Vem har tolkningsföreträde?

Vår civilminister, tillika minister med ansvar för upphandlingsfrågor, Erik Slottner, har sedan han tillträdde för lite drygt ett år sedan vid upprepade tillfällen återkommit till att tröskeln för att delta i offentliga upphandlingar måste sänkas och att många företagare upplever offentlig upphandling som något krångligt. Färre krav verkar vara den drömbild civilministern ser framför sig. En bild som också delas av många småföretag. Organisationen Företagarna släppte tidigare i höstas sin rapport Offentlig upphandling och småföretag och i den framgår förvisso att småföretag deltar oftare i offentliga upphandlingar idag än för åtta år sedan. Samtidigt anser nästan hälften av de som svarat att den offentliga upphandlingen blivit krångligare på senare år.

Och vad är det då som blivit krångligare? I rapporten finns flera olika orsaker men den i särklass största orsaken gäller krav på själva företaget. 69 procent har uppgett att anser att det ställs fler och/eller irrelevanta krav på själva företaget och det är där jag tänkte uppehålla mig lite i det här brevet. När jag läste rapporten och då i synnerhet avsnittet om krångel så började jag fundera över vem som egentligen har tolkningsföreträde när det gäller vad som faktiskt är relevanta/irrelevanta krav. Är det leverantören och civilministern eller är det den upphandlande myndigheten?

Jag ifrågasätter inte att det i många upphandlingar faktiskt förekommer krav som kanske borde ha strukits eller omformulerats innan annonsering och jag kan förstå att man som småföretagare kan uppleva att det ställs för många krav när allt man vill göra är att sälja sin vara eller tjänst. Men när det handlar om krav på leverantören tycker jag ofta att det är rena hygienfaktorer som utgör majoriteten av kraven (som sagt var finns det garanterat undantag). Upphandlande myndigheter vill ha stabila och seriösa leverantörer och kravställer därför saker som ekonomisk stabilitet, referensuppdrag, arbetsmiljöarbete, jämlikhet och jämställdhet med mera.

Kanske ligger en del i vägen framåt att vi som upphandlare borde bli bättre på att förklara varför vi ställer vissa krav för att på så vis sätta dem i ett sammanhang och göra det lika självklart för leverantören som för oss? Och i ärlighetens namn kanske vi också i högre grad borde undvika att ställa krav på sådant som är lagstadgat? Ju mer text och ju fler krav ett upphandlingsunderlag innehåller, desto mer svårgenomträngligt blir det för en leverantör. Även om leverantören i fråga uppfyller alla kraven.

Referenser är ett tveeggat svärd och ska användas med omsorg. Men använt på rätt sätt har det definitivt sin plats i offentlig upphandling, precis som det har när vi som privatpersoner läser restaurangrecensioner eller anlitar en byggfirma för att renovera köket.

Min ambition med detta brev är inte att få ett svar på frågan i rubriken. Snarare vill jag se det som ett sätt att än en gång lyfta vikten av dialog mellan upphandlande myndigheter och leverantörsmarknaden. För dialog är det i särklass bästa sättet att öka förståelsen för varandras förutsättningar och verklighet, något som i sin tur skapar en bättre plattform för goda affärer.

Under september och oktober har en serie träffar inom SOI-nätverket genomförts just på temat dialog. Utifrån vad jag har hört har det varit bra träffar med gott om erfarenhetsutbyte. Till våren genomförs en ny omgång med tre träffar på ett nytt tema. Vilket tema det blir är ännu inte spikat men håll utskick i våra nyhetsbrev under vintern. Glöm heller inte att följa SOI på Linkedin för att ta del av nyheter och annat spännande.

Hela Företagarnas rapport hittar du här: https://www.foretagarna.se/politik-paverkan/rapporter/2023/offentlig-upphandling-och-smaforetag/

Med önskan om en fin avslutning på hösten!

Martin Magnusson

Vice ordförande SOI