Möt de första vinnarna av SOI-stipendiet

Som bekant har SOI’s styrelse har för allra första gången utsett vinnarna av SOI-stipendiet för en framstående uppsats inom offentlig upphandling. Och vinnarna var alltså Arvid Holmäng och Carl-Johan Fröling, som är studenter vid KTH Industriell teknik och management Industriell ekonomi och organisation, där uppsatsen, Integrating AI in a Swedish Public Procurement Setting, publicerats. Vi fick en liten pratstund med dem.

– Vad var det som förde er in på att skriva just om offentlig upphandling?
– Från början var det nog att vi ville se hur implementering av AI fungerar i offentliga organisationer. Sedan växte det successivt fram i våra diskussioner med vår handledare, Professor Terrence Brown, och andra, att just inköpsverksamheten är ett intressant område. Så vi halkade väl nästan in på ett bananskal i den offentliga upphandlingen. Vi fick också bra kontakt med och stöd från Sven-Anders Stegare på MTC Procurement Research Center, när det gällde att definiera ämnet för vårt arbete.

– Om vi börjar med er uppsats så har ni har ställt två grundläggande forskningsfrågor, dels Vilka är de faktorer som påverkar införandet av AI-lösningar inom offentliga upphandlingsorganisationer? och dels Vilka av de ovan nämnda faktorerna driver eller hämmar införandet av AI-lösningar? Har ni fått de resultat ni förväntade er?
– Som bakgrund till vår studie har vi använt det så kallade TOE-ramverket för att undersöka teknikinförande inom offentliga organisationer. Resultaten bekräftade att de tidigare identifierade TOE-faktorerna relativ fördel, ledningsstöd och extern press är drivkrafter för AI-implementation inom offentlig upphandling, medan kompetens, resurser och upphandlingsregler är hinder. Men vi har också identifierat tre nya faktorer i intervjuerna; tillgängliga lösningar, motstånd mot förändring och offentlig styrning. Så resultatet bidrog också till att vi föreslår ett uppdaterat TOE-ramverk för AI-implementation inom offentlig upphandling.

Resultaten var blandade när vi försökte fastställa huruvida eller inte ovannämnda faktorer var drivkrafter eller hämmare av AI-adoption. Medan det fanns starka, avgörande svar angående vissa faktorer som relativ fördel, där den identifierades som en drivkraft för nästan alla intervjupersoner, var vissa resultat ofullständiga, särskilt med hänsyn till faktorerna tillgängliga lösningar och organisationens storlek. Det finns ju ingen tidigare forskning kring faktorer för AI-adoption inom svenska offentliga upphandlingsorganisationer. Så vi tror att framtida forskning kan överväga att bygga vidare på den grund vi har skapat, genom att utöka studien till att omfatta andra offentliga upphandlingsorganisationer i Norden eller Europa. Dessutom skulle en studie som utgår från ett urval av organisationer som alla har pågående AI-projekt kunna ge ett starkare resultat.

–Kan AI underlätta när det gäller exempelvis marknadsanalyser, mer innovativ upphandling etc?
– Ja, vi är övertygade om att AI är ett verktyg som skulle underlätta för både upphandlare och leverantörer och i förlängningen ge både fler och bättre anbud och lösningar. Märkligt nog såg vi fler hinder för förändring hos mellanstora organisationer än hos de största och de minsta, som var mer agila. Det var väl ett av de mer förvånande resultaten för oss. Vi kunde också se ett visst motstånd mot förändring i nästan alla organisationer, bland annat mot AI i en mer generell bemärkelse, alltså inte mot någon specifik tjänst. Men stora organisationer för gemensamma inköp, som Adda, kan helt säkert vara till stor nytta där, inte minst för de mindre kommunerna.

– SOI organiserar ju dem som arbetar med att genomföra offentliga inköpsavtal på ett korrekt och lagligt sätt, baserat på beställarnas behov. Har ni några råd till dem, utifrån er undersökning?
– Ja, när man bestämmer sig för vad som ska implementeras inom organisationen, börja med att bedöma de tillgängliga AI-lösningarna på marknaden. Vår studie indikerar att det finns lägre barriärer att implementera plug-and-play-lösningar som redan finns på marknaden, snarare än att utveckla eller modifiera internt. När lösningar väl har identifierats bör upphandlingsorganisationen se till sina egna behov och frågar sig: ”är våra behov verkligen så unika?” och ”det här verktyget kanske är tillräckligt bra för våra behov och processer?”. De mest framgångsrika användarna av AI-teknik var de som anpassade generella AI-lösningar till specifika delar av deras upphandlingsprocesser, vilket leder till betydande fördelar till en låg kostnad.

Ur ett organisatoriskt perspektiv är det viktigt att det finns stöd från högsta ledningen men också vilja och nyfikenhet i hela organisationen att bli mer teknologisk. Dessutom är kompetens viktig, eftersom AI omfattar en bred uppsättning teknologier, och chefer måste kunna skilja mellan olika AI-teknologier och lösningar för att kunna känna igen var i deras upphandlingsprocesser dessa kan vara användbara.

Ett annat område som skulle behöva en bra och opartisk digital lösning skulle kunna vara att identifiera organiserad brottslighet och andra typer av oseriösa leverantörer, så att lösningen är tillgänglig för alla upphandlande organisationer.

– Finns det andra saker ni reflekterat över, i kontakterna med den offentliga upphandlingen?
Ja, vi tycker att det är märkligt att inte upphandling är ett mer prioriterat område, att man ofta inte är en del av kommunledningen eller motsvarande. Upphandling omsätter enorma pengar och är på så vis också en stor maktfaktor. I privat verksamhet fungerar det ju helt annorlunda.

Vi har också sett att det är komplicerat för leverantörer att hitta upphandlingarna, jämfört med hur det är i övriga Europa. De borde ju rimligtvis finnas samlade på en nationell nivå och åtkomligt för alla.

Det är väldigt bra att SOI tagit initiativet till det här stipendiet, det kan förhoppningsvis få fler att skriva om den offentliga upphandlingen. Det är ett enormt intressant och viktigt ämne att studera och vi har också insett vilken utvecklingspotential som finns på området. Det skall bli väldigt spännande att se hur utvecklingen kommer att se ut, inte minst när det gäller implementeringen av AI. Men det blir andra som får ta den stafettpinnen, själva har vi just gått ut i arbetslivet, avslutar Arvid och Carl-Johan.

                                                           * * *

Motivering till årets SOI-stipendiat 2024
Offentliga inköp utgör en betydande del av Sveriges ekonomi och har en direkt påverkan på effektiviteten och transparensen i den offentliga sektorn. Genom att integrera AI kan potentiellt processer som marknadsanalys, upphandling och avtalsförvaltning förbättras. Detta kan leda till kostnadsbesparingar, ökad effektivitet och minskad risk för korruption.  
 
Med sitt examensarbete “Integration av AI i svenska offentliga inköpsorganisationer” har Arvid Holmäng och Carl-Johan Fröling, studenter vid KTH Industriell teknik och management Industriell ekonomi och organisation, bidragit med värdefulla insikter kring möjliggörare och hinder som kan hjälpa beslutsfattare och praktiker att förstå hur AI kan integreras i offentliga inköp på ett effektivt och hållbart sätt. Resultaten kan också fungera som en grund för vidare forskning och utveckling inom området.