Möt Harrieth Forsberg – Årets inköpare berättar

Under klang och jubel utsågs Harrieth Forsberg till Årets Inköpare på SOI’s årskonferens 2012, skrev vi tidigare. Hon fick priset för att hon ”har lyckats föra upphandling till en strategisk nivå”, enligt juryns motivering.

I en insändare på Värnamo.nu läser vi:
Bra Val. Grattis Harrieth!!
Så mycket pengar som du har sparat åt skattebetalarna i Värnamo Kommun och den koll du har på det som går genom förvaltningen du ansvarar för. Dessutom koll på hur upphandlingshanteringen kan bli ännu bättre.

- Vi är förstås väldigt glada och stolta över att Harrieth fått denna utmärkelse, säger Mats Hoppe, kommunchef i Värnamo.

– Visste du att du var nominerad som Årets inköpare?
– Jag hade inte minsta aning! Men nu har jag kanske en aning om vem som låg bakom. När man började prata om en förvaltningschef vid prisutdelningen så tänkte jag ”jaså det finns fler upphandlingsförvaltningar”. Någon började knuffa på mig och säga att ”det är ju dig dom menar”, skrattar Harrieth.

Vi ber Harrieth att berätta om sig själv och om upphandlingsarbetet i Värnamo.
– Jag har arbetat på kommunen ända sedan 1974. Vi skapade en central inköpsenhet redan 1979 och då började jag arbeta där. Men jag hade ingen specifik utbildning förutom att jag är gymnasieekonom, utan man får nog säga att jag är självlärd. Vidareutbildningar har det förstås blivit, förr var SILF helt ensamma om att driva dessa.

Det fanns ett stort motstånd mot en central inköpsenhet på den tiden, alla ville handla själva och det fanns också en del duktiga inköpare ute i verksamheterna. I dag inser alla att man behöver hjälp med inköpen och det har gått från mest varuupphandlingar till allt mer tjänsteupphandling. Nu är även de ”mjuka tjänsterna” inom omsorgen på väg in i upphandlingen.

I Värnamo kommun ligger upphandlingssfunktionen som en egen förvaltning med tillhörande politisk nämnd.

– Hur kom det sig att det blev så?
– Det började med att vi på upphandling tyckte att vi hade för lite kontakt med politikerna. Vi tog upp frågan och det resulterade i bildandet av ett upphandlingsråd, där vi då och då fick möjlighet till diskussioner med politikerna.

Någon politiker i rådet drev att upphandling skulle bli ett utskott men diskussionen slutade med att alliansen föreslog att vi skulle bli en förvaltning. Och sedan gick det undan. På två veckor gick vi från att vara en avdelning till att vara en förvaltning! Det blev mycket jobb under 2011 med att göra reglementen, delegationer, budgetarbete etc.

Man är van att driva frågor själv, nu skall de tas upp i en nämnd, vilket innebär att vi får möjlighet att lära politikerna mer om LOU och upphandling. Men eftersom jag inte visste vad det innebar att sitta som förvaltningschef så tog jag jobbet som ett vikariat under 2011, men sedan sökte jag tjänsten och är nu ordinarie förvaltningschef. Det innebär också att sitta med i ledningen med de andra förvaltningscheferna plus ekonomichef och personalchef. Och det är bra både för oss och för politikerna att vi arbetar tillsammans. Men beställarrollen är komplicerad, vi kommer fortfarande in för sent i inköpsprocessen ibland.

– Hinner du göra några upphandlingar numera?
– Det blir ju mindre men jag gör allt fortfarande en del upphandlingar.

– Ge några exempel på hur ni arbetar med upphandling.
– En stor sak var när vi införde distributionscentralen 2010. Vi har valt en egen modell, som går ut på att alla leveranser till kommunen går via centralen, inte bara livsmedel. Tidigare kunde ett kök ha 5-10 leveranser per dag och mer än hälften av personalens arbetstid gick åt till att hantera alla dessa leveranser. Nu kommer en bil, till de allra flesta en gång i veckan, förutom till några större kök, där det blir lite oftare. Vi har haft rätt många studiebesök. Och det betyder ju mycket, både för miljö, för säkerhet och för ett effektivare arbete. Rent ekonomiskt är det däremot rätt svårt att mäta.

– Alla kommunens fordon ligger också under vår förvaltning numera. Vi tar hand om skötsel, administration, besiktning, försäkring och så vidare. Men vi har också sett till att få ett effektivare utnyttjande av fordonen, en del förvaltningsbilar nyttjades dåligt. Genom att leasa bilarna så har bilparken blivit modernare, samtidigt som tillfällig hyra av bilar minskat kraftigt.

– Just nu håller vi på att gå igenom vaktmästeri, tryck och kopiering inom kommunen, för att få till en rationell och kostnadseffektiv organisation. Vad detta kommer att landa i vet vi inte än.

Vi har ju utökat upphandlingsverksamheten, vi är totalt 12 personer beroende på att vi även handhar central fakturahantering (med optisk tolkning sedan 2011), totalt 65.000 fakturor per år. Central fakturahantering har Värnamo haft ända sedan början på 80-talet. Vi har haft en viss genomströmning av folk, bland annat från KY-utbildningar. Några går vidare till privat näringsliv, andra tycker att upphandling är roligare och stannar kvar. Vi arbetar också med elektronisk handel, även beställning och faktura. Och vi utbildar beställarna. I dag har vi ca 40 % elektroniska fakturor och det ökar hela tiden.

Det som jag själv tycker är så roligt med upphandling är att det är omväxlande, att det alltid händer något nytt och att man får lära sig nya saker hela tiden!

– Det händer mycket inom upphandling i Småland, är det en tillfällighet?
– Vi är nog ganska jordnära och praktiska av oss och det kanske bidrar.

– Vad gör du när du inte arbetar?
– Vi har ett hus med trädgård, som jag tycker om att jobba i och dessutom ett fritidshus vid Bolmen. Och sedan lägger jag mycket tid på mitt barnbarn, det är härligt!

– Än en gång grattis till priset!