SOI’s styrelse – möt Egil Nylén

Vad gör SOI´styrelsemedlemmar i sitt dagliga värv? Vi kommer löpande att presentera styrelsens medlemmar och först ut är Egil Nylén, upphandlingschef i Umeå som tidigare i år valdes till adjungerad ledamot i styrelsen.

– Hej Egil, hur ser din vardag i Umeå ut?

– Vi är sammanlagt 11 personer som arbetar på Upphandlingsbyrån i Umeå. Umeå är ju numera Norrlands i särklass största stad, med 115.000 invånare och en ökning på 1000 innevånare per år. Av våra 36.000 studenter är ca hälften skrivna här och därmed inräknade i invånarantalet. Vi upphandlar varor och tjänster för ca 1,5 miljarder per år och till det kommer entreprenader för ytterligare en halv till en miljard. Just nu är det ett oherrans byggande, eftersom Umeå skall vara kulturhuvudstad 2014 och därför ser bilköerna i rusningstrafiken ut precis som i Stockholm!

Vi har också ett organiserat samarbete med kommunerna i Umeåregionen, alltså Bjurholm, Nordmaling, Robertsfors, Vindeln och Vännäs. I mån av behov är de med i våra ramavtalsupphandlingar och i teknisk mening fungerar vi då som inköpscentral åt dem. Då skall de också följa vår avtalspolicy. Dessutom kan vi hjälpa dem med konsulttjänster i deras egna upphandlingar.

– Vad har du för yrkesmässig bakgrund?

– Jag jobbade i det privata näringslivet, bland annat som inköpschef, fram till 1996 och har hunnit lämna in många anbud till offentlig sektor. Från 1996 till 2001 arbetade jag som upphandlare hos Gästrike Inköp. Där upphandlade jag allt från personalsystem till flyglar och var bland annat med de allra första att upphandla komkurrensutsättning av egna verksamheter.

Jag fick en förfrågan om att arbeta på Anbudsjournalen, med att bygga direktupphandlingssystem och upphandlingsstöd samt som utbildare. 2005 blev jag headhuntad till jobbet som upphandlingschef hos Region Siljan, men återvände efter ett och ett halvt år till Allego, där jag dels arbetade som utbildare och dels med utvecklingen av Allego Documents. Sommaren 2008 började jag så jobbet som upphandlingschef i Umeå och trivs väldigt bra här, trots den mörka vintern.

– Jag hittade en powerpoint-presentation om upphandling på Umeå kommuns hemsida, där det bland annat stod om kommande leverantörsutbildningar under 2011. Har det blivit så?

– Vi har nyligen blivit klara med kommunens nya upphandlingspolicy och detta blir startskott för diverse aktiviteter,inklusive dialog och kommunikation med leverantörer. Vi skall ha en egen monter på Norrlands expo, vi skall ha leverantörsutbildningar i mitten av november (eftermiddag + förmiddag) och även informationsmöten på kvällstid. Vi är med på många samarrangemang runt offentlig upphandling tillsammans med exempelvis Handelskammaren och andra intresseorganisationer.

– Vad innebär en ny upphandlingspolicy?

– Det ligger mycket jobb bakom den och för att få den riktigt förankrad, men  vi är glada och stolta över resultatet. Det viktiga för oss i upphandlingsarbetet är ju inte att ha acceptans i domstolar utan i verksamheterna och hos leverantörerna.

– Gör du fortfarande upphandlingar själv?

– Nej, jag är inte operativ i upphandlingarna utan mitt jobb är att se till att personalen får bra förutsättningar för att göra sitt jobb, att vi arbetar konsekvent med kompetenshöjning, att utveckla samverkan med alla i kommunens verksamheter, att utveckla arbetet med uppföljning och att höja vår status och utveckla en förståelse för vår verksamhet, Det hindrar ju inte att jag är med i diskussionerna kring enskilda upphandlingar när det är motiverat.

Vi tackar Egil för denna hälsning från norr och avslutar med att visa hur kommunen berättar om upphandlingspolicyn på hemsidan;

Umeå kommun har tagit fram nya regler för inköp och upphandling.
Dokumentet behövs för att det ska bli tydligt för kommunens verksamheter vad som gäller, även om det är lagen om offentlig upphandling som reglerar det mesta om hur Sveriges kommuner ska göra.

— Det har tagit lite tid, men nu tycker jag att vi har fått fram ett bra dokument som reglerar hur vi köper in varor och tjänster i framtiden, säger Lennart Holmlund (S), kommunstyrelsens ordförande.

En av anledningarna till att policyn har setts över och att reglerna har skärpts är att myndigheternas möjligheter att kontrollera och använda sanktioner har ökat. Grundregeln är att alla företag som uppfyller lagstiftningens krav kan också delta i kommunala upphandlingar.

Hårda krav på etik och miljö
Den nya upphandlingspolicyn innehåller skärpta och tydligare formuleringar på en rad olika områden. Bland de krav som kommunen ställer finns bland annat:
• Kollektivantal eller motsvarande ska finnas.
• FN:s barnkonvention är styrande, bland annat för att undvika barnarbete.
• Meddelarfrihet ska gälla för anställda i de privata företag som utför uppdrag åt kommunen
• Valet mellan direktupphandling eller offentlig upphandling ska föregås av en analys. Om den visar att kommunen har långsiktiga behov av en vara eller tjänst ska en offentlig upphandling genomföras och ramavtal ska tecknas.
• Heltid ska vara en rättighet och deltid en möjlighet även i den upphandlade äldreomsorgen. I kommunens egna verksamheter finns detta med som ett personalpolitiskt mål sedan flera år.

Sociala och etiska hänsyn
En viktig utgångspunkt för kommunens agerande i framtiden är Miljöstyrningsrådets kriterier för hållbar upphandling. Miljöstyrningsrådet är regeringens expertorgan för miljöanpassad och annan hållbar upphandling.

Policyn möjliggör också delad upphandling, en metod som kan användas för att undvika att en marknad blir
alltför monopolistisk.

Nästa steg blir att utveckla rutiner för uppföljning, ett arbete som flera av fullmäktiges politiker gärna ser att Umeå gör i samarbete med andra kommuner.

Policydokumentet har flera bilagor, till exempel riktlinjer för direktupphandling och dokument som reglerar ansvar och rollfördelning inom kommunen.