Möt Elin Willén – Årets inköpare 2022

Bild: Lennart Käck, Lulebild

En av höjdpunkterna under SOI´s årskonferens är utdelningen av priset till Årets inköpare. Det är alltid hemligt vem det blir, även för den alltid lika överraskade pristagaren. Vi har fått en pratstund med årets vinnare, Elin Willén på Sjöfartsverket, en myndighet som erbjuder ett stort utbud av specialiserade tjänster till olika intressenter, som exempelvis sjö- och flygräddning, sjökort och publikationer, isbrytning, sjötrafikinformation, lotsning och underhåll av farleder inklusive drift och underhåll av sjösäkerhetsanordningar som bojar, prickar och fyrar. Juryns hela motivering hittar du här

– Hur känns det så här efteråt, Elin?
– Såklart väldigt skoj och samtidigt motiverande att få priset.
Jag vet numera om att det är min chef och en kollega som har nominerat mig och det betyder såklart mycket när man vet om att man har en organisation som tror på det man gör.

Jag börjar landa i att jag blivit Årets inköpare, jag har fått många grattishälsningar och antal besökare på min Linkedin har ökat betydligt.

– Hur ser din bakgrund ut och varför blev du upphandlare?
– Jag fick höra från min mamma om hur man på myndigheter låser in anbud i kassaskåp och att det var ett hemlighetsmakeri kring det här med upphandling. Det gjorde mig nyfiken, och jag bestämde mig för att söka in på en inköpsutbildning i Norrköping för att därefter bli upphandlare.

Innan jag sökte in på utbildningen Kvalificerat inköp på Logistikprogrammet i Norrköping, var jag i Sundsvall och studerade webbdesign på Mittuniversitetet – vilket har varit en bra bas för mig att stå på i mitt arbete som IT-upphandlare.

Mitt första arbete efter avslutade studier 2011 blev som upphandlare på Region Östergötland (dåvarande Landstinget I Östergötland). Där fick jag prova på flera olika typer av upphandlingar med diverse inriktningar. Under 2013 började jag arbeta som upphandlare på Migrationsverket där jag bland annat fick vara med om den höga flyktingströmmen under 2015. Det var ett enormt tryck på inköpsavdelningen under denna period, och något som flera kollegor på Migrationsverket idag får erfara på nytt.

Sedan 2018 arbetar jag på Sjöfartsverket som strategisk inköpare, vilket innebär att jag arbetar med upphandlingsfrågor både ur ett kort- och långsiktigt perspektiv, för att stödja Sjöfartsverkets behov på bästa sätt. Som strategisk inköpare arbetar jag för att skapa helhet och bidra till att Sjöfartsverket genomför goda affärer, bland annat genom att ta fram inköpsstrategier för kommande upphandlingar. Jag genomför främst upphandlingar inom IT och har ett delat ansvar för den kategorin.

–  Hur är upphandlingarna organiserade på Sjöfartsverket?
– Inom Sjöfartsverkets inköpsavdelning arbetar vi i fem team, som bygger på vår kategoriindelning. Jag tillhör verksamhetsstöd där jag har ett delat ansvar för IT, men jag är också teamansvarig för arbetsplats, produkter och tjänster.

– Du fick bland annat priset utifrån den lyckade upphandlingen av ett nytt affärssystem. Vad kan du berätta om det?
– Affärssystemsupphandlingen är en av de största upphandlingar som jag genomfört om man ser till omfattningen. En av de största utmaningarna i upphandlingen var att driva ett så stort projekt under en pågående pandemi och ställa om och digitalisera våra arbetssätt, inte minst då upphandlingen var ett förhandlat förfarande och att det var upp mot 85 personer från Sjöfartsverket involverade i upphandlingens olika delar. Majoriteten var med under behovs- och marknadsanalysen, samt vid utvärderingen. Pandemin medförde möjligheten till att vi kunde vara med många personer vid dialogerna.

Vi lade stor vikt vid att genomföra en marknadsundersökning. Vi fick ett bra gensvar på vår RFI och det var många leverantörer som var intresserade att presentera sina lösningar och besvara våra frågor.

Vi valde att genomföra ett förhandlat förfarande, med tanke på upphandlingens komplexitet och verksamheternas behov av viss funktionalitet samt för att främja innovation. Den dialog vi haft under upphandlingen har bidragit till att leverantören har kunnat optimera sitt anbud och ge Sjöfartsverket den bästa lösningen utifrån efterfrågad funktionalitet.

En framgångsfaktor i projektet var mitt nära samarbete med projektledaren. Vi har från dag ett funnit varandra och har haft ett prestigelöst och konstruktivt samarbete. Vi har lärt oss mycket av varandra, och jag skulle vilja påstå att vår projektledare idag har tillräckligt med kunskap för att kunna bli upphandlare.

Under upphandlingen har jag även fått upp ögonen för förhandlat förfarande och de fördelar som kommer med att ha dialog med en leverantör. Det är något som jag vill fortsätta ha fokus på och utveckla i kommande upphandlingar.

– Hur ser du på SOI roll i svensk upphandling?
– Jag tycker det är bra att det finns en organisation som styrs av inköpare för oss inköpare.
De konferenser som SOI anordnar är en bra mötesplats för oss, som erbjuder både utveckling och nätverkande.

– Och hur ser du på upphandling generellt?
Först och främst tycker jag att upphandling är roligt. Att fokusera på den goda affären och skapa nytta och bidra till utveckling till myndigheten och slutanvändarna. Att dessutom få göra det inom ramen för upphandlingslagstiftningen är något som jag uppskattar. Ingen upphandling är den andra lik och spelreglerna förändras ständigt. Det finns alltid något att utvecklas inom.

– Vad du gör när du inte arbetar, det är kul för medlemmarna att få en liten bild av personen bakom priset.
– Jag och min sambo har ett intresse för resor, mat och vin.
Träning har varit en stor del av mitt liv då jag har sprungit flera lopp, allt från halvmaraton till maraton. Nästa maraton får nog bli Médoc Marathon, där jag har möjlighet att kombinera mina intressen.

Vi har tillgång till båt (vilket var den första frågan jag fick när jag började på Sjöfartsverket) så under sommarsäsongen passar jag på att njuta av allt som skärgården har att erbjuda, såsom fiske, bad och en och annan tältövernattning på någon ö.

Utsnitt ur bild från Sjöfartsverkets hemsida. Foto: Erika Bjuvander