Hur är det ställt med de offentliga affärerna?

Som ny vice ordförande för Sveriges offentliga inköpare så får jag förmånen att skriva mitt första vice ordförande brev. Jättekul men också lite nervöst. Jag har funderat en hel del på vad jag ska skriva om och har landat i det ämne som jag har brunnit som en hel skogsbrand för de senaste 19 åren.

Under de år jag arbetat med offentlig upphandling och på de olika kommunerna – Kristinehamns kommun, Filipstads kommun, Örebro kommun och nu Uppsala kommun, har samma problematik uppdagat sig om och om igen. Det handlar om hur inköpen görs och hur fakturorna granskas och attesteras ute i verksamheterna. När man ställer frågan till verksamheterna i de fall som felaktigheter hittas i samband med avtalsuppföljning, kan vara tex att frakt som ska ingå i priset är pålagt på fakturan eller att timpriset inte stämmer med det som är avtalat, så får man oftast följande svar: - Jag har ju beställt från den avtalade leverantören, leveransen eller tjänsten är utförd på det sätt som önskats och då antog jag att fakturan stämde. Vi har alltså fått den vara eller tjänst med den kvalitet som upphandlats – men vi har fått betala mer än det vi skulle.

Vad innebär då detta? Jo att upphandlingen och konkurrensen är satt ur spel. Detta bidrar till den bild som debatteras i media och som ni medlemmar säkert känner igen – Att det alltid är lägsta pris som vinner i upphandling men att anbuden inte speglar verkligheten, dumpade priser för att få affären och sedan fakturera något annat mm.

Under vår Årskonferens i Malmö fanns det en röd tråd i form av välfärdsbrott och avtalsuppföljning. Det är tydligt att fler resurser behöver läggas på uppföljning. Är man en större organisation så kan det vara lättare att få fram mer resurser för det, men är man en mindre så kan det vara svårt. Dock har en mindre organisation lättare att lyckas förändra beteende hos beställare om man genomför riktade utbildningsinsatser då antalet beställare är färre.

Vad kan vi på upphandlingsverksamheterna i de upphandlande myndigheterna då göra för att förenkla för beställarna? Här tänker jag att e-handel kan vara en nyckel. Om vi kan digitalisera hela inköpsprocessen så får vi till en automatmatchning från beställning till faktura. Det innebär att ansvarig slutattestant (oftast chefen) får möjlighet att attestera eller avslå beställningen och då får en större insyn i vad som verkligen köps in – istället att för att få en faktura i efterhand som behöver attesteras när leverans redan är ett faktum. I de fall som man använder sig av e-handel och matchning inte sker så behöver granskare och attestanter förstå att det är något som inte stämmer i fakturan och att man då behöver kontrollera vad det är helt enkelt. Dessutom sparas mycket tid och resurser (pengar) vid automatmatchning vid inköp i ett e-handelssystem samt att vi får en mycket bättre statistik och kontroll på vad som köps in.

Ni har alla läst om Jens Nylander och jag kan uppleva en skräckblandad förtjusning av hans arbete. Det borde inte vara så mycket fel i de offentliga affärerna som han kan identifiera, men det står ju helt klart att det faktiskt är så. Tillsammans kan vi påverka detta genom att höja medvetenheten i våra organisationer. Här är även nätverk och samarbete nycklar för att vi alla inte ska behöva uppfinna hjulet igen. SOI har tidigare arrangerat nätverksträffar inom olika områden och det känns självklart att ett kommande område kan komma att vara välfärdsbrott och avtalsuppföljning.

Jag vet att ni alla gör ett fantastiskt jobb därute och att ni brinner lika mycket som jag för att skattemedel ska nyttjas på bästa sätt. Jag vet också att det kan kännas tungt stundtals när man upptäcker fel. Men beakta att för varje fel vi hittar så innebär det att vi kan höja inköpsmognaden i våra verksamheter. Så fortsätt vara nyfikna, leta även i de avtalsområden som ni inte misstänker fel i. Fortsätt att lyfta felaktigheterna internt i era organisationer. Tillsammans kan vi verkligen hitta kraften till den förändring som behöver ske.

Med det vill jag önska en fin inledning på sommaren och på återhörande längre fram.

Helena Sköld Lövgren

Vice ordförande