Skorstensfejaremästarnas Upphandlingsguide

Ida Wulff är Vd i Sveriges Skorstensfejaremästares Riksförbund.

I ett mail till SOI skriver hon bland annat följande.
”Vi är en bransch- och arbetsgivarorganisation som arbetar för att säkerställa att sotning och brandskyddskontroll utförs på ett sätt som främjar säkerhet i hela Sverige.

Vi har nyligen tagit fram en upphandlingsguide för sotning och brandskyddskontroll som syftar till att stödja kommuner i hela upphandlingsprocessen, från planering till genomförande och uppföljning. Vår guide är utformad för att underlätta för kommuner att göra effektiva och kvalitativa upphandlingar som främjar ett tryggt och brandsäkert samhälle, samtidigt som den tar hänsyn till arbetsmiljön för sotare och kostnadseffektivitet för kommunerna. som arbetar för att säkerställa att sotning och brandskyddskontroll utförs på ett sätt som främjar säkerhet i hela Sverige.”

Det kan förefalla rätt naturligt att en bransch- och arbetsgivarorganisaton som har många uppdrag åt offentlig sektor tar fram en upphandlingsguide. I själva verket är det nog så ovanligt. För egen del minns jag en förening, bildad av ett antal kommunikationsbyråer, som för nästan 20 år sedan tog fram en guide som ungefärligen hette ”Så upphandlar du kommunikationstjänster”. Men det finns ändå några fler guider, oklart hur många. Frågan var nyligen uppe på Almegas frukostseminarium och här citeras en kort passus ur SOI’s artikel om seminariet.

”– Upphandlingsguider från branschorganisationer kan också vara en god hjälp, nämnde Eva Stålkrantz, och tog Vårdföretagarna som exempel. De uppdateras varje år och de används mycket.

Dagen avslutades med frågor från publiken där just frågan om upphandlingsguider kom upp. Ulrika Dyrke svarade att Almega fångar den bollen och lovade att stödja sina branscher att ta fram guider.
På en fråga om man kan lita på guiderna svarade Martin Magnusson, SOI, ett obetingat Ja. Man vet att det är skrivet utifrån leverantörernas perspektiv men man kan lära sig väldigt mycket av dem. Det vore bra om man kan få någon form av samverkan med Upphandlingsmyndigheten i det sammanhanget, då skulle de få ännu mer tyngd. Ann Eva Askensten, Upphandlingsmyndigheten, tyckte att tanken är rätt, men menade att det kanske är ännu viktigare att hjälpa branscher där man inte klarar av att ta fram guider.”

Vi kan alltså konstatera att det är ett mycket välkommet initiativ från Sveriges Skorstensfejaremästares Riksförbund, och man kan hoppas att det skall inspirera fler branschorganisationer att göra samma sak.

Så här beskrivs tankarna bakom guiden.
En upphandlande kommun har friheten att själv definiera och bestämma vad som ska upphandlas och vilka mervärden som ska premieras, så länge de grundläggande principerna för upphandling följs. På Sveriges Skorstensfejaremästares Riksförbund (SSR) arbetar vi för att sotningsföretagen i Sverige ska ha de bästa förutsättningarna för att bidra till ett tryggt och säkert samhälle.

Därför har vi tagit fram en upphandlingsguide för sotning och brandskyddskontroll. Vår vägledning syftar till att hjälpa kommuner genom hela upphandlingsprocessen, från planering till genomförande och uppföljning, för att säkerställa att upphandlingen stödjer ett effektivt brandförebyggande arbete och en god arbetsmiljö för sotare. Vi har även tagit fram en upphandlingsmall och riktlinjer för stavsotningstaxa. Innan användning av mallarna rekommenderar vi att ni kontaktar oss.

Nedan följer några centrala punkter för en framgångsrik upphandling av sotning och brandskyddskontroll.

Upphandla i god tid på ett genomarbetat underlag
En framgångsrik upphandling börjar med tidig planering. En bra riktlinje är att upphandlingen ska vara tilldelad och tiden för överklagande avslutad minst sex månader innan avtalsstart. Detta säkerställer att det finns tillräckligt med tid för förberedelser och att sotarens arbetsmiljö inte påverkas negativt. Genom att genomföra en Request for Information (RFI) och skicka ut upphandlingsunderlaget på extern remiss kan kommunen säkerställa att kraven är relevanta och realistiska.

Upphandla sotning och brandskyddskontroll som ett gemensamt uppdrag
Sotning och brandskyddskontroll har historiskt utförts tillsammans, och lagen om skydd mot olyckor (LSO) hade som avsikt att detta skulle fortsätta för att säkerställa effektivt brandskyddsarbete. Majoriteten av kommunerna upphandlar dessa tjänster som ett gemensamt uppdrag, men en oroande trend är att vissa kommuner separerar dem, vilket leder till ineffektivitet och högre kostnader. Sotning och brandskyddskontroll bör upphandlas som ett gemensamt uppdrag för att minska kostnader, undvika dubbelarbete och säkerställa ett effektivt brandskydd.

Upphandla en bra utvärderingsmodell
För att säkerställa att rätt leverantör väljs bör upphandlingen baseras enbart på kvalitet, där taxan redan är fastställd av kommunen. Att upphandla på lägsta pris riskerar att leda till att viktiga krav inte uppfylls. Genom att ha rimliga minimikrav,  beskrivande frågor och genomföra muntliga anbudspresentationer minskar risken för överklaganden och att vinnaren avgörs genom lottning.

Upphandla med hänsyn till lokala förhållanden
Lokala förhållanden som geografiska avstånd, tillgång till utrustning och lokala väderförhållanden påverkar kostnader och tidsåtgång för sotningsuppdrag. En lyckad upphandling anpassas efter den specifika kommunens förutsättningar. Glesbygdskommuner har till exempel längre transportsträckor mellan sotningsobjekt, medan storstäder har högre lokalkostnader och utmaningar kring parkering.

Upphandla krav som gör skillnad för det brandförebyggande arbetet
Kraven som ställs i upphandlingen bör bidra till att förbättra det brandförebyggande arbetet och sotarnas arbetsmiljö. Ofta ser vi krav som inte tillför något till uppdragets egentliga syfte och som riskerar att fördyra uppdraget. Kommunen bör därför kunna motivera alla krav utifrån dessa två områden. Exempelvis är krav på kvällssotning ofta onödigt eftersom nästan alla sotningar utförs under ordinarie arbetstid, och sådana krav kan försämra arbetsmiljön.

Upphandla en god arbetsmiljö
Sotare utsätts för flera riskfaktorer i sitt arbete, såsom exponering för farliga ämnen och arbete på hög höjd. En upphandlande kommun måste säkerställa att leverantören arbetar aktivt för att främja en god arbetsmiljö, vilket kan innebära att taxan justeras för att möjliggöra arbetsmiljösäker sotning. Detta bidrar till att minska risken för arbetsrelaterade olyckor och sjukdomar.

Upphandla längre avtal
För att säkerställa kontinuitet och anställningstrygghet för sotarna bör avtalstiden vara minst sex år. En längre avtalstid ger stabilitet för både utföraren och kommunen, vilket bidrar till bättre leveranssäkerhet och arbetsvillkor.

Upphandla uppföljning
Bristfällig kontroll och uppföljning är vanligt vid upphandling av sotningstjänster. Regelbundna uppföljningsmöten och kvalitetskontroller säkerställer att leverantören följer avtalet och upprätthåller en hög kvalitet i det brandskyddsförebyggande arbetet.

Dokument att använda dig av i ditt upphandlingsarbete:
Vägledning för upphandling
Mall för upphandling
Mall för sotningstaxa

Dokumenten och kontaktuppgifter finns att ladda ner på hemsidan som du hittar här.