpa till exempel pennor går in och får en lista över alla pennor som finns tillgängliga enligt befintliga avtal.

– I november är det skarpt läge för hela kommunen.

Mer hållbart
Bra avtal kan göra produkter dyrare – om man bara ser till pengarna. Ett sundare synsätt väger även in aspekter som är bra för samhälle och miljö.

– Det kan handla om återbruk, giftfri förskola och social hållbarhet. Det är viktiga saker som gör att vi får in mer pengar till kommunkassan, om det gör att fler vill bo här. Ett avtal är inte bara ett pris, utan det ligger så mycket annat bakom.

Berömmer beställarna
Maria T Westerlund är noggrann med att berömma beställarna ute i organisationen.

– När jag berättat vad deras arbete genererat, så känner de sig stolta. Bara för att man har pengar kvar, betyder det inte att man ska handla. Det är skattemedel vi hanterar och de ska spenderas på rätt saker. Man ska köpa något om man har ett behov av det, inte för att det ”kan vara bra att ha”.