SOI medverkade på LOS/Upphandlingsdagarna

På Upphandlingsdagarna i Kista hade SOI en välbesökt monter, där flera styrelsemedlemmar representerade SOI, med stundtals livliga diskussioner och med många intressanta samtal.

Vice ordförande, Helena Sköld Lövgren, deltog också i två panelsamtal. I det ena, Robusta inköp, säkrade leveranskedjor och vikten av leverantörskontroll, lyftes frågor kring sund konkurrens och möjligheten för företag att göra affärer med det offentliga, utifrån både ett sunt konkurrensperspektiv men även utifrån de utmaningar som rådande omvärldsfaktorer för med sig. I samtalet deltog även Magnus Johansson, expert offentlig upphandling och konkurrens  hos Företagarna.

I den andra diskussionen var ämnet Hur robust är er organisations inköpsförmåga? Helena inledde med en presentation som även innehöll SOI´s film kring ämnet.

Inköp är grunden för att verksamheter och samhället ska fungera. Offentliga verksamheter köper in varor och tjänster för hundratals miljarder om året. Inköp som offentliga verksamheter gör varje dag påverkar människors liv, marknader och hela samhällsutvecklingen.

Robust inköpsförmåga handlar om att ha rätt avtal på plats och att använda dem rätt, utifrån verksamhetens mål, behov och förutsättningar i omvärlden. Robust inköpsförmåga kräver tydlig ankring i verksamhetens mål, behov och förutsättningar, och tillräckliga mandat för att kunna påverka. Inköpsmogna verksamheter där behovsägare, ledning och inköpare delar kunskap och gör prioriteringar tillsammans. Omvärldsanalys ur ett inköpsperspektiv - hur påverkar samhällsutvecklingen våra inköp? Vilka scenarier behöver vi kunna hantera? Att då lägga inköpen sist i en kedja och förvänta sig ett träffsäkert utfall är inte en klok strategi. Att ha rätt avtal på plats är alltid ett samspel. Experter, behovsägare och ledning inom verksamheten, inköpsfunktionens specialistkompetens och leverantörerna behöver ömsesidig lyhördhet, kunskap och förståelse.

Därefter följde en diskussion kring frågor som; Vilka inre behov och yttre omständigheter behöver inköpen hantera? Hur robust är inköpsförmågan hos er organisation?

Förutom Helena deltog Stefan Holm, senior konsult hos TeneliusHolm AB och Henrik Grönberg, Upphandlingsmyndigheten i samtalet, som till stor del kom att kretsa till beredskap inför olika slag av kriser.

Stefan Holm inledde med att konstatera att förmodligen alla i rummet är övertygade om hur viktiga inköpen är för att offentliga verksamheter skall klara sig. Han menade också att robusthet är något vi måste bygga nu, när krisen kommer är det försent. I hans leverantörsperspektiv är det viktigt att även leverantörerna är en del av robustheten. Henrik Grönberg påpekade att de senaste årens erfarenheter visar hur snabbt oförutsedda händelser även påverkar den offentliga inköpsverksamheten. Förteckningen över vad upphandlarna måste vara beredda på ökar hela tiden. Inte bara kriser utan även andra fenomen, som exempelvis kriminalitet och tvivelaktig hantering arbetsrättsliga frågor finns med. Ett viktigt aspekt för upphandlarna är ju också att alltid ha med beredskapsperspektivet i det dagliga arbetet. Men i en kris krävs inte bara en förmåga utan även ett tydligt mandat att kunna agera. Helena konstaterade att om exempelvis tillgången till livsmedel blir en akut fråga vid en kris så behöver leverantörerna ges möjlighet att skala upp sin produktion redan nu, det kan man inte göra när krisen redan är här. Vi behöver veta vad som skall eller bör vara lokalt, regionalt, nationellt eller till och med EU-baserat. Och vad händer om sanktioner gör att vi inte får handla med Kina? Stefan påpekade att förmodligen är vi mycket mer beroeende av Kina än vi faktiskt tror. Hur kan vi få det lokala näringslivet att bli mer engagerat i exempelvis livsmedelsproduktionen, inte minst utifrån att orter eller regioner kan komma att bli avskurna från omvärlden under en kris.
Henrik berättade att erfarenheterna från pandemin och krig i närområdet har resulterat i en lång rad av pågående statliga utredningar. Tyvärr tittar man genomgående för mycket på statliga myndigheter, när man kanske borde ha gett Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att utveckla ett brett stöd redan nu, i stället för att skapa parallella strukturer. Utredningarna verkar också lappa över varann för mycket.
På en fråga från Henrik berättade Helena att i Uppsala finns en fantastisk måltidsverksmhet som redan nu bygger upp en robust krisberedskap, kriskök, beredskapskök, roterande lager av frystorkat och andra produkter, med kapacitet för mer än två veckor. Och det har gjorts inom ram, inte med speciellt avsatta medel för beredskap. Så det är viktigt med modiga verksamheter som vågar ta tag i problematiken i tid.

Även från publiken kom en hel del inlägg och frågor kring ämnet, exempelvis om den speciella problematiken på Gotland, som ju lätt kan bli helt avskuret från transporter och där det saknas produktion på väldigt många områden. Det är svårt att få vägledning från exempelvis Upphandlingsmyndigheten (som ju inte har något uppdrag kopplat till beredskapsfrågor). Henrik Karlsson från Göteborg konstaterade att den problematik med leveranser som uppkom under pandemin inte hade kunnat avtalas bort. Och vad har vi lagt ut externt som vi kanske borde ha i egen regi, undrade han också. Vi behöver se längre framåt för att säkertälla försörjningen menade även Stefan Holm. Även en samordnad varudistribution kan bli väldigt viktig, påpekade Helena. Livsmedelsfrågan dök också upp i flera inlägg, både hos publiken och i panelen.

Sammantaget visade diskussionerna att vi befinner oss i en ny och annorlunda situation, som kräver både nytänkande och ett ökat samarbete mellan politiker, verksamheter, upphandlingsorganisationer och leverantörer.