Vår nya film om robusta inköp – så tänkte SOI

Årskonferensen i Malmö inleddes som bekant med att SOI presenterade en nyproducerad film kring hur vi måste arbeta i framtiden för att samhället skall fungera även när det oväntade inträffar, när pandemier, naturkatastrofer eller krig drabbar oss. Här berättar Martin Magnusson om styrelsens tankar som ledde fram till filmen och om tänkbara sätt att använda filmen i den egna verksamheten.

– Nu har det ju snart gått tio år sedan vi lanserade vårt förslag till nationell upphandlingsstrategi, 2015 i Almedalen. Sedan har vi arbetat mycket med kompetensprofilen. Vi ställde oss frågan, vad är nästa sak vi bör göra utifrån detta tidigare arbete? Vi hade workshops i styrelsen, där vi pratade mycket om vår omvärld, hur den ser ut, hur våra medlemmars vardag ser ut nu och hur den kan komma att se ut framöver. Under ganska många år har både vi och andra pratat om vikten av att förstärka inköpsfunktionen. Den resan är inte gjord överallt men  ändå på många håll och inköpsfunktionens status har stärkts. Samtidigt finns det många utmaningar kvar. Vi måste vända blickarna inåt, mot organisationerna vi arbetar i. Hur skapar vi en robust inköpsförmåga? Hela organisationen måste följa med. Krisberedskap är en sådan fråga, som inte kan isoleras till inöpsfunktionen utan där hela organisationen måste vara med, ha koll på sina behov och sina mål.

Under våra workshops konstaterade vi bland annat att inköp, verksamhetsutveckling och god beredskap hör ihop. Stora samhällsfrågor präglar i dag offentliga verksamheter och det offentliga samtalet: Organiserad brottslighet, terrorhot och krig i Europa. Klimatrelaterade naturkatastrofer, desinformation, cyberattacker. Men också snökaos och skogsbränder.

Samtidigt omges vi av hög innovationstakt och accelererande teknisk utveckling. Välfärdsteknik, kvantdatorer och AI skapar nya spelregler. Det som var framkant igår kan vara daterat idag. Det större sammanhanget visar på inköpens avgörande roll i en osäker tid.

Om det ordinarie och invanda plötsligt inte längre räcker eller fungerar: Vad använder vi då? Hur ser inköpsberedskapen ut, när det ingen trodde skulle hända, faktiskt händer? Vad gör vi nästa gång inköpskedjan bryts? När internet, våra system och nätverk, är satta ur spel? När ny teknik utmanar de senaste årens investeringar?

Svaret stavas robust inköpsförmåga som klarar förändring. Offentliga verksamheters förmåga till inköp av varor och tjänster behöver vara robust. Tåla påfrestning och hålla över tid. Klara av att hantera förändrade förutsättningar och kunna anpassas till snabb utveckling.

Bland annat landade vi i dessa tre viktiga punkter kring vad som krävs för en robust inköpsförmåga.

– Tydlig ankring i verksamhetens mål, behov och förutsättningar, och tillräckliga mandat för att kunna påverka.

– Inköpsmogna verksamheter där behovsägare, ledning och inköpare delar kunskap och gör prioriteringar tillsammans.

– Omvärldsanalys ur ett inköpsperspektiv: Hur påverkar samhällsutvecklingen våra inköp? Vilka scenarier behöver vi kunna hantera?

Därför blev det en film
När vi frågade oss hur vi skulle nå ut med detta viktiga budskap så landade vi i en film. Dels för att det är ett enkelt sätt att få ut ett budskap, det kan bli ganska kraftfullt och dessutom något som alla medlemmar kan använda, i sin vardag. Den kan användas exempelvis i möten med ledningsgrupper eller andra delar av verksamheterna. Den är bra som en inledning som kan starta upp diskussioner, och just därför lyder ju den sista delen av filmtiteln ”Vilket är ditt bidrag?”. Den sätter fingret både på vad som är viktigt och varför det är viktigt. De som pratar i filmen är ju heller inte upphandlare eller inköpare utan de har andra roller. Detta förstärker budskapet om att detta är viktigt för alla att vara en del av. Och trots att den är kort, bara sex minuter, så täcker den en stor bredd.

Huvudbudskapet är att det inte räcker med att förstärka inköpsfunktionen utan alla andra måste vara med, om vi skall skapa bra resultat och en robust inköpsförmåga för Sverige.

Det är naturligtvis styrelsens förhoppning att filmen skall få bred spridning och framför allt skapa nytta för inköpsverksamheten och för utvecklingen av samarbetet i offentlig sektors organisationer.

Se filmen.