Att upphandla i kris

SOI´s vice ordförande, Martin Magnusson välkomnade oss till den första av SOI´s paneldebatter på LOS – Lösningar för Offentlig Sektor i Kista. I samtalet deltog Ann Eva Askensten, som är biträdande inköpsdirektör i Region Stockholm, Anja Clausin, som är affärsdirektör för Marknad och Inköp vid FMV, och Henrik Grönberg, som är jurist på Upphandlingsmyndigheten.

I sin inledning påpekade Martin att panelen består av personer som verkligen varit i stormens öga under pandemin, samt att SOI ser som en viktig uppgift att skapa goda affärer för samhället även i svåra situationer, som pandemin eller det pågående kriget i Ukraina.

Ann Eva Askensten berättade att när regionen gick i stab i februari 2020 så var man väldigt snabba med att koppla in inköpsorganisationen. Men situationen var ju helt ny och ingen visste egentligen vad som behövdes. Skulle ett skydsstopp införas för personal? Men tempot höjdes väldigt snabbt, på kort tid fick man fram ett fältsjukhus i Älvsjö och man skapade en särskild organisation för inköp av skyddsutrustning, analyskapacitet med mera. Man hade också en omfattande dialog med andra regioner, det är viktigt att samarbeta i stället för att konkurrera med varandra. I sådana här sammanhang är vi små i en internationell jämförelse och läkemedelsbolagen gör hellre affärer med länder än med enstaka regioner eller kommuner. Det vi tar med oss inför framtiden är just förmågan till samverkan och att det behövs en helt annan robusthet i våra organisationer.

Även Anja Clausin på FMV  kunde berätta hur oförberedda man var och om de stora störningar som uppstod i försörjningsleden. Att kunna få en viss leverans kunde ibland innebära att beslut behövde tas blixtsnabbt, det kunde vara fråga om minuter. Alltså ett arbetssätt som ligger mycket långt ifrån hur offentliga organisationer arbetar. Det handlade dessuton om andra länder som agerade osolidariskt, om ibland oseriösa leverantörer som utnyttjade situationen, om brist på både råvaror och transportkapacitet, om lockdown i Kina etc. I fortsättningen måste vi bygga egna lager. Just-in-time har fungerat bra tidigare men nu är den tiden slut.

Ann Eva konstaterade att det behövs en tydlig målbild som skall finnas klar i början av 2023 och att ADDA kommer att ha en väldigt viktig roll för kommunerna. Även Henrik tryckte på hur svårt det kommer att vara för kommunerna och att samverkan och kontakt är avgörande för det offentliga Sverige. Och även att tydliga mandat för upphandlarna är helt nödvändigt

– Vi behöver sätta alla de olika kompetenserna vid samma bord, inköpare, leverantörer, frivilligorganisationer och MSB borde redan nu teckna avtal med dem.

På Martin Magnussons fråga om vad som generellt bör göras var alla debattörerna överens om att vi måste börja tänka och agera nu och börja bygga vår försörjningstrygghet. Det behövs affärsmodeller som fungerar i kris och leverantörerna måste få veta redan nu att det kommer nya typer av krav i framtida upphandlingar- Martin undrade också om vi kommer att vara bättre förberedda inför nästa kris, vilket panelen var tveksam till. Däremot har det visat sig finnas många duktiga människor, både i våra organisationer, men också hos leverantörer, som ibland varit otroligt snabba på att ställa om och vara uppfinningsrika.

På en fråga från publiken trodde också debattörerna att en central krismyndighet med ordentligt mandat skulle ha en stor positiv betydelse inför kommande kriser.