Låt inköparna lära sig samarbeta mer över gränserna!

Dag Strømsnes är divisionsdirektör för divisionen för offentliga inköp (Divisjonsdirektør för divisjon for offentlege anskaffingar) hos DFØ, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring. Divisionens uppdrag beskrivs så här på DFØ’s hemsida. ”Avdelningen för offentlig upphandling är ett strategiskt organ som ser helhetligt på upphandling i förvaltningarna. Avdelningen systematiserar, analyserar och förmedlar kunskap och är en aktiv drivkraft för förändring och förnyelse.”  

I denna mycket intressanta artikel berättar han närmare om DFØ’s roll i norsk offentlig upphandling, om specifika framgångar och utmaningar för norsk offentlig upphandling och om de förhoppningar han har kring ett utökat samarbete med SOI, liksom med övriga nordiska länders organisationer. Han avslutar med att sträcka ut en öppen hand till kollegorna i Sverige och de nordiska länderna och förhoppningsvis leder detta i förlängningen till till nya samarbeten och till en framgångsrik fortsatt utveckling av den nordiska offentliga upphandlingen. (Artikeln har efter bästa förmåga översatts till svenska.)

Låt inköpsgemenskaperna lära sig att samarbeta mer över gränsen!
Regelverk, mål, möjligheter och utmaningar för offentlig upphandling i Sverige och Norge har mycket gemensamt. Samtidigt finner vi ofta lite olika lösningar. Hur kan vi utnyttja detta bättre genom lärande och samarbete?

Sverige och Norge har alltid lärt sig mycket av varandra – även inom offentlig upphandling. Upphandlingsavdelningen i Direktoratet för förvaltning och ekonomi (DFØ) inrättades 2008 som ett centralt kompetensorgan för att vägleda alla norska offentliga upphandlare i hur man resurseffektivt använder upphandling i enlighet med regelverket.

Detta bidrog till att inspirera svenska myndigheter att samla liknande funktioner i Upphandlingsmyndigheten. Sedan 2008 har synen på vilken roll upphandling spelar i samhället och ansvarsområdet för DFØs upphandlingsdivision vidgats. Idag ligger vårt fokus på att hjälpa inköpare att använda upphandling strategiskt för att nå politiska mål och se möjligheterna inom regelverket.

Vi vägleder hela upphandlings-Norge vad gäller regelverk och avtal, upphandlingsprocessen, upphandlingsledning, digitalisering, innovation och hållbarhet. Dessutom ingår Statens inköpscentral, som främjar gemensamma avtal för alla statliga företag, i divisionen. Det senaste tillskottet här är ”marknadsplatsen för molntjänster”, som bl.a. erbjuder ramavtal inom molntjänster.

Klimat, miljö och seriositet i arbetslivet
Den 1 januari 2024 skärpte Norge kraven för att värna klimat- och miljöhänsyn vid offentlig upphandling. Beställarna ska nu lägga vikt vid klimat- och miljöhänsyn med minst trettio procent, eller ställa minimikrav om det ger bättre effekt. Endast förvärv med obetydliga klimat- och miljökonsekvenser är undantagna. För att hjälpa kunderna har vi utarbetat Kritierieveiveiseren.no för utvalda produkter och tjänster, och i september lanserade vi Eksempelbanken for bærekraftige anskaffelser (Exempelbanken för hållbar upphandling)
som visar faktiska upphandlingar med dokumenterade vinster för hållbarhet och som samtidigt har ett stort överlåtelsevärde till andra uppdragsgivare. Här har vi redan danska exempel, men för närvarande inga svenska. Tipsa oss gärna!

Den 1 januari trädde även andra regelförändringar i kraft för att säkerställa att offentliga kunder väljer seriösa företag som erbjuder schyssta arbetsvillkor, särskilt inom bygg, anläggning och renhållning. Vi vägleder kunderna i hur de steg för steg kan följa regelverket och inte minst uppföljningsskyldigheten.

Mer avtalsuppföljning
DFØs vägledning finns samlad på anskaffelser.no. Det har blivit en stor hemsida med alla de utmaningar det innebär. Under 2025 kommer vi att lägga mycket resurser på att städa upp dessa sidor och göra dem mer användarvänliga. DFØs andra digitala plattform är Doffin.no, som är Norges gemensamma databas för offentliga upphandlingar. Den uppdaterades grundligt 2023, men vi förbättrar den kontinuerligt i takt med förändringar i eForms.

Framöver kommer vi också att satsa mer på vägledning kring avtalsuppföljning – allt från grundläggande e-handel till miljö och mänskliga rättigheter. Vi ser att det oftast är i avtalsuppföljningen som det brister för inköpsverksamheterna att realisera vinster i upphandlingsarbetet – vare sig det handlar om ekonomi eller andra samhällsmål.

Ett fragmenterat inköps-Norge
Vi är nöjda med den politiska uppmärksamhet som upphandlingen fått i Norge de senaste åren. Ändå finns det en rad utmaningar i vårt ”ekosystem” för upphandling, varav några är större än i Sverige.

Norska kommuner är mindre än de svenska. Vi har 357 kommuner, och mediankommunen har 5 000-6 000 invånare – i Sverige är det 16-17 000. Samtidigt går en mindre andel av de offentliga utgifterna via den kommunala sektorn i Norge än i Sverige. Resultatet är att flertalet kommuner inte ens har råd att ägna en hel årsarbetskraft åt upphandling.

Lyckligtvis deltar cirka 2/3 av kommunerna i inköpssamverkan, men dessa är ofta regionala med 5-10 medlemmar och graden av samarbete varierar stort. Kommunsektorn har inte själv bildat en gemensam inköpscentral, som SKL gjort med Adda. Vidare är Statens inköpscentral Nordens minsta och till skillnad från övriga nordiska länder har kommunerna i dagsläget inte möjlighet att delta i våra gemensamma statliga överenskommelser.

Det här splittrade upphandlingslandskapet kan bidra till att förklara en annan utmaning: I den nationella upphandlingsundersökning DFØ genomför bland alla offentliga verksamheter vartannat år ser vi att verksamheterna själva anser att deras innovationsmognad har minskat något de senaste två åren, trots stor politisk uppmärksamhet och ett antal åtgärder från både DFØ och andra aktörer.

DFØ – hela ledningsgruppen

Mer samarbete över gränserna
Som jag skrev i början har DFØ haft en nära dialog med Upphandlingsmyndigheten sedan starten. Tillsammans med andra nordiska myndigheter samarbetar vi nära och konkret i olika projekt under Circular and Climate Friendly Public Procurement, finansierat av Nordiska ministerrådet.

Jag vet också att flera norska inköpare har en nära dialog med svenska kollegor, både genom EU-finansierade projekt för att främja grön upphandling och genom enkel, lågtröskelerfarenhetsdelning. Till exempel använder Sykehusinnkjøp, som ansvarar för inköp till alla norska sjukhus, ADDA:s landriskbedömningar i sitt verktyg för att undvika oetisk produktion. På många områden överlappar den nordiska leverantörsmarknaden över gränserna och att göra den ännu mer integrerad skapar ett större marknadsincitament att komma med nya och bättre lösningar. Det är uppenbart då nya tekniska lösningar utvecklas, men poängen gäller de flesta kategorier. Exempelvis var det hos ett bageri i Göteborg som leverantörerna av konferensmat til Universitetet i Oslo fann läfsor, ett ojäst, mjukt tunt bröd, för wraps som uppfyllde höga krav på hållbarhet och hälsa. Det visade sig att dessa läfsor smakade bättre än de konventionella alternativen, så nu erbjuder leverantörerna de sundare läfsorna till andra kunder i Norge också.

Både mål, möjligheter och utmaningar sammanfaller i stor utsträckning mellan de nordiska länderna. Att göra upphandlingsfunktionen mer datadriven, att bättre förstå hur upphandling så effektivt som möjligt kan bidra till en grön omställning, till att säkerställa social beredskap och till seriositet i arbetslivet, är några av de ämnen jag önskar att vi hade ännu fler samverkansområden för, mellan norska, svenska och andra nordiska fackverksamheter inom upphandling. Härmed sträcks en öppen hand ut och förslag tas tacksamt emot!