I fokus – Dialog är nyckeln till goda affärer

Årets Innovationsvecka genomfördes 2 – 6 oktober. För femte året i rad kunde alla som brinner för utveckling och förnyelse av offentlig verksamhet samlas för att dela och sprida erfarenheter och lösningar. I år låg särskilt fokus på effekter och värden som uppstår när nya smarta lösningar tas i bruk. Innovationsveckan är unik säger arrangörerna SKR, Vinnova, Upphandlingsmyndigheten och DIGG.  Programmet skapar vi tillsammans, med aktiviteter lokalt, regionalt och nationellt.

Vi deltog vid det seminarium som handlade om att löpande dialog är nyckeln till goda affärer. En aktiv dialog med näringslivet och akademin utanför enskilda upphandlingar ger mycket större möjligheter till inköp som skapar riktig affärsnytta.

I Uppsala är man säker: Innovation krävs för att nå uppsatta mål. En kultur av att arbeta tillsammans och att vara öppen med att man inte sitter på alla svar öppnar upp för nya lösningar. Och här är dialog en viktig nyckel. Idag har Uppsala kommun arbetssätt som öppnar för både intern och extern dialog, Grundläggande är just kulturen av att arbeta tillsammans och att man tar ett gemensamt grepp om fel och brister som upptäcks.

Detta fick vi höra mer om i ett digitalt möte den 4 oktober och medverkade i mötet gjorde Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef i Uppsala kommun, Annika Remaeus, enhetschef Näringsliv utveckling och innovation i Uppsala kommun, Magnus Tauvon, Knowit,som i diskussionen representerade näringslivet i Uppsala, med fokus IT, samt Linda Swirtun, Afori.

I bakgrunden till mötet finns också en metodartikel kring Uppsalas arbete med innovation, utgiven av arenan Afori, som kort kan beskrivas så här. Upphandlingsmyndighetens fick 2021, tillsammans med Vinnova och PRV, i uppdrag att skapa en innovationsupphandlingsarena som ska få myndigheter och upphandlande enheter att genomföra fler innovationsupphandlingar. Afori – arenan för innovation i upphandling – är denna arena, och den leds av Linda Swirtun. Vi återkommer till metodrapporten i slutet av denna artikel.

Linda inledde med att berätta att Afori har tre huvudbudskap; all upphandling kan möjliggöra innovation, inköp är en strategisk ledningsfråga, och löpande dialog är nyckeln till goda affärer. Och det är den dialogen vi skall prata om i dag, både intern dialog inom kommunen och extern dialog med näringslivet.

– Vilka behöver prata med varann i den interna dialogen? Enligt Annika och Helena behövs tvärfunktionell dialog över alla gränser. Det kan vara en verksamhet, eller näringslivskontoret, en hållbarhetsavdelning, ett kommunalt bolag etc. Näringslivet är vår utvecklingsavdelning och internt fokuserar vi på behoven. När ett behov väl identifierats beslutar vi om den bästa vägen till ett bra resultat, till exempel en upphandling. Både verksamheten och upphandling finns med i diskussionen redan från början, oavsett var vi kommer att landa. Och innovationsplanen i Uppsala firar just nu tre år. Vi har även ett innovationslabb som stöttar sådan här dialog, där en rad specialiteter, exempelvis från juridiken, deltar. Vi jobbar tillsammans med Ignite Public och har genomfört ett hundratal sådana här processer hittills. Ett exempel på en komplex fråga kan vara, hur upphandlar vi civilkurage bland vuxna? Men viktigt är att verksamheterna inte skall komma till oss med en färdig lista på massor av krav utan vi skall komma in tidigare i processen.

– Är politikerna involverade? Ja, de är tydliga med att innovation och att lära oss tänka nytt, att våga testa, är en del i vårt uppdrag.

– Vad är det roligaste och bästa med att göra affärer med offentlig sektor? Frågan ställs till Magnus Tauvon från Knowit.
– Det finns många sådan delar, exempelvis att få jobba med samhällskritiska tjänster, få vara med och påverka närmiljön, att få vara med från start till mål med ett långsiktigt perspektiv. Motsatsen till dialog är ju monolog. Det är tillsammans man får fram bra resultat, så dialogen är helt oumbärlig.

– I Uppsala arbetar vi både med leverantörsträffar och branschråd, berättar Helena. Vi genomför en stor leverantörsträff på våren och snart även en på hösten. Vi skickar ut inbjudan via Tendsign. På träffen ger vår kommundirektör de stora penseldragen, utifrån vad kommunen vill åstadkomma. Vi vill också få veta var de heta frågorna finns för våra leverantörer. En rad viktiga kommunala verksamheter, som IT, Samhällsbyggnad med flera deltar också, för att berätta om våra utmaningar och utvecklingsbehov Man behöver heller inte vara etablerad leverantör för att delta, men det brukar bli fulltecknat snabbt, i våras deltog 300 företag och man kan komma från vilken bransch som helst. Halva mötet sker i plenum, sedan övergår vi till mingelytor, där alla våra kategorier finns representerade, och även våra kommunala bolag i den mån det finns specifika projekt att redogöra för. I år var det vårt megastora spårvägsprojekt.

– Branschråden kompletterar de stora mötena, där verksamheterna tillsammans med leverantörerna kan diskutera specifika långsiktiga och strategiska utmaningar på ett visst område. Branschråden kopplar till vårt kategoribaserade arbetssätt, som är ganska nytt för oss. De intressanta och framåtblickande diskussioner som uppstått har breddat tankarna ytterligare, på näringslivet som vår ”externa utvecklingsavdelning”, exempelvis inom IT- och hållbarhetsfrågor.

– Magnus, du deltog ju i IT-branschrådet, vad upplevde du?
– Väldigt bra möte, och även bra att få sitta ihop på plats och prata, vi var ju runt 25 personer, både från små och stora branschkollegor och från Uppsala kommun, även politiker vilket gav en extra dimension. Och det gick förbluffande bra att sitta tillsammans med branschkollegor, det blev en fin och avslappnad stämning på branschmötet.

Avslutningsvis vill vi rekommendera Aforis korta och mycket intressanta metodartikel kring Uppsalas arbete med innovation. Den ligger uppladdningsbar här nedan. Vill du veta mer eller se detta och andra Afori-seminarier under Innovationsveckan så finns både info och seminarier här.