Möt Lena Orrvad – Årets Inköpare

– Hej Lena, än en gång Grattis. Har du hämtat dig ännu efter utnämningen på årskonferensen?

– Ja, nu har jag hämtat mig någorlunda. Men jag hade verkligen ingen aning, det blev så klart en väldigt stor glädje, inte minst sedan jag fick klart för mig att det var arbetskamrater som hade nominerat mig! Det tyder på att de har stått ut med att jag lagt så mycket arbete på den här upphandlingen.

– Hur ser din vardag ut på Vara kommun?

– Vi är tre upphandlare, som upphandlar åt tre kommuner, Vara, Skara och Götene. Även åt de kommunala bolagen, förutom entreprenadupphandlingar som sköts av de tekniska förvaltningarna, med hjälp av konsulter. Men ibland kontroll-läser vi även åt dem. Vi borde vara fler upphandlare men upphandling är inte så prioriterat, trots att bra upphandlingar ger stora besparingar. I Skövde har man bra erfarenheter av att ha en livsmedelscontroller och uppföljning är ju så viktigt, men i dag är det verksamheterna som får ta ansvar för den delen.

– Berätta om livsmedelsupphandlingen som låg till grund för din utnämning.

– Hösten 2012 påbörjade vi en stor gemensam livsmedelsupphandling, men stötte på patrull 2014, när det gällde frågan om leverantörsförsäkringar. Det slutade med tilldelning på allt utom kött och chark (med leverantörsförsäkringar). Vi började om 2014 med kött och chark. Det finns historiskt ett samarbete mellan de 15 Skaraborgskommunerna och nu började det med att Skövde och dess samarbetskommuner gärna ville vara med – till slut var 14 kommuner med i upphandlingen.

Jag har haft god hjälp av Pär Gunnarsson i Falköping, som förutom att vara upphandlare även är jurist samt en engagerad referensgrupp med kostansvariga i de fyra kommunerna. Det är väldigt viktigt att ha med kostfolket! Och mellan dessa fyra kommuner har man tidigare erfarenheter av samarbete mellan kostverksamheterna.

En så här stor upphandling påverkar våra lokala leverantörer.

Charkman, som har verksamhet i Stockholm och Skara och även säljer till butiker och restauranger fick skaffa in två distributionsbilar till efter tilldelningen. Bland lokala leverantörer kan också nämnas N&N:s Lokala skafferi, Skara  som levererar produkter från Skövde slakteri. Martin & Servera samt Svensk Cater är sedan tidigare stora leverantörer till våra kommuner.

Jag tror det behövs lokala grossister överallt i Sverige så att anbuden kan komma från dem, i stället för att varje liten producent skall behöva lämna egna anbud och ha en egen distribution.

I upphandlingen utgick vi från baskraven i tidigare Miljöstyrningsrådets kriterier, men leverantörsförsäkringarna är oerhört komplicerade att sätta sig in i. Detta bekräftades ju också på årskonferensen, av seminariet med Peter Nohrstedt och Lennart Jonsson från Lidköpings kommun. Det skulle behövas konsulthjälp med att granska leverantörsförsäkringarna, eller att Upphandlingsmyndigheten får mer resurser. Nu sitter Monica Sihlén ensam, och detta ingår egentligen inte i hennes uppdrag.

Nåväl, avtalet gick igång 15 november 2015 och i slutet av 2017 eller början av 2018 är det dags att börja jobba med en ny upphandling av kött och chark. Jag tror att alla 14 medverkande kommuner är nöjda med resultatet och nu är det viktigt att vi har en kvalitetsdialog under hela avtalstiden. Som tur är så har vi lyhörda leverantörer som gör sitt bästa. Vi har till och med fått glada samtal från lantbrukare som säger att uppmärksamheten kring upphandlingen, som det har skrivits en del i den lokala pressen, faktiskt har ändrat folks matvanor, och det är ju väldigt positivt. Vissa skolor har också väldigt engagerade kockar, som tar med barnen ut i verkligheten. Kommuntidningen i Vara kommer att skriva mer om detta.

Och jag har fått möjlighet att lägga ordentlig tid på den här upphandlingen tack var min chef och mina arbetskamrater. Det blev väldigt mycket engagemang, vilket väl är naturligt för en bondtös från västgötaslätten.

– När du inte upphandlar livsmedel, vad upphandlar du då?

– Om vi tittar på vad som pågår just nu så handlar det om arbetskläder och skor, tryckeritjänster, en lastmaskin, en återvinningscentral, avfallsinsamling, trygghetslarm på boenden och biblioteksböcker för 17 kommuner.  Dessutom en konferensresa kring verksamhetsutveckling – Vara kommun sticker ut genom att ta med all personal, 1 300 personer på sådana resor, med 150-275 personer per vecka. Nästa blir hösten 2017 och det är viktigt att det blir ett bra program, bra utbildning och utveckling.

– Och när du inte arbetar, vad gör du då?

– Jag är ganska lättroad och nöjd med det lilla. Barn och barnbarn är viktiga för mig, jag tycker mycket om min trädgård, umgås med mina systrar, naturen, baka och laga mat, handarbete... Det blir en bra motpol till allt det administrativa på arbetet.

– Lycka till även i fortsättningen!