Alvar Bogren; SOI och upphandlingens framtid

Trots att Alvar Bogren ofta föredrar att arbeta i bakgrunden så har han under många år varit en av SOI’s mest engagerade medarbetare, inte minst då det gällt att utveckla SOI’s kompetensutvecklingsarbete. Till för ett drygt år sedan var han studierektor och ansvarig för SOI’s utbildningar i tre steg. Då undertecknad för ett antal år sedan fick ta över produktionen av SOI’s tidning, Affärer, så var Alvar Bogren alltid beredd att hjälpa till, med idéer, korrekturläsning, faktakontroller med mera och var hela tiden ett stort stöd.

Inför julhelgen har vi bett Alvar om synpunkter på både SOI’s och den offentliga upphandlingens framtid och förestående uppgifter. Alvar har också noggrant studerat resultatet av medlemsenkäten och vi sammanfattar här hans synpunkter.

– Du fick förra året pris för ”Livslång insats för upphandling”, på Upphandlingsgalan. Vad har du för bakgrund i den offentliga upphandlingen?

– Priset är mycket hedrande, även om det egentligen inte handlar om livslång gärning, jag har ju en bakgrund inom privat inköpsverksamhet, bland annat  vid Avesta Jernverk, som vid den tiden ingick i Axel Johnson-koncernen. Arbetet omfattade till en del att samordna inköp för de många och olika koncernföretagen samt att köpa tjänster för det egna företaget så att detta skulle kunna fokusera på kärnverksamheten. Jag medverkade också vid flera stora investeringar i köp av nya anläggningar till järnverket.

Till Stockholms läns landsting kom jag 1989, först som inköpschef, men så småningom ändrades titeln till upphandlingschef.

– Du kom alltså till SLL innan LOU infördes!

– Ja, men det förberedande arbetet kring LOU påbörjades redan kring 1990 och där var jag mycket involverad, liksom i utvecklingen av miljöarbete och affärsmässighet i offentlig upphandling, även i dessa delar inleddes arbetet kring 1990.

– Hur ser dina förhoppningar ut när det gäller offentlig upphandlings fortsatta utveckling?

– Jag hoppas att offentlig upphandling kan utvecklas ännu mera professionellt och då med fokus på att göra bra affärer och spara skattepengar.

– Hur ser du på det utbildningsarbete som SOI initierade, och även på utbildningsarbetet inom LfU ?

– Det har varit mycket intressant och stimulerande att medverka vid utveckling och genomförande av utbildningssatsningar för såväl LfU som SOI samt att också ett stort antal deltagare genomgått en eller flera kurser under de tolv år jag varit engagerad i detta arbete.

– Vad har du för förhoppningar när det gäller SOI's fortsatta utveckling?

– Jag hoppas att SOI ska fortsätta att växa med antalet medlemmar och därmed bli ännu starkare i sin roll inom offentlig upphandling. Det finns ett stort antal upphandlare som ännu inte är medlemmar.

– Vad är det viktigaste som SOI bör satsa på framgent?

– Det viktigaste som SOI bör satsa på är upphandlarnas kompetensutveckling samt att ge stöd åt upphandlarens roll i sitt arbete. SOI bör medverka till att öka kunskapen och förståelsen för offentlig upphandling inom de upphandlande enheterna samt inom andra organisationer och verksamheter. SOI bör också påverka och argumentera för höjning av status och lönenivå inom upphandlaryrket.

Avtalstrohet och otillåtna direktupphandlingar är två problemområden som ofta tas upp av upphandlarna. Dessa företeelser bör givetvis uppmärksammas och åtgärdas av revisorer och ledning i respektive organisationer. SOI bör ge upphandlarna vägledning och stöd i denna fråga.

– Tycker du att det skall bildas en samlad upphandlingsmyndighet, så som Statskontoret nyligen har föreslagit?

– Beträffande Statskontorets förslag till ny myndighet för samordnad statlig upphandling och upphandlingsstöd bör i första hand det Nationella upphandlingsstödet, som Kammarkollegiet påbörjat, vidareutvecklas. Även om den samordnade upphandlingen samlas i en myndighet bör flera upphandlingsenheter finnas, för att ge möjlighet till anpassning för olika typer av statlig verksamhet samt för att upphandlingen ej ska bli för dominerande, vilket kan innebära negativa följder inom flera marknadsområden. Då den upphandlingsstödjande verksamheten avser all offentlig upphandling bör den ha en egen myndighet eller klart avgränsas i en gemensam myndighet.

– Finns det något du speciellt vill lyfta fram (gärna något positivt naturligtvis) från dina år som upphandlingschef?

– Jag upplevde i början av min tid inom offentlig upphandling att kontakter sällan förekom med upphandlare inom andra organisationer. I mitt tidigare arbete under många år inom den privata sektorn förekom en nära samverkan mellan koncernens olika företag, bl.a. samordnade inköpsavtal och nätverksträffar för inköparna. I Stockholms läns landsting började jag med att bidra till att nätverk skapades för upphandlare från landstingets olika verksamheter. Nästa steg blev ett närmare samarbete med Stockholms stad och närliggande landsting. I slutet av 90-talet blev jag tillfrågad om att medverka vid genomförandet av LfU:s kompetensutvecklingsprogram. Detta innebar att jag arbetade med utveckling, planering och genomförande av ett stort antal aktiviteter, bl.a. kurser, konferenser, seminarier och studieresor. Detta resulterade i omfattande och bestående kontakter mellan upphandlare inom landets landsting och regioner. Det känns mycket positivt att ha varit med om denna utveckling.

– Jag vet att du har tittat noga på resultatet av medlemsenkäten. Kanske kan du ge en kort sammanfattning av de viktigaste iakttagelserna?

– När det gäller upphandlarens arbetsuppgifter vill jag gärna påpeka att förberedelser inklusive marknadsundersökningar m.m. är mycket viktiga och bör ges erforderlig tid inom upphandlingsarbetet. Detta gäller även uppföljning efter upphandlingen.

Huvudarbetsuppgiften med upphandlingen bör dock vara att göra bra affärer.

Viktigt är också att tid och resurser ges för utbildning och kompetensutveckling. Det finns stora besparingar att göra inom offentlig upphandling om upphandlaren ges möjligheter till vidareutveckling för egen del och för arbetsuppgifterna.

Kontakter med andra liknande organisationer bör ske för erfarenhetsutbyte bl.a. för att ta del av redan genomförda upphandlingar inom samma område som de egna upphandlingarna.

– Hur ser du på förutsättningarna för att upphandlare skall kunna göra ett bra jobb?

– Av flera anledningar bör upphandlaren/upphandlingsavdelningen ha en hög status i organisationen och jämställas med andra funktioner i den övre delen av organisationen. Upphandlingschefen bör ingå i ledningsgruppen. Det är viktigt att upphandlingsfrågorna når ut i hela organisationen. Köp av varor, tjänster och byggentreprenader är en mycket stor del av organisationens budget och andelen ökar successivt med konkurrensutsättning.

Upphandlaren har också en roll att företräda organisationen vid kontakter och förhandlingar med leverantörer som ofta företräds av ledande personer i sitt företag. Det är därvid viktigt att upphandlaren har rätt status när överenskommelser träffas med leverantören. En rätt status ger också upphandlaren lättare möjligheter till förståelse och stöd i den egna organisationen.

Inköpare i den privata sektorn är ofta placerade på hög nivå i sin organisation då inköp betraktas som en strategisk funktion.

Av svaren i enkäten framgår att det ofta förekommer övertid och att arbetsbelastningen är hög. Ökade köp av tjänster samt nya lagkrav gör också att upphandlarens arbetsbelastning ökar. Det är därför viktigt att ytterligare resurser skapas till upphandlingsverksamheten. Med rätt resursnivå kan affärer göras med bra resultat och därmed ge betydande besparingar vid upphandlingen.

Lönenivån för upphandlare/inköpare inom den offentliga sektorn är allmänt låg i förhållande till inköparna inom det privata näringslivet. Arbetsuppgifter och ansvar för den offentliga upphandlaren är minst lika kvalificerade som för den privata inköparen och upphandlingen handlar ofta om stora belopp. Löneläget innebär att det ofta kan vara svårt att rekrytera upphandlare med rätt kompetens samt att behålla bra upphandlare inom offentlig sektor.

– Och när det gäller frågan om nyckeltal?

– Enkäten tar inte upp den egentliga avtalstroheten men det är anmärkningsvärt att mätning av avtalstrohet behöver göras. Det bör vara en självklarhet att avtalen skall följas. Ett avtal är mellan två parter och förpliktigar såväl köpare som säljare att  följa sina åtaganden. Frågan om avtalstrohet diskuteras ofta inom den offentliga sektorn. Detta är en fråga för högsta ledningen inom organisationen. Jurister och revisorer inom organisationen bör också bevaka att tecknade avtal användes. Upphandlaren bör medverka till att avtalen blir kända inom organisationen.

Nyckeltal för ”vinst på/effekt av varje upphandling” bör vara ett bra argument för upphandlaren att påverka sin status och lön.

– Frågan om SOI’s framtida uppgifter tas också upp i enkäten…

– SOI samarbetar med flera företag inom utbildning av offentliga upphandlare. I första hand bör ytterligare information ges till medlemmarna om befintliga utbildningar. Medlemmarna bör också tillfrågas om vilka utbildningar som saknas. Initiativ bör tas av SOI till lokala och regionala utbildningar.

SOI bör medverka till att öka kunskapen och förståelsen för inköp och upphandling på olika nivåer inom de upphandlande enheterna. Dels genom samverkan med SKL, Kammarkollegiet och andra relevanta organisationer för att nå ut till ledande befattningshavare inom offentlig sektor och dels själva medverka med information och dialog i lämpliga forum.

Höjning av status och lönenivå för inköpare/upphandlare bör kunna påverkas med argument enligt ovanstående kommentarer under rubriken Förutsättningar. Dessutom bör SOI träffa SKL m.fl. samt fackliga organisationer som företräder upphandlare och upphandlingschefer, för information och diskussion i dessa frågor.

– Otillåtna direktupphandlingar förekommer i hög grad i de flesta organisationer, framgår av enkätsvaren. Hur bör dessa hanteras?

– De otillåtna direktupphandlingarna måste i första hand vara en fråga för de högsta ansvariga i organisationen samt verksamhetens revisorer. Vilken upphandlingspolicy finns? Hur följs den upp? Hur åtgärdas felen? Upphandlarna och organisationens jurister bör kunna medverka med information till beställarna i dessa frågor. Det bör vara lättare för upphandlarna att nå fram med information till berörda i organisationen om upphandlarna har en högre status och placering i organisationen.

– Det nationella upphandlingsstödet har inte nyttjats mycket av SOI’s medlemmar, framgår av enkätsvaren. Hur ser du på detta?

– SOI bör upplysa Kammarkollegiet/Nationella upphandlingsstödet om enkätsvaren för att ge möjlighet till förbättrad information om upphandlingsstödet. Det är ett stort belopp som anslagits av staten för denna verksamhet. Länk finns på SOI:s hemsida till det Nationella upphandlingsstödet. Information bör även kunna lämnas vid utbildningar, konferenser, nätverksträffar m.m. om det Nationella upphandlingsstödet.

– Om du skall sammanfatta dina synpunkter på enkäten?

– De huvudsakliga frågorna som är resultat av enkäten handlar om arbetsuppgifter, arbetsbelastning, trivselfaktorer, upphandlarens status och löner, kunskap och förståelsen för inköp och upphandling i övriga delar av organisationen, avtalstrohet, otillåtna direktupphandlingar samt Nationella upphandlingsstödet.

Arbetsuppgifterna omfattar många moment i upphandlingsprocessen och det är viktigt att resurser och tid finns för att genomföra uppgifterna på rätt sätt och att arbetstiden fokuseras på att göra bra affärer. Tid för utbildning och kompetensutveckling bör alltid finnas med i processen.

Kunskapen och förståelsen för inköp och upphandling i övriga delar av organisationen samt i högsta ledningen är låg enligt enkätsvaren. En högre placering av upphandlingsverksamheten i organisationen bör vara en faktor för att förbättra situationen.

En högre lönenivå för offentliga upphandlare är en viktig fråga för att få rätt kompetens till detta yrke.

Nyckeltal används vid en mindre del av upphandlingsverksamheterna och då i de flesta fallen för att mäta avtalstrohet. Det kan anses mycket märkligt då tecknade avtal givetvis ska följas.

Enkätsvaren utvisar att otillåtna direktupphandlingar förekommer i stor omfattning. Detta är en viktig fråga för ledningen och revisorer i respektive organisationer.

Endast en liten del av upphandlarna som svarat på enkäten har hittills haft nytta av det Nationella upphandlingsstödet. SOI bör ha en dialog med Nationella upphandlingsstödet i samband med den fortsatta utvecklingen av upphandlingsstödet.

Trots de beskrivna problemen är det glädjande med den höga trivselfaktorn i arbetet samt att upphandlarna anser att upphandlingsarbetet är utvecklande och stimulerande.

– Tack för att du tog dig tid och SOI ber att få önska en fin jul- och nyårshelg och ett fortsatt intressant och stimulerande 2011!