Värdet av erfarenheter

Man kan naturligtvis inte överskatta värdet av erfarenheter. I många fall är det ju våra erfarenheter som ger oss den viktigaste inspirationen inför viktiga beslut eller vägval, eller som hjälper oss undvika misstag. Som enskild egenskap kanske jag vill gå så långt att säga att förmågan att dra nytta av erfarenheter är en av de viktigaste vi har i våra yrkesliv, ja säkert i våra liv i övrigt också. Och grejen med erfarenhet är ju att den ju inte måste vara just din egen, man kan ha lika stor nytta av någon annans erfarenhet om man bara är öppen och nyfiken.

Ett av de första projekt jag jobbade med när jag precis börjat på Försvarets Materielverk efter högskolan gav en erfarenhet jag bär med mig än idag. Vi hade köpt en komplicerad teknisk produkt, och behövde köpa mer av samma sort. Det fanns en leverantör som med lätthet kunnat fortsätta leverera, även om kraven utökats något, och vi hade med samma lätthet kunnat teckna det avtalet inom lagens råmärken. En äldre kollega påpekade dock att det fanns en risk att just den leverantören kände till sin ”guldsits”, och att vi nog borde söka konkurrens aktivt. Min första egna större upphandling kom därför att handla om en förstudie där ytterligare tre företag bjöds in att utveckla ett koncept mot kraven. Vi betalade omkring fem miljoner för förstudien totalt. Jag minns att jag hisnade, det fanns ju redan en leverantör med en färdig produkt. Men det stora värdet var ju att ytterligare tre företag fick bekanta sig med kravbilden. När vi sedan kunde upphandla i konkurrens så skilde det 37 miljoner mellan den tidigare leverantörens anbud och den som till slut fick affären. Min äldre kollegas erfarenheter var ny kunskap för mig då, och har idag blivit en egen erfarenhet om värdet av konkurrens.

Häromveckan läste jag en artikel om besparingar i Ludvika kommun som följd av förbättrad inköpsverksamhet. Genom fokus på avtalsuppföljning har leverantörstroheten i kommunen ökat till 94 % och det har lett till besparingar på 43 miljoner kronor. Exemplet, bara ett av många liknande som finns, illustrerar något som SOI den senaste tiden drivit opinion om, nämligen att effektivt inköpsarbete skapar mer välfärd och samhällsservice för våra skattekronor. Jag hoppas att många får möjlighet att dra nytta av Ludvika kommuns erfarenheter av avtalsuppföljning. Inte bara vi kollegor inom inköpsskrået, utan också andra kommundirektörer som också vill spara pengar genom att satsa strategiskt.

I SOI’s kompetensprofil skriver vi om kategoristyrning som ett av de mest effektiva sätten att bedriva strategiskt inköpsarbete i en organisation. Det är analys- och faktabaserat och kan låsa upp stora mervärden, framförallt över lite längre tid. Det kan dock vara ganska komplext att införa i en organisation och förutom kunskaper om metodiken så rekommenderar SOI samverkan med andra organisationer som påbörjat eller genomfört en implementering av arbetssättet. Vid vår årskonferens i mitten av mars lanserade SOI ett program för erfarenhetsutbyte mellan våra medlemmar, en första omgång som vi hoppas och tror kommer att följas av fler. Den första omgången kommer att handla om just kategoristyrt arbetssätt, och jag är övertygad om att det kommer att leda till både kunskap och inspiration för deltagarna som de därefter kan ta hem till sina respektive organisationer för att utveckla sitt kategoristyrda inköp. Inom SOI säger vi ofta att verksamheten är ”av medlemmar, för medlemmar”, programmet för erfarenhetsutbyte illustrerar detta väldigt tydligt.

I förra veckan lämnade tre goda vänner SOI’s styrelse efter att ha bidragit med kraft och energi i styrelsens arbete under ett stort antal år, Lill, Thomas och Linda. Stort tack för era insatser! Självklart innebär det att erfarenhet lämnar styrelsen, men vi har också fått tre nya ledamöter. Anna, Anna och Camilla bär naturligtvis med sig egna erfarenheter som kommer att vara till stor nytta för SOI. Varmt välkomna säger jag till er!

Efter lite reflektioner om erfarenhet i denna text, så måste jag ändå också säga att allt inte kan lösas med bara erfarenheter. I värsta fall skulle det kunna bli väldigt konserverande, hämmande för nya lösningar. Ibland kanske man bara behöver säga ”hur svårt kan det vara”, och prova något oprövat. Antingen lyckas man eller så lär man sig något, alldeles oavsett så skapar man en erfarenhet.

Martin Kruse

Ordförande SOI