Nytt i Helsingborg – Center för innovation

Precis innan detta nyhetsbrev skulle publiceras kom ett tips om ett minst sagt intressant, spännande och helt nystartat projekt i Helsingborg, som även har stor bärighet på den offentliga upphandlingen. Nedanstående texter har hämtats från projektets hemsida, som du kan hitta här.

På hemsidan hittar vi bland annat en mycket intressant RFI kring följande upphandlingsfråga – hur kan vi minimera den offentliga konsumtionens klimatavtryck?

Innovationsprojektet
Ett center för innovation öppnar under hösten 2023 i Oceanhamnen. Centret ska bli en mötesplats för kommun, näringsliv och akademi och ska främja arbetet med innovation i hela staden och dess verksamheter. Målet är att vi tillsammans ska ta fram lösningar på våra gemensamma samhällsutmaningar.  

Stadens nya avdelning för innovation kommer att ha centret som sin arbetsplats. Avdelningen är indelad i två enheter, Innovationsstöd och Programstöd, som båda arbetar med att stötta innovations- och utvecklingsprojekt. Med centret på plats i Oceanhamnen blir vi också en tydlig aktör i innovationsdistriktet HEIDI.

RFI – Hur kan vi minimera den offentliga konsumtionens klimatavtryck?
Helsingborgs Stad upphandlar varor och tjänster för 3,4 miljarder skattekronor per år och dessa inköp orsakar tillsammans 115.000 ton Co2e. ”Den ekologiska skuldens dag”, alltså dagen då konsumtionen i ett land överstiger naturens förmåga att stå för resurserna, infaller tidigare och tidigare för varje år i Sverige. I år inföll dagen den 3 april. Samtidigt har Helsingborgs Stad satt upp ett ambitiöst mål för 2030 tillsammans med en stor mängd andra städer i världen – klimatneutralitet 2030. Tanken är att på så många områden som möjligt se över och minska klimatpåverkan så mycket det bara går. Den offentliga konsumtionen är en del där vi behöver ställa om ordentligt. Men hur? Det är mängder av kollegor som gör inköp, alla följer inte rutinerna och långt ifrån alla tänker hållbarhet först. Hur ändrar vi kollegornas beteenden? Det vill vi ha din hjälp att svara på!

I innovationspiloten ”Transparenta transporter” insåg vi ganska snabbt att vi behövde titta på hela systemet som finns kopplat till transporterna, och hamnade i ett stort frågetecken: Hur tar vi oss an våra köpbeteenden som skapar alla dessa transporter? Därför sätter vi i gruppen som driver piloten nu igång en direktupphandlingsprocess där vi söker efter vassa aktörer som kan presentera koncept, produkter eller tjänster som bidrar till ett kraftigt minskat klimatavtryck baserat på stadens inköp.

Vi avser ta oss framåt i en iterativ process där vi tillsammans med er och representanter från beställare i verksamheten tittar närmare på ett antal koncept i grupp och där verksamheterna är med för att testa konceptens bärighet i verksamheten. Vi behöver ta fram något fantastiskt tillsammans som minskar stadens miljöpåverkan från inköp och vi avser gå från koncept till pilot, till upphandling av lösning om det visar sig att vi tar fram något som är tillräckligt bra för att skala upp. I den här upphandlingsprocessen upphandlar vi alltså själva processen att landa i en lösning, till skillnad från andra upphandlingar som fokuserar på färdig lösning först. Alla steg i processen som ni ger er in i tillsammans med oss är förstås mot ekonomisk ersättning för dem som väljs ut att vara med i varje steg. Läs mer om processen i bakgrundsmaterialet nedan.

Först och främst vill vi veta vilka bra lösningar som redan finns på marknaden. Därför börjar vi med att fråga er efter förslag på bra lösningar, genom en sk RFI (Request For Information). Alla företag som vill får svara.

Vårt behov: Hur kan vi minska klimatavtrycket från offentlig konsumtion i Helsingborgs Stad på ett sätt som uppfyller kraven enligt nedan?

Syfte
Syftet med denna RFI är att samla in information om koncept, produkter och tjänster som kan bidra till att kraftigt minska klimatavtrycket från Helsingborgs Stads inköp. Vi vill undersöka vilka befintliga lösningar som redan finns på marknaden som kan möta ovan formulerade behov, och därefter utveckla koncept tillsammans med flera lovande aktörer.
    
Bakgrund
Helsingborgs Stad upphandlar varor och tjänster för 3,4 miljarder skattekronor per år, vilket orsakar 115 000 ton CO2e. Staden har satt upp ett ambitiöst mål att vara klimatneutral till 2030. För att uppnå detta mål behöver vi ställa om den offentliga konsumtionen. Vi söker därför efter aktörer som kan erbjuda lösningar för att minska stadens miljöpåverkan från inköp.
    
Information som begärs
Vi ber intresserade aktörer presentera koncept, produkter och lösningar som redan finns som är utformade enligt:
a. Användarvänlighet
        Enkelt att använda och skapar minimalt extra arbetstid i verksamheterna
        Följer en metodik och mall som är lätt att upprepa och replikera
        Underlättar i det dagliga arbetet och gör det lätt att göra rätt

    b. Åstadkommer beteendeförändring och:
        Skapar engagemang, utmanar och inspirerar – sporrande att göra ännu mer
        Lär medarbetare att tänka klimat först
        Gör att varje person upplever att deras val kan göra skillnad

    c. Smart utformat
        Transparent med potential att återanvändas även utanför Helsingborgs gränser
        Gör att vi kan följa upp om våra insatser får effekt
        Skapar möjlighet för nya aktörer att presentera en hållbar lösning
        Använder möjligtvis den senaste tekniken inom AI-området eller liknande, men den här förfrågan är öppen för olika typer av lösningar, även analoga

Aspekter att ta hänsyn till i arbetet:
        Staden har en miljöspendanalys som visar att klimatavtrycket baserat på inköp är 115 000 ton koldioxidekvivalenter per år
        En kartläggning av några av inköpsbeteenden som finns i staden tillsammans med insikter om inköparens vardag
        Inköpen börjar inte när beställaren trycker på knappen, utan när budget läggs
        Staden har idag inte full koll på exakt vilka som beställer och det finns inget krav på förkunskaper, men det är cirka 1 350 personer som någon gång under ett år gör en beställning (staden har 11 000 anställda)
        Det finns inget krav på förkunskaper, men det finns en två-timmars utbildning som genomförs cirka 8 gånger per år.
        Livskvalitetsprogrammet och Klimat- och energiplanen sätter riktningen för stadens arbete med hållbarhet
        Det finns rapporter om offentlig konsumtion som kan vara relevanta
        Det finns en digital tjänst på gång som adresserar transportfrågan och en annan som adresserar möjligheten att dela och återbruka med varandra i staden istället för att köpa nytt
    Vi ber nu dig som aktör i näringslivet, akademi eller föreningsliv etc att beskriva på en konceptuell nivå hur en lösning som tar hänsyn till de aspekter som vi listat ovan och uppfyller kriterierna.

Dokumentation och ytterligare information

    Vi ber er att inkludera följande information i era svar:
    Beskrivning av konceptet, produkten eller tjänsten.
    Beskriv hur lösningen uppfyller kriterierna ovan
    Ge gärna referenser till tidigare projekt eller kunder
    Beskriv eventuell användning av AI eller annan teknik i lösningen

Tidsramar och deadlines
Sista datum för att skicka in svar på denna RFI är 2023-08-31.
Efter genomgång av svaren kommer vi att (förutsatt att det inte redan finns en bra lösning på behovet redan) annonsera en direktupphandling av en process där vi tillsammans utvecklar ett koncept med flera aktörer.