Huddinge – all upphandling kan möjliggöra innovation

Roger Himmelsköld är upphandlingschef i Huddingen och sedan många år ledamot i SOI’s styrelse (bland annat med speciellt fokus på utvecklingen av forskning och utbildning på akademisk nivå).

I denna mycket intressanta metodartikel från Afori berättar Roger om hur man med utarbetade modeller, och en agil formulering om ett utvecklingsåtagande, inspirerar och motiverar näringslivet till nya lösningar. Allt för kommunens invånare, för deras välmående och framtid. (En definition av begreppet agil hittar du i slutet av denna artikel. Där hittar du också mer information om innovationsarenan Afori) Metodartikeln är inte lång, men mycket innehållsrik. Den pekar på många sätt mot framtidens sätt att upphandla, med mer fokus på funktion och effekt än på exakta definitioner av varan eller tjänsten som skall upphandlas.

På en direkt fråga om ifall Roger i efterhand har något att tillägga till metodartikeln, svarar han: Möjligen att det inte framkommer att det finns utmaningar också. T. ex. i form av att kalkylerad effektivisering/hemtagningseffekt inte alltid är lika med realiserad. Det uppstår differenser här och det är viktigt att försöka förstå varför ”läckage” uppstår. Dvs, vi måste fortsätta utveckla hur vi mäter, kalkylerad effektivisering, realisera och analysera differenser om/när sådana uppstår.

Metodartikeln är uppdelad i ett antal korta delar. Här följer huvudrubrikerna och ett kort citat ut varje del. Hela metodartikeln ligger nedladdningsbar här nedan.

I inledningen säger Roger så här. – Charmen med att jobba i en kommun är att man kommer väldigt nära resultatet av sina upphandlingar. Fungerar inte snöröjningen så får vi snabbt veta det. Eller märker det själva. Våra inköp ska ske på bästa möjliga sätt, till en rimlig kostnad. Det handlar om att skapa nytta helt enkelt.

Funktion öppnar för nya nödvändiga lösningar
Genom att öppna all upphandling för innovation skapas bättre förutsättningar att hitta den bästa lösningen för verksamheten över tid, även om lösningen är okänd.
– Det finns en fara i att de affärer vi gör fungerar bra dag ett, när ett upphandlat avtal skrivs på. Men att det sedan inte utvecklas i takt med tiden. Inom IT till exempel hinner det hända
mycket på fyra år, vilket gör att vi i slutet av en avtalsperiod kan stå med (för) gammal teknik, menar Roger.

Kategoriplaner
En kategoriplan innehåller effektmål, strategier och aktiviteter.
Effektmålen kan både vara satta för verksamheten och organisationens övergripande mål:
– Många av effektmålen utgår från våra nio fullmäktigemål. Men de kan också vara sprungna ur andra styrdokument, som exempelvis riktlinjer och miljöprogram. I dessa fall kommer vi närmare verksamheten, om än på ett övergripande plan. Jag brukar prata om kategoriplanerna som en tratt eftersom de trattar de ner målen från befintliga styrdokument och omsätter dem till handling, förklarar Roger.

Uppföljning
... kategoriplanerna är alltså direkt kopplade till de fullmäktigemål som politiken sätter. Mål som är viktiga att följa upp.
– Vi var tidigt ute med att på olika sätt mäta de effekter vi uppnår med våra upphandlingar. I
våra fullmäktigemål jobbar vi ofta med vad vi kallar för indikatorer och nyckeltal som mäts
tre gånger per år. Det kan handla om hållbarhet och konsumtionsbaserade utsläpp. Just nu
jobbar vi bland annat för att andelen upphandlingar med cirkulära moment ska öka med 5 %
varje år till 2030, fortsätter Roger.

Dialog med marknad och experter
Innan en upphandling är redo att formaliseras och skickas ut spelar dialog med marknaden och berörd expertis en avgörande roll. Detta för att ytterligare kunna identifiera vilka behov som finns, förklarar Roger.
I det här skedet involverar Roger och hans kollegor ofta också dem som är experter inom sina specifika områden – exempelvis funktionshinderråd och äldreråd.

Metodstödsmöten
Varje månad har kommunen exempelvis interna metodstödsmöten där de tillsammans pratar om vad som hänt sedan sist inom olika områden, och om det är något de behöver titta närmare på, eller förkovra sig i.

Innovation för allas skull
Det finns mycket att vinna med innovation i upphandling. Och det är absolut möjligt, i både det stora och det lilla. Roger delar med sig av sina bästa tips till dig som står i startblocken:
– Jag tror väldigt mycket på det som vi har gjort, att bygga in ett utvecklingsåtagande mot leverantörerna. Att upphandla efter behov och funktion, och lämna lösningen åt leverantören. Att inte använda hårdlödda krav helt enkelt....

Huddinge-processen i korthet
1. Basera kraven på ”funktion” så öppnar du upp för nya och mer anpassade
lösningar.
2. Lägg till en agil formulering i era avtal, som standard.
3. Motivera leverantörerna genom en incitamentsklausul. En morot.
4. Används workshops för att skapa era kategoriplaner, som sedan ligger till
underlag för politikens strategiska beslut.
5. Följ upp med hjälp av satta indikatorer.
6. Ha dialog med marknaden, och låt dem komma med synpunkter.
7. Ta hjälp av experterna i brukarråden för att identifiera de faktiska behoven.
8. Fortsätt utveckla ert interna arbete med hjälp av metodstödsmöten.

Inspireras av Huddinge kommuns agila avtalsformulering:
Denna del bör du som läsare titta på direkt i Aforis metodartikel, eftersom formuleringen styrs starkt av den upphandling den skall tillämpas på.

                                             * * *

Om begreppet Agilt – anpassningsbarhet och fokus på människor
Två nyckeltankar inom agila arbetssätt är anpassningsbarhet och fokus på människor. Med anpassningsbarhet menas att man arbetar i korta, upprepade cykler, där arbetet utvärderas kontinuerligt och feedback inhämtas från viktiga parter som till exempel kunder, för att kunna möta förändrade förutsättningar och skiftande kundbehov. Med fokus på människor menas att man ser människorna som arbetar med och skapar processen som viktigare än processen i sig. Agilt arbete sker ofta i mindre, självorganiserande team som ofta är tvärfunktionella. Teammedlemmarna ses inte som utbytbara, utan tvärtom som att de besitter unik kompetens.

Om Afori
2021 gav regeringen i uppdrag åt Upphandlingsmyndigheten, Vinnova och Patent- och registreringsverket (PRV) att genomföra ”Insatser för nyttiggörande och kommersialisering av innovation”. Upphandlingsmyndighetens uppdrag är skapa en innovationsupphandlingsarena som ska få myndigheter och upphandlande enheter att genomföra fler innovationsupphandlingar. Afori – arenan för innovation i upphandling – är denna arena. Läs mer här.

Kontakt: Linda Swirtun, Samverkansledare för Afori, linda.swirtun@uhmynd.se, 076-502 17 45.